• Zugriffsrechte: Rechte und Rollen in Pengueen

    Rechte und Rollen

    Der Pengueen User

    Nachdem Sie sich bei Pengueen angemeldet haben, sind Sie Pengueen User.

    Paten

    Sie können Freunde als Paten einladen. Paten haben Zugriff auf die von Ihnen freigegebenen Informationen.

    Stellvertreter

    Stellvertreter können uneingeschränkt auf Ihr Profil zugreifen. Ausgenommen der Verwaltung von Stellvertretern können Stellvertreter alles, was auch Sie können. Stellvertreter haben auch Zugriff auf Ihre Institutionen.

    Sollten Sie als Stellvertreter Nachrichten schreiben oder Kommentare anlegen, werden diese als durch Sie als Stellvertreter gekennzeichnet.

    Mitglieder einer Institution

    Wenn Sie sich mit einer Institution verbunden haben, sind Sie Mitglied dieser Institution.

    • Vereinsmitglieder
    • Eltern der Schüler einer Schule (Eltern werden oft als Stellvertreter Ihres Kindes eingeladen, welches einen eigenen Account bekommt.)
    • Kunden einer Beraterfirma
    • Mieter einer Hausverwaltung

    Sie verbinden sich durch die Eingabe eines Institutions-Codes in Ihrem Profil, durch die Eingabe eines solchen Codes direkt bei der Registrierung oder durch die Einladung von einer Institution.

    Als Mitglied erhalten Sie Zugriff auf von der Institution für Mitglieder bereitgestellte Kategorien in der Lebenswelt (Schülerprofil, Medikation oder Wartungstermine für die Therme).

    Als Mitglied erhalten Sie Zugriff auf so genannte Institutions-Kategorien für alle Mitglieder (oder Teile derer), z.B. einen Putzplan, wichtige Termine, Schließzeiten, …

    Mitglieder können sich untereinander nicht sehen.

    Sie können die Verbindung zu einer Institution jederzeit löschen, indem Sie den jeweiligen Institutions-Code in Ihrem Profil (Reiter “Institutionen”) löschen. Sämtliche Daten, die Sie Im Zusammenhang mit Institutions-Kategorien oder Nachrichten eingegeben haben, werden in diesem Moment gelöscht.

    Mitarbeiter einer Institution

    Der Pengueen-Admin kann Sie von der Rolle eines Mitgliedes zur Rolle eines Mitarbeiters upgraden, also hochstufen. Alternativ können Sie von einer Institution als Mitarbeiter eingeladen werden.

    Sie können sich nicht selbstständig zum Mitarbeiter einer Institution erklären.

    Mitarbeiter können sich gegenseitig sehen und sich Nachrichten schreiben. Mitarbeiter sehen alle Mitglieder und können deren öffentliche Profile einsehen, Institutions-Kategorien anlegen und ihnen Nachrichten schreiben.

    Der Pengueen-Admin

    Der Pengueen Admin wird im Zuge der Anmeldung einer Institution bestimmt.

    Kategorien

    Kategorien können folgende Eigenschaften besitzen, die den Zugriff, Sichtbarkeit oder Editierbarkeit beeinflussen.

    Institutions-Kategorien durch Mitarbeiter

    Es gibt Kategorien, die nur durch Mitarbeiter einer Institution für Mitglieder angelegt werden können. Z.B. Schmerzprotokolle in der Pflege.

    Die Mitglieder können diese Kategorien einsehen.

    Sichtbarkeit für eine Gruppe

    Kategorien können von einem Mitarbeiter oder dem Pengueen-Admin für eine Gruppe freigegeben werden.

    Eine Gruppe ist ein spezifischer Empfängerkreis, welcher auch im Nachrichten Center genutzt werden kann, um sich gemeinsam zu einem Thema auszutauschen.

    Lese- und Editierrechte

    Mitglieder, deren Paten und die Mitarbeiter einer Institution können die Daten einer Kategorie einsehen. In verschiedenen Kategorien können aber die Schreib- und Editierrechte eingeschränkt sein.

    So pflegen die Eltern eines Kindes die Abholregelung, aber nur der Pfleger ergänzt Daten z.B. in einem Sturzprotokoll.

    Kategorie kann nur einmal angelegt werden

    Bestimmte Kategorien können nur einmal angelegt werden.

    Listen

    Listen in Kategorien stellen einen eigenen Komplex dar. Akkreditierungen, Urlaubsplanung, Dienstplanung, Einkaufslisten, Vertretungspläne, … sind nur einige wenige Beispiele für Anforderungen, die mit Hilfe von individuellen Listen gelöst werden.

    Kalenderansicht

    Ist in der Tabelle mindestens ein Datum oder eine Erinnerung enthalten, kann die Tabelle in der Kalenderansicht dargestellt werden.

    Nur meine Einträge

    Die Ideenwelt ist eine Kategorie für Mitarbeiter, um diesen zu ermöglichen, der Geschäftsleitung anonym Ideen einzureichen.

    Nur ein Eintrag

    In meiner Lebenswelt kann ich die meisten Kategorien mehrfach anlegen. Denn vielleicht habe ich zwei Katzen, drei Autos oder vier Konten. Bei der Kategorie Akkreditierung zu einer Veransatungdarf sich jedes Mitglied aber nur einmal anmelden.

    Mehrfacheinträge

    Mit dieser Funktion können z.B. in Schulen sämtliche Vertretungen für einen verhinderte|n Lehrer|in für einen Tag mit einem Mal angelegt werden. Also keine sechs einzelnen Einträge, sondern ein Mehrfacheintrag.

    Nachrichten

    Nachrichten sind bei Pengueen keine Daten, die zu dem Empfänger übertragen werden, sondern Daten, die Sie eingeben und dem Empfänger Leserechte einräumen. Wenn Sie die Nachricht oder Ihren Account löschen, existieren somit keine Kopien der Daten – Screenshots und Abschriften ausgenommen.

    Weitere Informationen: Erste Schritte für Institutionen

  • Die neue Kalenderansicht

    Eine der großen Stärken von Pengueen ist der Einsatz dynamischer Tabellen:

    • Vertretungsplan
    • Wichtige Termine
    • Putzplan
    • Literaturliste
    • Terminvereinbarungen und
    • Kontakte (Gesellschafterliste, Ansprechpartner, Verwandte, …)

    Sortierbar, durchsuchbar und jetzt mit neuer Ansicht. Wir werden eine Ansicht bereitstellen, mit der Tabellen als Kalenderansicht dargestellt werden können.

  • Das Nachrichtencenter

    Das Nachrichtencenter ist die DSGVO-konforme Kommunikationslösung innerhalb von Pengueen. Hier kommen die Akteure – der Mensch im Mittelpunkt seines Netzwerks und die Pengueen-Paten um ihn herum – zueinander, um zu kommunizieren, zu organisieren und sich zu informieren.

    • DSGVO-konforme Kommunikation
    • Unterteilung in Themen/Gruppen
    • Einzel- und Gruppennachrichten
    • Benachrichtigungen und Updates
    • Dokumentenupload
    • Lesebestätigungen
    • Alternative zu WhatsApp

    1) Adressbuch

    Das Pengueen-Adressbuch ist wie gemacht dafür, sich effizient und DSGVO-konform zu vernetzen. Denn die Kommunikation findet vor allem innerhalb von Pengueen statt. E-Mail-Adressen und Telefonnummern sind nicht erforderlich. Selbst Vor- und Nachname braucht es nicht, um ein zuverlässiges Auffang-Netz zu bilden.

    Und das funktioniert so: Die Pengueen-Paten sind immer mit ihrer Verantwortung im Adressbuch gelistet. Dort steht also nicht zuerst Claudia oder Axel, sondern zum Beispiel „Zweitschlüssel/Wohnung“ oder „Vereinsaktivitäten“ – je nachdem, welche Verantwortungen vergeben wurden. So finden andere Pengueen-Paten ohne Umwege die richtige Person für die entsprechenden Aufgaben und kann diese kontaktieren oder im Fall des Falles alarmieren – selbst wenn man sich persönlich gar nicht kennt.

    Selbstverständlich können Paten neben ihren Klarnamen auch ihre vollständigen Kontaktdaten in Pengueen hinterlegen. Wenn das der Fall ist oder andere diese Daten in Pengueen eintragen, wird nochmal ganz konkret die Zustimmung zur Freigabe der Daten bei dem betreffenden Pengueen-Paten eingeholt. Zur Validierung der hinterlegten Kontaktdaten fragt das System alle sechs Monate beim Pengueen-Paten nach, ob die Daten aktualisiert werden müssen.

    Um Personen einer Kategorie oder einer Verantwortung zuzuordnen, sind im interaktiven Adressbuch nur wenige Klicks notwendig. Werden Paten direkt in einer Kategorie oder einer Verantwortung eingetragen, werden diese automatisch auch dem Adressbuch hinzugefügt.

    2) Nachrichtencenter

    Mit dem Nachrichtencenter ist es möglich, entweder einzelnen, mehreren Teilnehmern oder ganzen Nutzergruppen Nachrichten zu hinterlegen. Damit ist Pengueen ein idealer Ersatz für Messenger und Organisations-Tools wie zum Beispiel WhatsApp und Slack und entsprechen auch dem Telemediengesetz.

    Entscheidend ist, dass Nachrichten nicht im eigentlichen Sinn verschickt werden, sondern Inhalte werden in Pengueen hinterlegt und für andere freigegeben. Die Vorteile: So gelangen Nachrichten, die auch sensible Inhalte enthalten können, nicht nach außen. Zudem ist die Kommunikation nicht auf persönliche E-Mail-Adressen angewiesen und erreichen trotzdem immer alle Beteiligten – auch wenn E-Mail-Verteiler nicht aktuell oder fehlerhaft sind. Hinzu kommen noch weitere nützliche Funktionen.

    Für hinterlegte Nachrichten erhalten Sie Lesebestätigungen und haben so immer den Überblick, wer noch aktiv informiert werden muss. Gruppen lassen sich individuell anpassen und Pengueen als Kommunikationszentrale nutzen. Kontakte werden außerdem im interaktiven Pengueen-Adressbuch gespeichert. Um flexibel zu agieren, haben Sie auch die Möglichkeit, externe Personen zu einer Gruppennachricht einzuladen.

    3) Benachrichtigungen/Systemmeldungen

    Mit Systemmeldungen hält Pengueen Sie immer auf dem aktuellen Stand und sorgen dafür, dass Nutzer nicht aktiv nachsehen müssen, ob es etwas Neues gibt. Denn diese Benachrichtigungen erscheinen direkt auf dem Startbildschirm des Smartphones oder im Pengueen-Portal, wenn Pengueen am PC genutzt wird. Als Pate sind Sie bei Alarmierungen sofort informiert, aber auch wenn es um Updates in Themen und Kategorien geht, relevante Notizen angelegt oder Sie einer Liste hinzugefügt wurden, erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung. Systemmeldungen können auch an bevorstehende Termine erinnern und vieles mehr und werden auch an ganze Gruppen versendet, die mit Kategorien oder Themen verbunden sind.

    4) Notizen

    Neben Protokollablagen und Vertretungsplänen können Lehrer auch interne und öffentliche Termine anlegen sowie eine Knowledgebase führen (z.B. Verwaltung von Informationsblättern, Richtlinien, Lehrpläne).

    • Push-Benachrichtigung oder SMS, wenn Updates auf eine Notiz erfolgen
    • Jeder, der mit einer Kategorie verbunden ist, kann Notizen anlegen
    • Notizen vereinfachen themenrelevanten Austausch unter allen Beteiligten

    5) Benachrichtigungen via Mobile App

    Mit der Pengueen-App werden Sie über sämtliche für Sie bestimmte Nachrichten, Updates und Notizen auf dem aktuellen Stand gehalten. Sie können diese über die App ganz einfach aufrufen und entsprechend reagieren. Die App ist erhältlich für Android und iOS.

    Weiterführende Dokumente

    Das Nachrichtencenter

  • Das Adressbuch

    Design Thinking, Continuous Development und agile Projektsteuerung sind die Grundlagen moderner Softwareentwicklungen für Projekte wie Pengueen.

    Also: Baue es so, dass dein Kunde es versteht, es gibt keinen finalen Entwicklungsstand und denke nach, bevor du etwas umsetzt … ach ja … und rede darüber.

    Die einen nennen es Neudeutsch Design Thinking, Produktentwickler sprechen bei dem Thema Usability (oft leichtfertig) vom gewünschten Apple Effekt und Prof. Kruse spricht beim Lösen komplexer Aufgaben von dem Nutzen der kollektiven Intuition.

    Ich mache es so: Was ich mir vorstelle, skizziere ich. Dann setzt Daniel das mit den gegebenen Komponenten um, ist dadurch sehr schnell, und dann testen wir es. Unser Feedback und das der User mündet schließlich in einem Feinkonzept.

    Anstrengend ist, dass ich bei den meisten Features schon weiß, wie sie einmal aussehen werden … und mich gruselt manchmal, wie sie aktuell auf dem Liveserver noch aussehen. Aber gut: Irgendwas ist ja immer … Continuous Development.

    Das Adressbuch in Pengueen

    Bislang ist das Adressbuch eine Art Auffang-Container ohne wirkliche Funktion. Daher ist das Icon im Header aktuell ausgeblendet.

    Zukünftig wird das Adressbuch ein Aggregator! Deine Paten, Patenschaften, Mitarbeiter verbundener Institutionen, Nachbarschaftspaten, … letztlich die Klassenlehrerein deiner Nichte … Du kannst die Personen deines Umfeldes und derer deiner Patenschaften über deren Rolle anschreiben – ohne Bekanntgabe deiner Kontaktdaten natürlich!

    Du brauchst wichtige Unterlagen von mir, ich bin nicht erreichbar und du kommst nicht in meine Wohnung? Meine Katzensitterin könntest du anschreiben – ohne sie zu kennen, ohne, dass dir ihre Kontaktdaten preis gegeben werden – sie hat einen Schlüssel zu meiner Wohnung.

    1. Scribble / grober Entwurf

    2. Umsetzung mit Boardmitteln

    3. MVP: Erfahrungen und Feedback von Anwendern

    Input aus Meetings, Präsentationen und Workshops sowie Feedback von Entwicklern, Usern und Kunden münden allesamt in Redmine … im Backlog. Aber nicht a la “runde Ablage”, sondern als wichtiger Datenspeicher und Grundlage der weiteren Entwicklung – schließlich im Feinkonzept.

    4. Schließlich: Das Feinkonzept

    Weiterführende Dokumente

    Feinkonzept zum Nachlesen

  • OpenStreetMap

    Mit den Nachbarschafts-Paten bieten wir die Möglichkeit, für individuelle Verantwortungen Paten aus der näheren Umgebung auszuwählen. Die Tochter wohnt 300 KM entfernt und der Pflegedienst übernimmt leider keine Fütterung der Katzen. Über die Funktion Nachbarschafts-Paten können Paten aus der näheren Umgebung angefragt werden, die bereits eine Patenschaft für eine Katze übernommen haben.

    Heute fiel die Entscheidung, dass wir für sämtliche Kartendarstellungen innerhalb von Pengueen die Funktionen des OpenStreetMap Projektes verwenden werden.

    Google Maps ist ein einzigartiges Projekt: Umfangreiche Daten, hohe Performance, eine sehr gute Usability und eine sehr gute und gut dokumentierte API für Entwickler. Die Bing Maps und die Maps von Here WeGo stehen dem in nichts nach.

    Ich weiß aber nicht, was die Damen und Herren mit den übermittelten Daten machen.

    Sollten unsere User zum Zeitpunkt der Übertragung von Positionsdaten mit einem (Google, Microsoft, Nokia) Account angemeldet sein, könnten die übermittelten Daten dem Account zugeordnet und mit anderen Daten verbunden werden.

    OpenStreetMap.org ist ein im Jahre 2004 gegründetes internationales Projekt mit dem Ziel, eine freie Weltkarte zu erschaffen. Dafür sammeln wir weltweit Daten über Straßen, Eisenbahnen, Flüsse, Wälder, Häuser und vieles mehr.

  • Benachrichtigungs-App (Beta)

    Ich musste noch nie mein Poesie-Album zeigen, um einen Spaten zu kaufen.

    Und genauso funktioniert unsere Benachrichtigungs-App!

    Pengueen hat ein umfangreiches Nachrichtencenter für Direkt- und Gruppennachrichten. Darüber hinaus verwenden wir so genannte Systemmeldungen, um dich über wichtige Neuerungen auf dem Laufenden zu halten, z.B. dass du morgen für einen kranken Kollegen einspringen oder du daran denken musst, deinem Kind Essen für den morgigen Ausflug mitzugeben.

    Für besonders wichtige Nachrichten, bei denen gewährleistet sein muss, dass du sie zeitnah und sicher erhältst, setzen wir SMS ein. Darüber hinaus erproben wir gerade den Einsatz einer Benachrichtigungs-App, um die Push-Benachrichtigungen deines Smartphones nutzen zu können.

    Wir sind uns noch nicht sicher, ob sich die Benachrichtigungs-App durchsetzen wird. Auf den ersten Blick wirkt es bequem und gewohnt. Erste Tests haben aber ergeben, dass zum einen Apps weniger eingesetzt werden als gedacht, und zum anderen Benachrichtigungen sehr gerne und oft “stumm geschaltet” werden, was für den Fall, dass du in dringenden Fällen erreicht und informiert werden musst, ungeeignet ist.

    Aktuell testen wir die erste Beta für Android.

    Teste doch mit!

    Hier der Download des aktuellen APK für Android (14 MByte).

    Die App ist noch Beta, das Testen erfolgt auf eigenes Risiko.

    Die iOS Version werden wir adaptieren, sobald wir mit der Funktionsweise zufrieden sind.

  • Das Pengueen Sicherheits-Versprechen

    Niemand, den du nicht kennst!

    Pengueen kennt keine Werbung, keine Fake News und keine Hate Massages. Die Verlinkung findes ausschließlich zwischen dir und den von dir eingeladenen Paten bzw. den Mitarbeitern einer verbundenen Institution statt. Es gibt keine Mitglieder-Suche, kein Matching, keine Vorschläge, keine auf dich ‘zugeschnittenen Empfehlungen’.

    Mit aktuellsten Sicherheitsstandards zum Schutz deiner Daten.

    Sicherheitsarchitektur

    Unser Dienst läuft ausschließlich auf Servern in Deutschland

    256-Bit Verschlüsselung

    Die Datenübertragung wird mit einer 256-Bit Verschlüsselung gesichert.

    Premiumdienst

    Wir refinanzieren die Kosten unseres Services ausschließlich durch die Nutzungsgebühr. Deine Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

    Transparenz

    Du kannst deine Daten DSGVO-konform jeder Zeit einsehen und löschen.