• Pengueen versendet SMS

    SMS kommen an (technisch erfahren wir, ob eine SMS zugestellt werden konnte und wir können eingreifen, wenn nicht).

    Nachrichten in Pengueen werden ausschließlich den entsprechenden Empfängern angezeigt; technisch versenden wir Deeplinks auf Artikel mit Leseberechtigung. Sollte es aber mal etwas dringlicher sein, kann zusätzlich noch eingestellt werden, dass der/die Empfänger via SMS und/oder via E-Mail informiert werden, dass eine neue Nachricht vorliegt.

    Warum bilden wir das nicht über eine Benachrichtigungs-App ab? Stellen Sie sich eine WhatsApp-Gruppe vor, in der über ein Geburtstagsgeschenk diskutiert wird. Das kann anstrengend werden.

    Sascha Landowski

    Erfahrungsgemäß werden Benachrichtigungs-Apps schnell mal „stumm“ geschalten, wenn z.B. mehrere Nachrichten in Folge unterhalb einer individuellen Wichtigkeits-Schwelle bleiben. Über Pengueen werden aber mitunter wichtige und sehr wichtige Nachrichten versendet. Es wäre fatal, wenn der Empfänger nicht mitbekommt, dass z.B. die Schule darum bittet, dass kranke Kind abzuholen.

    Dem wirken wir entgegen, indem wir neben der systeminternen Nachricht auch eine zusätzliche Information per SMS und/oder E-Mail versenden; das ist natürlich individuell für jede Nachricht auswählbar.

    Durch die mTAN beim Onlinebanking oder der 2-Faktor-Autentifizierung großer Onlineportale, erhalten SMS ihren eigenen Stellenwert, der mit “besonders wichtig” beschrieben werden kann.

    Wie richte ich mein Profil für die Verwendung von SMS über Pengueen ein?

    1. Geben Sie im Einrichtungsassistenten oder in Ihrem Profil Ihre Handynummer ein
    2. Wählen Sie “mTAN zusenden”
    3. Geben Sie den per SMS erhaltenen Code ein

    Ihre Handynummer wird anderen Nutzern natürlich nicht angezeigt!

  • Pengueen benachrichtigt dich

    Unser Benachrichtigungssystem informiert – und zwar nur dann, wenn es wirklich relevant ist.

    Gefühlte 120 Nachrichten, um ein Geschenk für eine Freundin zu finden … Ich glaube als erstes stellen Teilnehmer die Benachrichtigungen von Gruppen-Chats auf stumm.

    Es bedeutet Arbeit, wichtige von unwichtigen Benachrichtigungen zu unterscheiden.

    Sascha Landowski

    Pengueen informiert NUR dann, wenn es relevant ist!

    • Sie haben eine neue Nachricht; der Absender entscheidet, wie wichtig die Nachricht ist und wählt den Benachrichtigungsweg.
    • Das neue Protokoll der letzten Besprechung wurde zur Verfügung gestellt.
    • Eine Erinnerung an den morgigen Putzdienst.
    • Eltern haben die Abholregelung von einem Ihrer Schüler geändert.
    • Eine neue Notiz von der Katzensitterin; die Katze war unter dem Schrank.
    • Eine Erinnerung an den morgigen Ausflug: Warme Sachen anziehen!

    Als Pengueen-Admin bestimmen Sie im Header einer jeden Kategorie, wann wer bei Änderungen informiert werden soll.

    Wann

    Bei Aktualisierung der Inhalte einer Kategorie

    Wir speichern Informationen in Kategorien. Das können Protokollablagen sein, Erinnerungen, Todo-Listen, Vertretungs- oder Urlaubspläne, Ideen Ihrer Mitarbeiter … hier eine Übersicht über die gängigen Kategorien.

    Eine ausgewählte Gruppe von Empfängern kann bei Änderungen der Kategorie automatisch informiert werden. Der Pengueen Admin entscheidet, ob die Benachrichtigung tatsächlich nötig ist.

    Bei wichtigen Ereignissen

    Es werden neue Einträge in einer Liste hinzugefügt oder bestehende verändert oder gelöscht, neue Notizen angelegt oder Kommentare geschrieben.

    Bei diesen Benachrichtigungen entscheiden Sie in Ihrem Profil, welche Sie erhalten wollen und welche nicht.

    Wer

    Bei Aktualisierungen werden der Pengueen-Admin, der Primäre Ansprechpartner oder eine Gruppe von Empfängern informiert.

    Der Pengueen Admin ist derjenige Mitarbeiter einer Institution, der mit der Betreuung von Pengueen beauftragt ist. Werden neue Einträge durch Mitarbeiter oder Mitglieder vorgenommen, erhält der Pengueen-Admin einen Hinweis, um zeitnah reagieren zu können.

    Der Primäre Ansprechpartner ist ein Mitarbeiter einer Institution mit der Sie als Mitglied verbunden sind. Z. B. der/die Klassenlehrerin Ihres Kindes.

    Sie können im Nachrichten Center Gruppen (mehrere Empfänger) anlegen mit denen Sie sich zu einem Thema austauschen möchten. Eben diese Gruppen können Sie als Empfänger der Benachrichtigungen bei Änderungen in einer Kategorie festlegen.

    So werden z. B. nur die Eltern der betroffenen Kinder einer bestimmten Klasse über einen Ausflug informiert.

    Wie

    Pengueen verfügt über ein umfangreiches Nachrichten Center. Benachrichtigungen werden immer über das interne System verteilt.

    Bei Kategorien, wo eine zeitnahe Benachrichtigung benötigt wird, z. B. bei Krankmeldungen, kann der Pengueen-Admin entscheiden, dass zusätzlich eine Benachrichtigung per E-Mail oder SMS erfolgt.

    Für die Benachrichtigung per SMS muss der Empfänger seine Handynummer validiert haben. Nutzen Sie hierzu den Einrichtungsassistenten.

  • Zugriffsrechte: Rechte und Rollen in Pengueen

    Rechte und Rollen

    Der Pengueen User

    Nachdem Sie sich bei Pengueen angemeldet haben, sind Sie Pengueen User.

    Paten

    Sie können Freunde als Paten einladen. Paten haben Zugriff auf die von Ihnen freigegebenen Informationen.

    Stellvertreter

    Stellvertreter können uneingeschränkt auf Ihr Profil zugreifen. Ausgenommen der Verwaltung von Stellvertretern können Stellvertreter alles, was auch Sie können. Stellvertreter haben auch Zugriff auf Ihre Institutionen.

    Sollten Sie als Stellvertreter Nachrichten schreiben oder Kommentare anlegen, werden diese als durch Sie als Stellvertreter gekennzeichnet.

    Mitglieder einer Institution

    Wenn Sie sich mit einer Institution verbunden haben, sind Sie Mitglied dieser Institution.

    • Vereinsmitglieder
    • Eltern der Schüler einer Schule (Eltern werden oft als Stellvertreter Ihres Kindes eingeladen, welches einen eigenen Account bekommt.)
    • Kunden einer Beraterfirma
    • Mieter einer Hausverwaltung

    Sie verbinden sich durch die Eingabe eines Institutions-Codes in Ihrem Profil, durch die Eingabe eines solchen Codes direkt bei der Registrierung oder durch die Einladung von einer Institution.

    Als Mitglied erhalten Sie Zugriff auf von der Institution für Mitglieder bereitgestellte Kategorien in der Lebenswelt (Schülerprofil, Medikation oder Wartungstermine für die Therme).

    Als Mitglied erhalten Sie Zugriff auf so genannte Institutions-Kategorien für alle Mitglieder (oder Teile derer), z.B. einen Putzplan, wichtige Termine, Schließzeiten, …

    Mitglieder können sich untereinander nicht sehen.

    Sie können die Verbindung zu einer Institution jederzeit löschen, indem Sie den jeweiligen Institutions-Code in Ihrem Profil (Reiter “Institutionen”) löschen. Sämtliche Daten, die Sie Im Zusammenhang mit Institutions-Kategorien oder Nachrichten eingegeben haben, werden in diesem Moment gelöscht.

    Mitarbeiter einer Institution

    Der Pengueen-Admin kann Sie von der Rolle eines Mitgliedes zur Rolle eines Mitarbeiters upgraden, also hochstufen. Alternativ können Sie von einer Institution als Mitarbeiter eingeladen werden.

    Sie können sich nicht selbstständig zum Mitarbeiter einer Institution erklären.

    Mitarbeiter können sich gegenseitig sehen und sich Nachrichten schreiben. Mitarbeiter sehen alle Mitglieder und können deren öffentliche Profile einsehen, Institutions-Kategorien anlegen und ihnen Nachrichten schreiben.

    Der Pengueen-Admin

    Der Pengueen Admin wird im Zuge der Anmeldung einer Institution bestimmt.

    Kategorien

    Kategorien können folgende Eigenschaften besitzen, die den Zugriff, Sichtbarkeit oder Editierbarkeit beeinflussen.

    Institutions-Kategorien durch Mitarbeiter

    Es gibt Kategorien, die nur durch Mitarbeiter einer Institution für Mitglieder angelegt werden können. Z.B. Schmerzprotokolle in der Pflege.

    Die Mitglieder können diese Kategorien einsehen.

    Sichtbarkeit für eine Gruppe

    Kategorien können von einem Mitarbeiter oder dem Pengueen-Admin für eine Gruppe freigegeben werden.

    Eine Gruppe ist ein spezifischer Empfängerkreis, welcher auch im Nachrichten Center genutzt werden kann, um sich gemeinsam zu einem Thema auszutauschen.

    Lese- und Editierrechte

    Mitglieder, deren Paten und die Mitarbeiter einer Institution können die Daten einer Kategorie einsehen. In verschiedenen Kategorien können aber die Schreib- und Editierrechte eingeschränkt sein.

    So pflegen die Eltern eines Kindes die Abholregelung, aber nur der Pfleger ergänzt Daten z.B. in einem Sturzprotokoll.

    Kategorie kann nur einmal angelegt werden

    Bestimmte Kategorien können nur einmal angelegt werden.

    Listen

    Listen in Kategorien stellen einen eigenen Komplex dar. Akkreditierungen, Urlaubsplanung, Dienstplanung, Einkaufslisten, Vertretungspläne, … sind nur einige wenige Beispiele für Anforderungen, die mit Hilfe von individuellen Listen gelöst werden.

    Kalenderansicht

    Ist in der Tabelle mindestens ein Datum oder eine Erinnerung enthalten, kann die Tabelle in der Kalenderansicht dargestellt werden.

    Nur meine Einträge

    Die Ideenwelt ist eine Kategorie für Mitarbeiter, um diesen zu ermöglichen, der Geschäftsleitung anonym Ideen einzureichen.

    Nur ein Eintrag

    In meiner Lebenswelt kann ich die meisten Kategorien mehrfach anlegen. Denn vielleicht habe ich zwei Katzen, drei Autos oder vier Konten. Bei der Kategorie Akkreditierung zu einer Veransatungdarf sich jedes Mitglied aber nur einmal anmelden.

    Mehrfacheinträge

    Mit dieser Funktion können z.B. in Schulen sämtliche Vertretungen für einen verhinderte|n Lehrer|in für einen Tag mit einem Mal angelegt werden. Also keine sechs einzelnen Einträge, sondern ein Mehrfacheintrag.

    Nachrichten

    Nachrichten sind bei Pengueen keine Daten, die zu dem Empfänger übertragen werden, sondern Daten, die Sie eingeben und dem Empfänger Leserechte einräumen. Wenn Sie die Nachricht oder Ihren Account löschen, existieren somit keine Kopien der Daten – Screenshots und Abschriften ausgenommen.

    Weitere Informationen: Erste Schritte für Institutionen

  • Eltern und Angehörige einladen

    Eltern von Schul- oder Kita-Kindern oder Angehörige von pflegebedürftigen und älteren Menschen laden Sie bei Pengueen über die Stellvertreter-Funktion ein.

    Ein Stellvertreter ist eine Art Prokurist, der uneingeschränkt für mich (bei Pengueen) agieren kann – nur weitere Stellvertreter kann er oder sie nicht in meinem Namen einladen.

    Sascha Landowski

    1. Laden Sie ein, wer vertreten wird

    Nehmen wir an, Max ist ein Schüler Ihrer Schule (Kita-Kind oder eine pflegebedürftige Person).

    Die Eltern von Max (Claudia und Klaus) leben getrennt, möchten aber beide Pengueen nutzen, um mit Ihnen und dem Kollegium zu kommunizieren bzw. die Orga-Tools zu nutzen.

    Vergleichbar könnten Claudia und Klaus die Kinder einer in Ihrer Obhut stehenden, pflegebedürftigen Person sein.

    Laden Sie ein neues Mitglied (nicht Mitarbeiter!) ein.

    Geben Sie bis zu 10 Stellvertreter an

    Aktivieren Sie die Auswahl “Stellvertretung”
    • Wählen Sie – wie immer – die Institution zu der Sie Max einladen möchten.
    • Geben Sie die Daten von Max ein. Sollte er keine eigene E-Mail Adresse besitzen, lassen Sie dieses Feld frei.
    • Aktivieren Sie die Stellvertretung.
    • Geben Sie die Daten eines Stellvertreters ein – die E-Mail Adresse des Stellvertreters ist jetzt Pflicht.
    • Sie können der Einladung weitere Stellvertreter hinzufügen, wählen Sie hierzu [Weitere Stellvertretung].

    Kleiner Tipp: Verkettung von Konten

    Sollten Sie mehrere Konten bei Pengueen führen, weil Sie z.B. von einem Angehörigen unter einer anderen E-Mail Adresse eingeladen wurden, als Sie sich selber angemeldet haben, bietet die Stellvertreter-Funktion eine Lösung: Loggen Sie sich mit Ihrem primären Account ein und laden Sie sich selbst (mit der jeweils anderen E-Mail Adresse) als Paten und Stellvertreter ein. So können Sie zukünftig zwischen den verschiedenen Accounts (z.B. privat und beruflich) bequem hin- und herwechseln.

    Beachten Sie bitte, dass die verbundenen Institutionen Ihres Primär-Accounts die Stellvertretungen sehen und anschreiben können.

    2. Stellvertreter nehmen an

    Die eingeladenen Stellvertreter werden per E-Mail über die Einladung informiert. Sofern diese noch nicht bei Pengueen registriert sind, werden sie gebeten, sich anzumelden.

    Für Stellvertreter ist die Nutzung von Pengueen für die Bedarfe des zu Vertretenden kostenlos!

    Sascha Landowski

    Sobald die Stellvertreter die Stellvertretung angenommen haben, können sie die Ansicht von Pengueen mit einem Klick wechseln.

    So wechselt ein Stellvertreter in das Profil des zu Vertretenden.

    3. Ich als Stellvertreter

    Hinweis, dass ich gerade als Stellvertreter agiere.

    Im oberen Bereich wird Ihnen angezeigt, wenn Sie gerade als Stellvertreter aktiv sind. Über den Link “verlassen” wechseln Sie zurück in Ihr Profil.

    Alle Nachrichten, Kommentare und Notizen werden gekennzeichnet, wenn der Absender ein Stellvertreter ist.

    4. Im Alltag

    Für Sie als Lehrerin oder Pflegefachkraft sind die Stellvertreter transparent. Das bedeutet, dass Sie die Stellvertreter zwar über das Profil der vertretenden Person direkt erreichen könnten … großer Vorteil ist aber, dass Sie schlicht “an den Schüler / die pflegebedürftige Person schreiben” und Pengueen verteilt die Nachricht an die Stellvertreter im Hintergrund.

    In einer Schule mit 500 Schülern sprechen wir von ~2.500 Notfallkontakten bzw. Stellvertretern … gut, wenn ich dann nur den Namen des Schülers kennen muss.

    Wir haben noch weitere Tools für Kita und Schulen.

  • 2. Schritt (für Schritt): Information

    Informationen für Mitarbeiter, Kunden, Eltern und Angehörige.

    Nachdem Sie sich mit der Funktionsweise des Nachrichtencenters vertraut gemacht, erste Nachrichten versendet oder Gruppen erstellt haben, ist es Zeit, erste Kategorien für Mitglieder und Mitarbeiter anzulegen.

    Kategorien bilden die Basis für die Information und die Organisation, also letztlich der Zusammenarbeit in Pengueen.

    Als Mitarbeiter oder Pengueen-Admin können Sie auf den Seiten “Unsere Mitglieder” bzw. “Unsere Mitarbeiter” erste Kategorien hinzufügen. Wir empfehlen mit allgemeingültigen Kategorien wie z.B. der Ablage für Dateien oder Protokollen oder wichtigen Terminen zu beginnen.

    Beginnen Sie mit Kategorien, deren Inhalte für Ihre Mitarbeiter besonders interessant oder wichtig sind. Welche Informationen sollten zentral abgelegt sein? Welche Informationen sollten für einen Mitarbeiter auch von unterwegs abrufbar sein?

    Gestalten Sie das Ganze möglichst spielerisch. Pengueen ist keine “neue Fachsoftware, in die es sich einzuarbeiten gilt”. Pengueen ist vielmehr eine “Auswahl digitaler Werkzeuge”, die den meisten bereits aus anderen Kontexten bekannt sind.

  • Erste Schritte für Institutionen

    Sie haben sich entschieden, mit Pengueen ein digitales Werkzeug in Ihrem Unternehmen einzusetzen.

    Aber bitte erwarten Sie keine Wunder. Die digitale Transformation ist sicher kein Allheilmittel, es muss aber auch kein Schreckgespenst sein. Digitale Werkzeuge sollen den Arbeitsalltag einfacher machen und ihn nicht beherrschen.

    Sascha Landowski, Gründer und Geschäftsführer

    Integrieren Sie vor allem Ihre Mitarbeiter in den anstehenden Wandel. Wir stellen in diesem Artikel ein Stufenmodell vor, wie Sie Schritt für Schritt erst Ihre Mitarbeiter, schließlich Ihre Kunden einbinden und an die Arbeit mit digitalen Werkzeugen heranführen können.

    Ihre Institution ist eingerichtet

    Nachdem Sie Ihre Institution für die Anmeldung eingetragen haben, kann es schon bald losgehen.

    Wir setzen uns direkt mit Ihnen in Verbindung, sobald die Institution und die ersten gewählten Kategorien für Sie angelegt sind.

    1. Mitarbeiter einladen

    Wählen Sie auf der Seite “Unsere Mitarbeiter” die Funktion “Mitarbeiter einladen”.

    Als Pengueen Admin können Sie Ihre Mitarbeiter zu Ihrer Institution bei Pengueen einladen. Mitarbeiter können dann untereinander kommunizieren, sich informieren und die für sie freigegebenen Kategorien nutzen, um dort z.B. Dokumente einzusehen.

    Animieren Sie sie, die Pengueen Funktionen einfach mal zu testen, Dokumente hochzuladen, den Urlaubsplaner zu nutzen oder sich gegenseitig Nachrichten zu schicken.

    2. Nachrichten und Austausch zu Themen

    Beginnen Sie den Einstieg in die Arbeit mit Pengueen am besten im Nachrichten Center, mit dem Versenden von Nachrichten. Es sind nicht viele Funktionen, die es zu lernen gilt, es macht Spaß und viele Mitarbeiter werden bereits Nachrichtensysteme verwendet haben.

    Wer schon mal bei eBay etwas verkauft oder bei Amazon bestellt hat, wird sich bei Pengueen schnell zurechtfinden.

    Sascha Landowski

    Sie gelangen in das Nachrichten Center über den kleinen Briefumschlag oben neben Ihrem Profilbild.

    WhatsApp Ersatz

    Durch das Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung DSGVO und der oft ungewissen Verwendung von Daten, ist die Nutzung von Messenger Diensten wie WhatsApp in Unternehmen und vor allem in kommunalen und städtischen Institutionen wie Schulen, Kitas und Behörden oft nicht erlaubt.

    Pengueen bietet DSGVO-konforme Kommunikation; 1 zu 1 oder den Austausch in Gruppen. DSGVO-konform ist Pengueen, weil bei der Kontaktaufnahme keine persönlichen Daten übermittelt werden, sondern die Nutzer sich erstmal in ihren Rollen kennenlernen. Darüber hinaus werden persönliche Daten in Pengueen nicht an Dritte weitergegeben.

    3. Erste Kategorien für Mitarbeiter

    Als Pengueen Admin können Sie auf der Seite “Unsere Mitarbeiter” im oberen Bereich Kategorien hinzufügen (das Icon mit dem blauen Plus).

    Ob Sie Ihrer Lebenswelt ein Teil hinzufügen oder den Mitarbeitern eine Kategorie freigeben, das Vorgehen ist das Selbe.

    Wir achten strikt darauf, dass sich die Elemente, welche wir für die Bedienung von Pengueen benötigen, wiederholen. Eine Kachel mit Icon kann immer angeklickt werden. Ein Plus fügt eine Kategorie hinzu. Ob in der eigenen Lebenswelt, der Mitarbeiterübersicht oder der Detailansicht eines Mitgliedes.

    Antje Burisch, Layout und Usability

    Für Unternehmen und Institutionen haben wir bereits Standardkategorien eingerichtet, die für alle Branchen Sinn ergeben. Diese sind sofort nutzbar. Wir zeigen hier mal zwei Beispiele.

    Protokolle und Dateien

    Mit dieser Kategorie können Sie Dateien wie z.B. Protokolle zentral ablegen und Ihren Mitarbeitern einen bequemen Zugriff auch von unterwegs oder Zuhause gewähren.

    Suchfunktion

    Unsere Suchfunktion erkennt momentan die gängigen Text-Dateiformate, wie z.B. pdf, doc, docx, rtf und odt. Wenn Sie ein solches Dokument hochladen, können Sie mit Hilfe der Suchfunktion schnell die richtigen Dokumente finden. Die Volltextsuche durchsucht dabei auch die Dateien.

    Automatische Erinnerung bei neuen Protokollen

    Sie können festlegen, dass Ihre Mitarbeiter darüber informiert werden, wenn neue Dateien hochgeladen oder bestehende geändert oder gelöscht werden. So bleiben alle auf dem aktuellen Stand, ohne selber daran zu denken, regelmäßig nachzugucken.

    Wichtige Termine

    In Pengueen können Termine und Meetings vorbereitet und nachbereitet werden.

    In der Terminkategorie können ganz einfach die Themen-Agenda, Ort, Datum und Uhrzeit eingegeben werden. Außerdem können andere Nutzer Notizen zu dem Termin eingeben und sich so im Vorfeld zu dem Termin direkt in der Kategorie austauschen.

    Hier können auch Dokumente hochgeladen werden, die zur Vorbereitung auf einen Termin notwendig sind.

    Mitglieder, Kunden, Eltern und Angehörige einbinden

    1. Mitglieder einladen

    Nicht nur interne Mitarbeiter können zu einem Unternehmen, Verein oder Institution eingebunden werden. Das funktioniert auch bei externen Personen wie Kunden, Eltern im Fall einer Schule oder Kita, in denen Pengueen genutzt wird, oder auch um externe freie Mitarbeiter zum Beispiel bei Projekten einzubinden, zu Terminen einzuladen und ähnliches.

    Ganz ohne Formulare geht es leider nicht. Aber ob Sie einen Paten, eine(n) MitarbeiterIn oder ein Mitglied mit oder ohne Stellvertreter einladen: der Dialog sieht immer sehr ähnlich aus.

    Die Stellvertretung

    Für Kita, Schulen und Pflegeeinrichtungen bietet Pengueen die Möglichkeit, Stellvertreter einzuladen. So wird Max als Mitglied seiner Schule eingeladen, als Stellvertreter aber zusätzlich seine Eltern bzw. erziehungsberechtigte Personen.

    Eine Schule mit 500 SchülerInnen hat ~2.500 Ansprechpartner. Bei Pengueen schreibt der Lehrer oder die Lehrerin direkt “an den Schüler” Max und Pengueen informiert die hinterlegten Stellvertreter.

    Betty Marth, Grundschullehrerin in Berlin

    2. Kategorien “an” Mitgliedern

    Eine der großen Stärken von Pengueen sind die Kategorien.

    • Auf Ebene der Mitarbeiter: z.B. Urlaubs- und Vertretungsplan oder Protokolle
    • auf Ebene der Mitglieder: z.B. den Putz- oder Wochenplan oder besondere Schließzeiten
    • direkt bei einem Mitarbeiter oder Mitglied: z.B. das Schülerprofil mit bekannten Allergien oder den Förderplan

    Sie können in Ihrer Lebenswelt aus einer Vielzahl von Verantwortungen und Bedürfnissen wählen: Katze, Auto, Versicherung, Patientenverfügung uvm.

    Sind Sie als Mitglied oder Mitarbeiter mit einer Institution verbunden, erhalten Sie Zugriff auf weitere Kategorien, welche die Institution zur Verfügung stellt. So z.B. das Schülerprofil einer Schule. Oder der Förderplan oder die Abholregelung. Aber auch das Sturzprotokoll in der ambulanten Pflege.

    Diese Institutions-Kategorien ermöglichen die Zusammenarbeit zwischen der Institution mit ihren Mitarbeitern und den Kunden und deren Angehörigen.

    Ihre Rückmeldungen machen uns besser!

    Da wir Pengueen immer weiter ausbauen und das so tun möchten, dass neue Kategorien genau den Ansprüchen der Nutzer entsprechen, sind wir immer für konstruktive Kritik und Vorschläge dankbar. Wenn neue institutionelle Anwender Bedarfe anmelden, kümmern wir uns darum. So wächst Pengueen immer weiter und dabei genau so, wie es soll.

    1. Verbinden Sie sich mit der Institution Pengueen über den Institutions-Code pengueen.sc
    2. Anschließend haben Sie Zugriff auf das Ticketsystem
    3. Legen Sie gerne Einträge an; wir ergänzen, ob und wenn zu wann wir das Feature in unsere Entwicklungs-Roadmap übernehmen

    Bitte nutzen Sie hierfür die Kategorie “Ticketsystem” der Institution Pengueen.

    Bei Fragen, einfach fragen.

    Sie haben Fragen oder Anregungen? Bitte verwenden Sie das folgende Kontaktformular.

  • 1. Schritt (für Schritt): Kommunikation

    Den meisten von uns ist die Kommunikation mit technischen Hilfsmitteln längst vertraut. E-Mail, SMS oder Messenger sind aus unserem Alltag kaum noch wegzudenken.

    Um einen schnellen Einstieg in die Arbeit mit Pengueen zu finden, empfehlen wir, mit eben dieser Kommunikation zu beginnen.

    Laden Sie Ihre Mitarbeiter ein und ermutigen Sie sie, sich erste Nachrichten zu schicken, Gruppen anzulegen und Dateien auszutauschen.

    Weiterlesen zum Nachrichten Center.

  • Kacheln, die die Welt bedeuten

    Ich war schon immer davon beeindruckt, dass Projekte mit der Zeit ein eigenes Vokabular haben. Mit Kacheln meinen wir Kategorien, also Verantwortungen und Bedürfnisse, also Teile deiner Lebesnwelt. Darüber hinaus gibt es Institutions-Kategorien und Kategorien der Mitglieder- oder Mitarbeiterlisten. Ach ja, und die Kategorien der Nachbarschafts-Institutionen für die Vorteilswelt.

    Sascha Landowski

    Verantwortungen und Bedürfnisse deiner Lebenswelt

    … für die Abbildung haben wir Kategorien erarbeitet.

    Institutions-Kategorien

    … Kategorien … durch Verbindung zu einer Institution.

    Beispiele für Institutions-Kategorien

    • Verein = Mitgliedsbeitrag
    • Schule = Schülerprofil
    • Pflegeeinrichtung = Medikation

    Kategorien für Mitglieder und Mitarbeiter

    Mitglieder

    • Putzplan

    Mitarbeiter

    • Protokolle
    • Urlaubsplanung

    Kategorien von verbundenen Institutionen

    Jetzt kommt eine weitere Dimension dazu. Es geht um Vertrauen und um die Idee “Freunde von Freunden”. Wichtig: Auf Pengueen gibt es keine Werbung.

    Weitere Informationen: Sprichst du schon „Pengueen“?

  • Anmelden einer Institution

    Bei Pengueen ist „Institution“ der Oberbegriff für Unternehmen und Organisationen aller Art. Gemeint sind also zum Beispiel städtische Institutionen wie Schulen und Kitas, gemeinnützige Organisationen wie Vereine und Verbände, Dienstleister wie ambulante Pflegedienste und Versicherungen, kommunale Serviceunternehmen und Verwaltung sowie Unternehmen aller Branchen.

    Pengueen für Institutionen

    Wenn Sie Pengueen für Ihre Firma, Praxis, Schule, Kita oder Ihren Verein einsetzen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

    1. Registrieren Sie sich bei Pengueen. Wie mache ich das?
    2. Verbinden Sie sich dabei gleich mit der Institution Pengueen indem Sie den Institutions-Code “Pengueen.sc” bei der Registrierung angeben. Sollten Sie bereits registriert sein, können Sie sich über Ihr Profil mit der Institution Pengueen verbinden, indem Sie in dem Reiter “Institutionen” den Link “Neuen Code einlösen” wählen.
    3. Nachdem Sie sich mit der Institution verbunden haben, erscheinen nun auf Ihrer persönlichen Startseite (im Menü das Haus-Symbol klicken) rechts die Institutionskategorien zu Pengueen.
    4. Legen Sie über die Kategorie “Registrierung / Anmelden einer Institution” einen Eintrag für Ihre Institution an (Diese Angaben sind nur für Sie und uns einsehbar).
    Nach der erfolgreichen Verbindung mit der Institution Pengueen erscheinen zwei neue Kacheln auf Ihrer Startseite (Ihrem Dashboard)
    Legen Sie für jede Institution die Sie registrieren möchten einen neuen Eintrag an

    Wir prüfen jede Anmeldung manuell

    Geben Sie hier die Details der Institution an

    Wir prüfen den Eintrag und werden uns zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen.

    Danach können Sie für Ihre Institution die entsprechenden Pengueen-Kategorien nutzen. Zum Beispiel die für Urlaubsplanung, Protokolle oder Termine.

    Darüber hinaus entwickelt das Pengueen-Team immer neue Kategorien für Institutionen. Daher sind wir sehr daran interessiert, dass Sie uns mitteilen, welche Kategorien Sie benötigen und sich wünschen. Nur so können wir die Funktionalitäten für unsere Institutionskunden immer weiter ausbauen. und zwar so, dass sie genau auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Branchen passen.

    Sie haben Fragen?

    Für Rückfragen nutzen Sie bitte unser Kontaktformular:

    Oder schreiben Sie uns eine E-Mail an support@pengueen.de.

  • Vertretungsplan

    Die Funktion Vertretungsplan ist für die einfache und schnelle Handhabung, falls eine Lehrkraft erwartet oder unerwartet ausfällt.

    Jeder Mitarbeiter kann somit schnell informiert werden, sollte er eine Vertretungsstunde in einer anderen Klasse übernehmen müssen. Wird also eine neue Vertretungsstunde angelegt, wird die entsprechende Lehrkraft durch das interne Nachrichtensystem sofort informiert und ist auf dem aktuellsten Stand.

    Die Funktion „Vertretungsplan“ ist eine interne für Schulen zugeschnittene Kategorie und ist in der Menüleiste unter „Mitarbeiter“ zu finden.

    Mit klicken/tippen auf die Kategorie „Vertretungen“ öffnet sich ein neues Fenster. Hier werden nun alle angelegten Vertretungen aufgelistet, ebenfalls sind hier hinterlegte Dokumente aufrufbar und können heruntergeladen werden.

     

    Vertretungsplan – Neuer Eintrag

    Hinweis: Einen neuen Eintrag, also eine neue Vertretungsstunde, kann nur der Pengueen-Admin erstellen. Gehen Sie genauso vor, wie oben beschrieben, beim Öffnen der Kategorie „Vertretungen“ ist die Ansicht leicht verändert.

    Über „Neuer Eintrag“ kann eine neue Vertretungsstunde angelegt werden, mit Angabe, wer vertreten muss und wer einspringen soll, welche Klasse, Stunde und welches Fach. Weiterhin sind hier Dokumente hinterlegbar, z. B. Lehrmaterial oder Hausaufgaben.