• Eine Liste enthält Adressen?

    Enthält eine Liste mindestens eine Spalte für Adressen, wird automatisch eine Karte eingeblendet.

    Die in der Liste eingetragenen Adressen werden mit den typischen Pin-Nadeln in der Karte markiert.

    Autozoom

    Der Kartenausschnitt wird automatisch so gewählt, dass alle Adressen in den Ausschnitt passen.

    PLZ zum Zentrieren

    Sie können eine eigene PLZ eingeben auf die die Karte zentriert wird.

    Sie können eine PLZ in Ihrem Profil hinterlegen, diese wird dann standardmäßig als Zentrum der Karte verwendet.

    Suchfeld

    Das Suchfeld für die Listeneinträge funktioniert wie gewohnt – in Echtzeit. Sie tippen etwas ein und die Liste wird auf die Einträge reduziert, welche das von Ihnen eingegebene enthalten. Inkl. indizierter Dokumente.

    Haben Sie die Liste gefiltert, werden automatisch nur noch die Pin-Nadeln der verbleibenden Einträge angezeigt – natürlich wird der Autozoom dann angepasst.

  • Pengueen als Ratsinformationssystem

    Die Arbeit des Gemeinderats kann mit digitalen Hilfsmitteln moderner und effizienter organisiert werden. Dazu braucht es nicht unbedingt eine kostspielige Software mit komplexem Funktionsumfang, sondern gefragt sind schlanke Lösungen, die schnell und einfach genutzt werden können. 

    Seien wir mal ehrlich: Die IT-Infrastruktur in den Rathäusern vieler Gemeinden ist veraltet und ein Update mit hohen Kosten verbunden. Dateien und Dokumente liegen auf lokalen Festplatten herum, mobiles Arbeiten ist für viele Mitarbeiter in den Rathäusern Zukunftsmusik und der einzige digitale Kommunikationsweg ist die E-Mail. 

    Reduziert auf das Wesentliche

    Pengueen will nicht die bisherige IT in Rathäusern ersetzen, kann sie aber sehr gut ergänzen. Nicht überladen mit komplexen Funktionen, sondern schlank und reduziert auf das Wesentliche. 

    Pengueen bietet Gemeinderäten und den Mitarbeitern in den Rathäusern digitale Hilfsmittel, die ihnen die tägliche Arbeit erleichtern. Dazu muss keine teure Software angeschafft oder installiert werden, sondern die Anmeldung bei Pengueen genügt. Pengueen ist ein sogenannter SAAS-Dienst (Software-As-A-Service) und ermöglicht cloudbasierte Zusammenarbeit. Auf jedem internetfähigen Rechner, Tablet oder Smartphone. 

    Die Pengueen-Nutzer können sich dann miteinander vernetzen. Das ermöglicht ihnen nicht nur, Pengueen als gemeinsamen Nachrichtenkanal zu nutzen, sondern auch Dokumente abzulegen und gemeinsam auf diese zuzugreifen. Sie könne auch Gruppen bilden, um zu bestimmten Themen zu diskutieren. Beispielsweise die Agenda für die kommende Ratssitzung. 

    Ratssitzungen gut organisieren 

    Nicht nur die Agenda zu einer Sitzung oder Treffen kann in Pengueen besprochen und zentral für alle Teilnehmer angelegt werden. Es lässt sich auch das gesamte Einladungsmanagement organisieren. Angefangen vom Versand der Einladung zur Sitzung über Zu- und Absagen der Teilnehmer bis hin zur Nachbearbeitung, wenn Protokolle für alle zentral abgelegt werden oder Unterlagen nachgereicht werden sollen. 

    Zu besseren Übersicht können Dokumente in Listen gesammelt, die über eine Volltextsuche verfügen. Bei Bedarf können Listeninhalte auch als PDF exportiert werden, um diese auszudrucken oder weiterzuleiten. 

    Auch die eingeladenen Personen sind in einer übersichtlichen Liste erfasst. Dabei ist sofort zu erkennen, wer zu- oder abgesagt hat und bei wem eine Zu- oder Absage noch aussteht.

    Sitzungskalender

    Im Sitzungskalender können für alle Beteiligten die Termine dargestellt werden, die sie betreffen. Dabei lassen sich auch Listen mit dem Kalender verknüpfen. Wenn beispielsweise einer Liste ein Datumsfeld hinzugefügt wird, wird für diesen Zeitpunkt automatisch ein Kalendereintrag erstellt. Über den Kalendereintrag können Teilnehmer auch direkt auf die Termindetails zugreifen. 

    Offene und geschlossene Informationsbereiche

    Nicht öffentliche Informationen sind bei Pengueen gut aufgehoben. Alle Daten befinden sich auf sicheren Servern in Deutschland, das gesamte System ist komplett DSGVO-konform. Eine gute Usability sorgt dafür, dass auch nicht aus Versehen Informationen verbreitet werden. 

    Darüber hinaus können Informationen aber auch Bürgern zur Verfügung gestellt werden. Diese könne sie entweder direkt in Pengueen einsehen, wenn sie sich bei Pengueen registriert haben, oder aber es werden in Pengueen Schnittstellen geschaffen, um beispielsweise zu veröffentlichende Sitzungsprotokolle auf die Gemeindewebsite einzuspielen. 

    Darüber hinaus ist auch eine Abrechnung der Sitzungsgelder in Pengueen denkbar. 

    Pengueen-Funktionen für ein Ratsinformationssystem

    • Sicherer Austausch über das Nachrichtencenter 
    • Dokumentenablage für z.B. Sitzungsvorlagen
    • Dokumentenlisten
    • Kalenderfunktion
    • Einladungsliste inkl. Zu- oder Absage
    • Protokollablage
    • geschlossene Bereich für nicht öffentliche Informationen 
    • Veröffentlichung von Ergebnissen in Pengueen
    • DSGVO-konform

    Pengueen ist das schlanke und komfortable Ratsinformationsystem für Gemeinden und Kommunen. Reduziert aufs wesentliche und doch ausbaufähig. 

    Sprechen Sie uns an. Wir passen Pengueen gerne an ihre Anforderungen an, damit Sie genau die Funktionen bekommen, die Sie und Ihre Kollegen benötigen. 

  • Gutes Layout für gute Nutzerführung

    Pengueen soll für jeden einfach zu nutzen sein. Egal, ob nun jemand viel Erfahrung mit digitalen Werkzeugen hat oder nicht. Denn Pengueen soll Allen digitale Möglichkeiten eröffnen. In Gemeinden und Institutionen wie Schulen und Vereinen und auch rein privaten Anwendern. Was das Layout damit zu hat, was hinter dem optischen Konzept von Pengueen steckt und warum unsere Designerin Antje Burisch, Inhaberin der Berliner Kreativagentur Mapvertise, Pengueen genau so gestaltet hat, verraten wir in diesem Artikel.

    Seit Sommer 2018 setzt Antje die Designs für Pengueen um. Neben den „analogen“ Designs für Flyer, Whitepaper und Briefpapier, vor allem digital und online – also die Website und nicht zuletzt die Pengueen-Werkzeuge. Antje hat übrigens auch das Pengueen Logo entwickelt, wie es derzeit genutzt wird. 

    „Nachdem ich den Auftrag für Pengueen übernommen habe, kam es erstmal darauf an, die grafischen Elemente zu vereinheitlichen“, sagt Antje rückblickend. „Das betraf einmal Schrifttypen und Schriftgrößen, die bei Pengueen genutzt werden und die Positionierung der Elemente wie zum Beispiel Buttons auf der Website und in den Online-Anwendungen von Pengueen.“ Damit schuf sie erstmal einen eingängigen Auftritt, in dem sich Nutzer gut orientieren können. Damit das Erscheinungsbild noch klarer wurde, hat sich auch die Anzahl der verwendeten Farben – der Farbcode – reduziert. Jetzt werden nur noch die Farben verwendet, die im Logo enthalten sind, dabei steht das Cyan klar im Vordergrund. 

    Die einzelnen Farben wurden klar Themenbereichen zugeordnet, um eine stringente Nutzerführung zu ermöglichen.

    Rebrush für Pengueen

    Nach diesen ersten kosmetischen Korrekturen ging es ans Eingemachte: Die unterschiedlichen Webdesigns von Pengueen wurden ausdefiniert, damit der Nutzer sich nicht immer wieder neu orientieren muss. Das „Dashboard“ wurde in diesem Zuge einem Rebrush unterzogen, genauso wie die „Lebenswelt“, „Ich als Nachbar“ und das „Auffang-Netzwerk“. Die neuen Optiken wurden jeweils im Live-Betrieb getestet und in einem iterativen Prozess immer weiter optimiert. 

    Das Dashboard ist klar strukturiert. Hier hat der Nutzer die Übersicht und kann schnell zu allen Bereichen navigieren. Diese Ansicht und Funktionalität des Dashboards wartet noch auf Umsetzung durch das Entwicklerteam.

    Kachel-Optik für Kategorien

    Für die einzelnen Kategorien hat Antje eine Kachel-Optik entwickelt, damit Nutzer in ihrem Pengueen immer die Übersicht über ihre genutzten Kategorien behalten. „Wir haben für jede Kategorie eine eigene Kachel entworfen“, berichtet Antje. „Für die Katze, die Wohnung, Zahnarzt, Auto, Sportclub und viele weitere Kacheln. Jede Kachel zeigt im Standard-Zustand ein passendes Icon, damit dem Nutzer sofort klar ist, was sich dahinter verbirgt. Somit kann er sich schnell in seiner Lebenswelt orientieren.“ Kacheln gibt es für alle erdenklichen Bereiche des Privatlebens und der Belange von Gemeinschaften:

    Familie

    Haustier: Fische

    Haushalt

    Medikamentenliste

    Schulprotokoll

    Rasen und Hecke

    Auch optimal fürs B2B-Business

    Die Ansicht des Dashboards mit den zahlreichen Kacheln, ist für die Nutzer das Herzstück von Pengueen. Hier läuft alles zusammen: Die rein privat genutzten Pengueen-Kategorien der eigenen Lebenswelt für die Organisation des Alltags, der Freizeit und die Kacheln für die Vorsorge. „Im Zuge der Ausdehnung auf das B2B-Geschäft mussten viele weitere Kacheln entworfen werden, um mehr die Prozesse innerhalb eines Unternehmens abbilden zu können“, so Antje. Daraufhin entwarf sie auch Kacheln der Kategorien für Vertretungspläne, Urlaubslisten und Medikamentenpläne. 

    Klares Design vereinfacht den Zugang

    Auch bei der Ausdehnung auf das B2B-Geschäft kam es darauf an, dass sich die Nutzer sofort zurechtfinden. Denn ein gutes grafisches Konzept und eine klare Optik sorgen letzten Endes für eine einfache Nutzerführung. Dies erspart den Anwendern Zeit für eine aufwändige Einarbeitung. Und nicht zuletzt, und das ist wohl der beste Grund dafür, sich mit dem Design von Pengueen so viel Mühe zu machen, baut es viele Hürden und Berührungsängste gegenüber den digitalen Helfern von Pengueen bei neuen Nutzern ab. „Man muss sich immer vor Augen halten, dass Mitarbeiter einer Gemeinde oder in einem Unternehmen sich nicht aktiv dafür entschieden haben, Pengueen zu nutzen. Da ist es für den Erfolg entscheidend, ihnen mit Layout und Design den Zugang zu Pengueen so einfach wie möglich zu machen“, sagt Antje.

    Wünsche und Feedback zur Nutzerführung

    “Um das zu erreichen, gehen wir intensiv auf das Feedback und die Wünsche unserer Nutzer ein. Wir optimieren die Nutzerführung, arbeiten Funktionen weiter aus und haben aus den Anregungen auch schon ganz neue Ansätze entwickeln können,“ freut sich die Grafikerin über den regen Austausch mit den Nutzern. Die Entwicklung von Pengueen ist im steten Fluss.

    Antje Burisch kommt aus Berlin und ist Inhaberin der Agentur für Design und Kartografie. zum Kundenstamm gehören Unternehmen und Institutionen wie das Diakoniewerk Simeon, der Klett Verlag, LOXAM und die Stadt Oranienburg. www.mapvertise.de

  • “P” steht für Pengueen

    Antje Burisch, Inhaberin der Berliner Kreativagentur Mapvertise hat unser Logo entworfen. Hier ihr Making-Of zur Entstehung vom Pinguin bis zum Pengueen-„P“.

    Alles begann im Juni 2016, als Sascha mit einem Stoffpinguin zu mir kam und fragte, “ob ich aus diesem niedlichen Kerlchen hier ein Logo basteln könnte”. Bis dahin hatte ich von seinem “Pengueen”-Projekt noch nichts gehört. Die Idee war gerade erst in Saschas Kopf geboren und ich fand sie gut. Ich machte mich zunächst daran, Scribbles zu entwerfen. Der Pinguin als sehr soziales Tier, das seinen “Mit-Pinguinen” immer hilft, wenn es notwendig ist, ist als Logo mehr als passend für Saschas Projekt.


    Viele Entwürfe später, stand das vorläufige, comichafte Logo, das gleichermaßen kritisiert und gelobt wurde. Die einen fanden es zu niedlich, konnten keine Logofunktion erkennen, andere fanden es genau wegen der “Niedlichkeit” gut. Zu diesem Zeitpunkt war “Pengueen” ausschließlich als B2C-Portal gedacht und von daher ein verspieltes Logo für die Zielgruppenansprache auch passend. So wurde der Comic-Pinguin das erste offizielle Logo. 


    In der weiteren Entwicklung wurde immer mehr deutlich, dass sich “Pengueen” auch an Firmenkunden richten sollte. Also musste Anfang 2018 ein klareres Logo her. Wieder scribbelte ich drauf los, machte etwa acht Vorschläge – vor allem in Richtung “Netzwerkgedanken“, wobei meist das „P“ als zentrales Motiv diente – in einem Entwurf sogar mit einem kleinen Pinguin-Schnabel. Die zuvor von unserem Webdesigner Niklas festgelegten CI-Farben sollten Verwendung dabei finden: Hellblau, Dunkelblau, Orange und Grün. 

    Sascha ließ die Gesellschafter über meine Entwürfe abstimmen, die sich ganz klar für ein „P“-Logo gegenüber reinen Netzwerk-Anmutungen entscheiden. Das Pengueen-“P” optimierte ich daraufhin immer weiter, bis es so aussah, wie es heute aussieht und seit 2018 besteht. 

    Das „P“-Logo ist einerseits ganz klar das Initial der Wortmarke Pengueen, die Farbigkeit symbolisiert die Vielfältigkeit der Menschen, um die es bei Pengueen geht. Den Netzwerkgedanken gibt das Logo dort wider, wo die farbigen Flächen einander überlagern und sich zu einer neuen Farbe verbinden. 

    Antje Burisch kommt aus Berlin und ist Inhaberin der Agentur für Design und Kartografie. zum Kundenstamm gehören Unternehmen und Institutionen wie das Diakoniewerk Simeon, der Klett Verlag, LOXAM und die Stadt Oranienburg. www.mapvertise.de

  • Smarte Druckfunktion für Listen

    So sinnvoll digitale Werkzeuge sind, so sehr bleiben wir (zum Glück) in der realen Welt verhaftet. Ich glaube nicht, dass der Ausdruck überflüssig werden wird.

    • Fahrtenbuch
    • Todo-Liste
    • Zeiterfassung
    • Teilnehmerlisten
    • uvm.

    Was wir aber machen können ist, ihn möglichst einfach und lösungsorientiert zu gestalten.

    Wir machen Druck

    Die neue Funktion in Pengueen, ganze Listen oder ausgewählte Einträge drucken zu können, ist eine solche einfache und smarte Funktion. Wir befassen uns erst gar nicht mit den Möglichkeiten des Druckens (und den Schwierigkeiten von Seitenformat über Druckerauswahl etc.), sondern überlassen diesen Part den Druckprofis.

    Wir erstellen ein PDF, öffnen es in einem neuen Tab (oder dem von Ihnen präferierten Programm) und Sie können es abspeichern, versenden (z.B. als Nachweis von getätigten Fahrten von Helfern einer Nachbarschaftshilfe für die Versicherung) oder drucken.

  • Die neue Kalenderansicht

    Eine der großen Stärken von Pengueen ist der Einsatz dynamischer Tabellen:

    • Vertretungsplan
    • Wichtige Termine
    • Putzplan
    • Literaturliste
    • Terminvereinbarungen und
    • Kontakte (Gesellschafterliste, Ansprechpartner, Verwandte, …)

    Sortierbar, durchsuchbar und jetzt mit neuer Ansicht. Wir werden eine Ansicht bereitstellen, mit der Tabellen als Kalenderansicht dargestellt werden können.

    Tabelle mit min. einem Datumsfeld

    Enthält eine Tabelle min. ein Datumsfeld, wissen wir vielen über die Einträge:

    ein Datum = farbiger Eintrag in Kalender an dem Tag
    wenn kein Datum, gibt es eine Erinnerung?

    wenn min. 1 Mitarbeiter = 1. Mitarbeiter = Bezeichnung
    wenn kein Mitarbeiter: 1. Gruppe = Bezeichnung
    wenn kein Mitarbeiter UND keine Gruppe: 1. Textfeld = Bezeichnung

    wenn >1 Datum
    Zeitliche Markierung von 1. Datum bis 2. Datum

    gezeigter Monat ist der Aktuell ODER der letzte in dem ein Termin liegt bzw. die späteste Zeitspanne endet

    WICHTIG verkettete Einträge
    Kette auslesen für 1. und letzten Tag

    Das nenne ich SMART! Als nächstes folgt die Darstellung von Listeneinträgen mit Adressen auf einer Karte.

    Sascha Landowski
  • Pengueen Dashboard

    Am 17. Juni 2019 haben wir unser neues nutzerspezifisches Dashboard veröffentlicht. Noch übersichtlicher und noch stärker ausgerichtet auf die Bedürfnisse des eingeloggten Nutzers.

    Hilfsmittel für Gemeinschaften

    Zukünftig erhalten eingeladene Mitglieder|innen einer Gemeinschaft eine reduzierte und fokussierte Ansicht auf die für sie hinterlegten Kategorien.

    Das Auffang-Netzwerk und die Nachbarschaftshilfe kann hinzugeschaltet werden. Auf diese Weise überfrachten wir das Dashboard nicht mit unerwarteten Elementen.

    Dashboard – nach der Einladung durch eine Gemeinschaft

    Empfehlungen über die Vorteilswelt

    Das Charmante an dieser Lösung ist, dass es sich um Empfehlungen verbundener Unternehmen und nicht um Werbung handelt. Die von mir beauftragte Firma empfiehlt mir die Leistungen derer Geschäftspartner.

    Empfehlungen für Sie: Die Pengueen Vorteilswelt

    Pengueen als Auffang-Netzwerk

    Der Ursprung von Pengueen: Das Auffang-Netzwerk. Wir stellen uns die Fragen “Was, wenn du mal ausfällst?” oder … fast noch relevanter “Was, wenn eine dir nahestehende Person ausfällt?”.

    Dashboard – nach der Registrierung.
    Im Falle eines Falles, findet jeder alles!

    Mein Dashboard sieht anders aus, als die hier gezeigten Screens.

    Was Sie auf dem Dashboard sehen, entscheidet sich durch die Gemeinschaften, mit denen Sie verbunden sind, ob Sie eine Stellvertretung übernommen oder Ihr Auffang-Netzwerk eingerichtet haben. Bietet eine der Gemeinschaften mit der Sie verbunden sind eine Vorteilswelt? Welche Rechte besitzen Sie?

  • Zugriffsrechte: Rechte und Rollen in Pengueen

    Rechte und Rollen

    Der Pengueen User

    Nachdem Sie sich bei Pengueen angemeldet haben, sind Sie Pengueen User.

    Paten

    Sie können Freunde als Paten einladen. Paten haben Zugriff auf die von Ihnen freigegebenen Informationen.

    Stellvertreter

    Stellvertreter können uneingeschränkt auf Ihr Profil zugreifen. Ausgenommen der Verwaltung von Stellvertretern können Stellvertreter alles, was auch Sie können. Stellvertreter haben auch Zugriff auf Ihre Institutionen.

    Sollten Sie als Stellvertreter Nachrichten schreiben oder Kommentare anlegen, werden diese als durch Sie als Stellvertreter gekennzeichnet.

    Mitglieder einer Institution

    Wenn Sie sich mit einer Institution verbunden haben, sind Sie Mitglied dieser Institution.

    • Vereinsmitglieder
    • Eltern der Schüler einer Schule (Eltern werden oft als Stellvertreter Ihres Kindes eingeladen, welches einen eigenen Account bekommt.)
    • Kunden einer Beraterfirma
    • Mieter einer Hausverwaltung

    Sie verbinden sich durch die Eingabe eines Institutions-Codes in Ihrem Profil, durch die Eingabe eines solchen Codes direkt bei der Registrierung oder durch die Einladung von einer Institution.

    Als Mitglied erhalten Sie Zugriff auf von der Institution für Mitglieder bereitgestellte Kategorien in der Lebenswelt (Schülerprofil, Medikation oder Wartungstermine für die Therme).

    Als Mitglied erhalten Sie Zugriff auf so genannte Institutions-Kategorien für alle Mitglieder (oder Teile derer), z.B. einen Putzplan, wichtige Termine, Schließzeiten, …

    Mitglieder können sich untereinander nicht sehen.

    Sie können die Verbindung zu einer Institution jederzeit löschen, indem Sie den jeweiligen Institutions-Code in Ihrem Profil (Reiter “Institutionen”) löschen. Sämtliche Daten, die Sie Im Zusammenhang mit Institutions-Kategorien oder Nachrichten eingegeben haben, werden in diesem Moment gelöscht.

    Mitarbeiter einer Institution

    Der Pengueen-Admin kann Sie von der Rolle eines Mitgliedes zur Rolle eines Mitarbeiters upgraden, also hochstufen. Alternativ können Sie von einer Institution als Mitarbeiter eingeladen werden.

    Sie können sich nicht selbstständig zum Mitarbeiter einer Institution erklären.

    Mitarbeiter können sich gegenseitig sehen und sich Nachrichten schreiben. Mitarbeiter sehen alle Mitglieder und können deren öffentliche Profile einsehen, Institutions-Kategorien anlegen und ihnen Nachrichten schreiben.

    Der Pengueen-Admin

    Der Pengueen Admin wird im Zuge der Anmeldung einer Institution bestimmt.

    Kategorien

    Kategorien können folgende Eigenschaften besitzen, die den Zugriff, Sichtbarkeit oder Editierbarkeit beeinflussen.

    Institutions-Kategorien durch Mitarbeiter

    Es gibt Kategorien, die nur durch Mitarbeiter einer Institution für Mitglieder angelegt werden können. Z.B. Schmerzprotokolle in der Pflege.

    Die Mitglieder können diese Kategorien einsehen.

    Sichtbarkeit für eine Gruppe

    Kategorien können von einem Mitarbeiter oder dem Pengueen-Admin für eine Gruppe freigegeben werden.

    Eine Gruppe ist ein spezifischer Empfängerkreis, welcher auch im Nachrichten Center genutzt werden kann, um sich gemeinsam zu einem Thema auszutauschen.

    Lese- und Editierrechte

    Mitglieder, deren Paten und die Mitarbeiter einer Institution können die Daten einer Kategorie einsehen. In verschiedenen Kategorien können aber die Schreib- und Editierrechte eingeschränkt sein.

    So pflegen die Eltern eines Kindes die Abholregelung, aber nur der Pfleger ergänzt Daten z.B. in einem Sturzprotokoll.

    Kategorie kann nur einmal angelegt werden

    Bestimmte Kategorien können nur einmal angelegt werden.

    Listen

    Listen in Kategorien stellen einen eigenen Komplex dar. Akkreditierungen, Urlaubsplanung, Dienstplanung, Einkaufslisten, Vertretungspläne, … sind nur einige wenige Beispiele für Anforderungen, die mit Hilfe von individuellen Listen gelöst werden.

    Kalenderansicht

    Ist in der Tabelle mindestens ein Datum oder eine Erinnerung enthalten, kann die Tabelle in der Kalenderansicht dargestellt werden.

    Nur meine Einträge

    Die Ideenwelt ist eine Kategorie für Mitarbeiter, um diesen zu ermöglichen, der Geschäftsleitung anonym Ideen einzureichen.

    Nur ein Eintrag

    In meiner Lebenswelt kann ich die meisten Kategorien mehrfach anlegen. Denn vielleicht habe ich zwei Katzen, drei Autos oder vier Konten. Bei der Kategorie Akkreditierung zu einer Veransatungdarf sich jedes Mitglied aber nur einmal anmelden.

    Mehrfacheinträge

    Mit dieser Funktion können z.B. in Schulen sämtliche Vertretungen für einen verhinderte|n Lehrer|in für einen Tag mit einem Mal angelegt werden. Also keine sechs einzelnen Einträge, sondern ein Mehrfacheintrag.

    Nachrichten

    Nachrichten sind bei Pengueen keine Daten, die zu dem Empfänger übertragen werden, sondern Daten, die Sie eingeben und dem Empfänger Leserechte einräumen. Wenn Sie die Nachricht oder Ihren Account löschen, existieren somit keine Kopien der Daten – Screenshots und Abschriften ausgenommen.

    Weitere Informationen: Erste Schritte für Institutionen

  • Das Nachrichtencenter

    Das Nachrichtencenter ist die DSGVO-konforme Kommunikationslösung innerhalb von Pengueen. Hier kommen die Akteure – der Mensch im Mittelpunkt seines Netzwerks und die Pengueen-Paten um ihn herum – zueinander, um zu kommunizieren, zu organisieren und sich zu informieren.

    • DSGVO-konforme Kommunikation
    • Unterteilung in Themen/Gruppen
    • Einzel- und Gruppennachrichten
    • Benachrichtigungen und Updates
    • Dokumentenupload
    • Lesebestätigungen
    • Alternative zu WhatsApp

    1) Adressbuch

    Das Pengueen-Adressbuch ist wie gemacht dafür, sich effizient und DSGVO-konform zu vernetzen. Denn die Kommunikation findet vor allem innerhalb von Pengueen statt. E-Mail-Adressen und Telefonnummern sind nicht erforderlich. Selbst Vor- und Nachname braucht es nicht, um ein zuverlässiges Auffang-Netz zu bilden.

    Und das funktioniert so: Die Pengueen-Paten sind immer mit ihrer Verantwortung im Adressbuch gelistet. Dort steht also nicht zuerst Claudia oder Axel, sondern zum Beispiel „Zweitschlüssel/Wohnung“ oder „Vereinsaktivitäten“ – je nachdem, welche Verantwortungen vergeben wurden. So finden andere Pengueen-Paten ohne Umwege die richtige Person für die entsprechenden Aufgaben und kann diese kontaktieren oder im Fall des Falles alarmieren – selbst wenn man sich persönlich gar nicht kennt.

    Selbstverständlich können Paten neben ihren Klarnamen auch ihre vollständigen Kontaktdaten in Pengueen hinterlegen. Wenn das der Fall ist oder andere diese Daten in Pengueen eintragen, wird nochmal ganz konkret die Zustimmung zur Freigabe der Daten bei dem betreffenden Pengueen-Paten eingeholt. Zur Validierung der hinterlegten Kontaktdaten fragt das System alle sechs Monate beim Pengueen-Paten nach, ob die Daten aktualisiert werden müssen.

    Um Personen einer Kategorie oder einer Verantwortung zuzuordnen, sind im interaktiven Adressbuch nur wenige Klicks notwendig. Werden Paten direkt in einer Kategorie oder einer Verantwortung eingetragen, werden diese automatisch auch dem Adressbuch hinzugefügt.

    2) Nachrichtencenter

    Mit dem Nachrichtencenter ist es möglich, entweder einzelnen, mehreren Teilnehmern oder ganzen Nutzergruppen Nachrichten zu hinterlegen. Damit ist Pengueen ein idealer Ersatz für Messenger und Organisations-Tools wie zum Beispiel WhatsApp und Slack und entsprechen auch dem Telemediengesetz.

    Entscheidend ist, dass Nachrichten nicht im eigentlichen Sinn verschickt werden, sondern Inhalte werden in Pengueen hinterlegt und für andere freigegeben. Die Vorteile: So gelangen Nachrichten, die auch sensible Inhalte enthalten können, nicht nach außen. Zudem ist die Kommunikation nicht auf persönliche E-Mail-Adressen angewiesen und erreichen trotzdem immer alle Beteiligten – auch wenn E-Mail-Verteiler nicht aktuell oder fehlerhaft sind. Hinzu kommen noch weitere nützliche Funktionen.

    Für hinterlegte Nachrichten erhalten Sie Lesebestätigungen und haben so immer den Überblick, wer noch aktiv informiert werden muss. Gruppen lassen sich individuell anpassen und Pengueen als Kommunikationszentrale nutzen. Kontakte werden außerdem im interaktiven Pengueen-Adressbuch gespeichert. Um flexibel zu agieren, haben Sie auch die Möglichkeit, externe Personen zu einer Gruppennachricht einzuladen.

    3) Benachrichtigungen/Systemmeldungen

    Mit Systemmeldungen hält Pengueen Sie immer auf dem aktuellen Stand und sorgen dafür, dass Nutzer nicht aktiv nachsehen müssen, ob es etwas Neues gibt. Denn diese Benachrichtigungen erscheinen direkt auf dem Startbildschirm des Smartphones oder im Pengueen-Portal, wenn Pengueen am PC genutzt wird. Als Pate sind Sie bei Alarmierungen sofort informiert, aber auch wenn es um Updates in Themen und Kategorien geht, relevante Notizen angelegt oder Sie einer Liste hinzugefügt wurden, erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung. Systemmeldungen können auch an bevorstehende Termine erinnern und vieles mehr und werden auch an ganze Gruppen versendet, die mit Kategorien oder Themen verbunden sind.

    4) Notizen

    Neben Protokollablagen und Vertretungsplänen können Lehrer auch interne und öffentliche Termine anlegen sowie eine Knowledgebase führen (z.B. Verwaltung von Informationsblättern, Richtlinien, Lehrpläne).

    • Push-Benachrichtigung oder SMS, wenn Updates auf eine Notiz erfolgen
    • Jeder, der mit einer Kategorie verbunden ist, kann Notizen anlegen
    • Notizen vereinfachen themenrelevanten Austausch unter allen Beteiligten

    5) Benachrichtigungen via SMS

    Mit Pengueen werden Sie über sämtliche für Sie bestimmte Nachrichten, Updates und Notizen auf dem aktuellen Stand gehalten. In wichtigen Fällen sendet Pengueen Ihnen eine SMS

    Weiterführende Dokumente

    Das Nachrichtencenter