• Eltern und Angehörige einladen

    Eltern von Schul- oder Kita-Kindern oder Angehörige von pflegebedürftigen und älteren Menschen laden Sie bei Pengueen über die Stellvertreter-Funktion ein.

    Ein Stellvertreter ist eine Art Prokurist, der uneingeschränkt für mich (bei Pengueen) agieren kann – nur weitere Stellvertreter kann er oder sie nicht in meinem Namen einladen.

    Sascha Landowski

    1. Laden Sie ein, wer vertreten wird

    Nehmen wir an, Max ist ein Schüler Ihrer Schule (Kita-Kind oder eine pflegebedürftige Person).

    Die Eltern von Max (Claudia und Klaus) leben getrennt, möchten aber beide Pengueen nutzen, um mit Ihnen und dem Kollegium zu kommunizieren bzw. die Orga-Tools zu nutzen.

    Vergleichbar könnten Claudia und Klaus die Kinder einer in Ihrer Obhut stehenden, pflegebedürftigen Person sein.

    Laden Sie ein neues Mitglied (nicht Mitarbeiter!) ein.

    Geben Sie bis zu 10 Stellvertreter an

    Aktivieren Sie die Auswahl “Stellvertretung”
    • Wählen Sie – wie immer – die Institution zu der Sie Max einladen möchten.
    • Geben Sie die Daten von Max ein. Sollte er keine eigene E-Mail Adresse besitzen, lassen Sie dieses Feld frei.
    • Aktivieren Sie die Stellvertretung.
    • Geben Sie die Daten eines Stellvertreters ein – die E-Mail Adresse des Stellvertreters ist jetzt Pflicht.
    • Sie können der Einladung weitere Stellvertreter hinzufügen, wählen Sie hierzu [Weitere Stellvertretung].

    Kleiner Tipp: Verkettung von Konten

    Sollten Sie mehrere Konten bei Pengueen führen, weil Sie z.B. von einem Angehörigen unter einer anderen E-Mail Adresse eingeladen wurden, als Sie sich selber angemeldet haben, bietet die Stellvertreter-Funktion eine Lösung: Loggen Sie sich mit Ihrem primären Account ein und laden Sie sich selbst (mit der jeweils anderen E-Mail Adresse) als Paten und Stellvertreter ein. So können Sie zukünftig zwischen den verschiedenen Accounts (z.B. privat und beruflich) bequem hin- und herwechseln.

    Beachten Sie bitte, dass die verbundenen Institutionen Ihres Primär-Accounts die Stellvertretungen sehen und anschreiben können.

    2. Stellvertreter nehmen an

    Die eingeladenen Stellvertreter werden per E-Mail über die Einladung informiert. Sofern diese noch nicht bei Pengueen registriert sind, werden sie gebeten, sich anzumelden.

    Für Stellvertreter ist die Nutzung von Pengueen für die Bedarfe des zu Vertretenden kostenlos!

    Sascha Landowski

    Sobald die Stellvertreter die Stellvertretung angenommen haben, können sie die Ansicht von Pengueen mit einem Klick wechseln.

    So wechselt ein Stellvertreter in das Profil des zu Vertretenden.

    3. Ich als Stellvertreter

    Hinweis, dass ich gerade als Stellvertreter agiere.

    Im oberen Bereich wird Ihnen angezeigt, wenn Sie gerade als Stellvertreter aktiv sind. Über den Link “verlassen” wechseln Sie zurück in Ihr Profil.

    Alle Nachrichten, Kommentare und Notizen werden gekennzeichnet, wenn der Absender ein Stellvertreter ist.

    4. Im Alltag

    Für Sie als Lehrerin oder Pflegefachkraft sind die Stellvertreter transparent. Das bedeutet, dass Sie die Stellvertreter zwar über das Profil der vertretenden Person direkt erreichen könnten … großer Vorteil ist aber, dass Sie schlicht “an den Schüler / die pflegebedürftige Person schreiben” und Pengueen verteilt die Nachricht an die Stellvertreter im Hintergrund.

    In einer Schule mit 500 Schülern sprechen wir von ~2.500 Notfallkontakten bzw. Stellvertretern … gut, wenn ich dann nur den Namen des Schülers kennen muss.

    Wir haben noch weitere Tools für Kita und Schulen.

  • Vertretungsplan

    Die Funktion Vertretungsplan ist für die einfache und schnelle Handhabung, falls eine Lehrkraft erwartet oder unerwartet ausfällt.

    Jeder Mitarbeiter kann somit schnell informiert werden, sollte er eine Vertretungsstunde in einer anderen Klasse übernehmen müssen. Wird also eine neue Vertretungsstunde angelegt, wird die entsprechende Lehrkraft durch das interne Nachrichtensystem sofort informiert und ist auf dem aktuellsten Stand.

    Die Funktion „Vertretungsplan“ ist eine interne für Schulen zugeschnittene Kategorie und ist in der Menüleiste unter „Mitarbeiter“ zu finden.

    Mit klicken/tippen auf die Kategorie „Vertretungen“ öffnet sich ein neues Fenster. Hier werden nun alle angelegten Vertretungen aufgelistet, ebenfalls sind hier hinterlegte Dokumente aufrufbar und können heruntergeladen werden.

     

    Vertretungsplan – Neuer Eintrag

    Hinweis: Einen neuen Eintrag, also eine neue Vertretungsstunde, kann nur der Pengueen-Admin erstellen. Gehen Sie genauso vor, wie oben beschrieben, beim Öffnen der Kategorie „Vertretungen“ ist die Ansicht leicht verändert.

    Über „Neuer Eintrag“ kann eine neue Vertretungsstunde angelegt werden, mit Angabe, wer vertreten muss und wer einspringen soll, welche Klasse, Stunde und welches Fach. Weiterhin sind hier Dokumente hinterlegbar, z. B. Lehrmaterial oder Hausaufgaben.

  • Pengueen für Schule und Kita

    Ein digitales Organisations- und Kommunikationstool kann viele Standardabläufe, die bisher analog angelegt waren, effizienter gestalten. Lehrkräfte müssen so weniger Zeit für administrative Aufgaben aufwenden. Für Eltern bietet Pengueen ebenfalls viele Funktionen. Viele Prozesse an Schulen, VHG, Ganztagsschulen, Kitas und Horten lassen sich so optimieren.

    Vom Vertretungsplan über Abholregelungen bis hin zu Schülerprofilen, Protokollab- lage oder Vorbereitung von Elterngesprächen. Pengueen ist dabei immer DSGVO- konform und dient somit auch als sichere Kommunikations-Tool für AGs und Projektgruppen. Eltern und Lehrer können hier aktiv in den direkten Austausch treten.

    Wir haben hier die wichtigsten Funktionen für Schulen, Kitas und ähnlich strukturierte Institutionen zusammengestellt.

    1) Vertretungsplan und Krankmeldung

    Pengueen bietet Ihnen einen übersichtlichen Vertretungsplan. Die Besonderheit: LehrerInnen können sich über Pengueen krankmelden. Diese Krankmeldungen sind mit dem Vertretungsplan verknüpft und lösen eine interne Benachrichtigung an das Sekretariat und die Vertretung aus. So kann flexibel und schnell auf Veränderungen reagiert werden. Eine solche Funktion gibt es auch für Eltern, die ihre Kinder krankmelden müssen. Statt vor der ersten Stunde in der Telefonwarteschleife festzuhängen, erreicht die Krankmeldung mit nur wenigen Klicks das Sekretariat und gleichzeitig die entsprechenden Lehrkräfte

    2) Protokolle, Anschreiben und Einladungen

    Sie können Protokolle oder Einladungen online ablegen und zugleich für gefilterte Gruppen freigeben und erhalten eine individuelle Abnahme/Lesebestätigung. Werden dabei Funktionen genutzt, bei denen Rückmeldung abgefragt werden, können diese über Pengueen ausgewertet werden. Das erspart die zeitaufwändige Auswertung von ausgefüllten Abfragezetteln.

    3) Interaktives Adressbuch

    Ein weiterer Vorteil von Pengueen besteht darin, dass Eltern ihre Kontaktinformationen selbst pflegen. So bleiben die Daten stets aktuell und werden alle 6 Monate durch Pengueen (SMS und Mail) automatisch validiert. Aber selbst wenn die Kontaktdaten veraltet sein sollten, erreichen wichtige Informationen immer alle Empfänger. Denn Nachrichten und Dokumente werden nicht an den klassischen E-Mail-Verteiler verschickt, sondern innerhalb von Pengueen hinterlegt und freigegeben. Gleiches gilt für Kontaktdaten. Diese sind nur für diejenigen Nutzer einsehbar, für die sich auch explizit freigegeben sind. Damit ist die Kontaktaufnahme und der Austausch untereinander aber nicht unterbunden. Im Nachrichtencenter können sich Nutzer innerhalb von Pengueen kontaktieren und benachrichtigen – ganz ohne Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

    4) Erweiterte Organisations-Tools für Lehrer

    • Neben Protokollablagen und Vertretungsplänen können Lehrer auch interne und öffentliche Termine anlegen sowie eine Knowledgebase zu führen (z.B. Verwaltung von Informationsblättern, Richtlinien, Lehrpläne).
    • Lehrkräfte werden benachrichtig, wenn sie irgendwo erwähnt werden (z.B. wenn der Vertretungsplan aktualisiert wurde).
    • Möglichkeit zum direkten Dialog zu jeder Kategorie und jedem Thema.
    • Jedem, dem eine Kategorie oder ein Thema freigegeben wurde kann dazu eine Notiz schreiben.
    • Sind Kategorien und Themen auch für Eltern freigegeben, wird hierdurch ein themenrelevanter Austausch mit den Eltern ermöglicht.
    • Benachrichtigungen bei Update in Notizfeldern.

    5) Dashboard für Mitarbeiter (Systemmeldungen)

    Administrierende Mitarbeiter (Schulleitung, Sekretariat, …) erhalten Benachrichtigungen über Aktualisierungen, Änderungen, Nachrichten etc.

    6) Abholregelungen

    Ein Kind sitzt im Sekretariat und möchte abgeholt werden. Aber wer ist denn abholberechtigt? Gut, dass es Pengueen gibt. Mit nur zwei Klicks sehen Sie, wer das Kind abholen darf. Darüber hinaus können in Pengueen weitere Regelungen und deren Abweichungen hinterlegt werden. Ist das Kind standardmäßig für die VHG oder den Hort gemeldet? Darf es bei Stundenausfall früher und eigenständig nach Hause? All diese Informationen haben Sie über Pengueen immer auf dem Smartphone griffbereit.

    7) Klassenfahrten

    Für die Organisation von Klassenfahrten hält Pengueen viele nützliche Funktionen bereit. Lehrkräfte haben durch die Schülerprofile nützliche Informationen zu ihren Schützlingen, beispielsweise zu Allergien, die Kontakte zu den Eltern und mehr. Da- rüber hinaus können hier auch Dokumente hinterlegt werden, die bei einer Klassenfahrt unverzichtbar sind, wie digitale Kopien des Impfpasses und der Krankenversicherungskarte sowie Kopien der Einverständniserklärungen der Eltern. Unterlagen die als Papierkopie viel Gewicht im Gepäck der Lehrkräfte ausmachen.

    8) Elternvertreter

    Elternvertreter erleichtern die zahlreichen Funktionen in Pengueen ihre Aufgaben. So können sie beispielsweise Kategorien zu Projekten wie dem Schulfest anlegen und in der Elternschaft Verantwortungen dazu vergeben – etwa wer für die Organisation der Getränke zuständig ist. Auch Protokollen könne in Pengueen ganz einfach zur Verfügung gestellt werden und Themen diskutiert werden. Alle anderen Eltern haben mit Pengueen direkten Kontakt zu den Elternvertretern und Zugriff auf für Sie freigegebene Dateien.

    9) Organisation und Planung

    Mit Pengueen erhalten Sie eine leicht bedienbare und auf die Bedürfnisse von Schulen zugeschnittene Plattform, die auf vielfältige Weise die Administration und Organisation von Schulen entlastet.

    Pengueen ist dabei keine starre Schulsoftware, sondern ein Digitalisierungswerkzeugkasten. Nicht die Lehrkräfte sollen sich nach einem Programm richten müssen, sondern umgekehrt. Pengueen ist in der Lage, sich den individuellen Bedürfnissen von Schulen und Kitas anzupassen.

    • Interaktives Adressbuch / Notfallkontakte
    • Schülerverwaltung
    • Schülerprofil (Allergien, Ernährung, Abholregelung …)
    • Einbeziehung der Eltern durch einfache Kommunikation
    • Aktuelles Adressbuch und Notfallkontakte
    • Protokoll- und Dokumentenablage
    • Freigabe von Dokumenten und Informationen
    • Knowledgebase für Informationen z.B. der Landesschulbehörde
    • Nachrichtencenter als universelles Kommunikationstool
    • Einladungen zu Veranstaltungen, Terminen, Rundschreiben
    • Vertretungsplan und Krankmeldungen
    • Planung und Organisation von Ganztagsschule, AGs, Projektwochen
    • Vorbereitung von Elterngesprächen (Kommentar-Funktion)

    Weiterführende Dokumente

    Pengueen in Schulen/Kita

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