Pengueen als Ratsinformationssystem

Die Arbeit des Gemeinderats kann mit digitalen Hilfsmitteln moderner und effizienter organisiert werden. Dazu braucht es nicht unbedingt eine kostspielige Software mit komplexem Funktionsumfang, sondern gefragt sind schlanke Lösungen, die schnell und einfach genutzt werden können. 

Seien wir mal ehrlich: Die IT-Infrastruktur in den Rathäusern vieler Gemeinden ist veraltet und ein Update mit hohen Kosten verbunden. Dateien und Dokumente liegen auf lokalen Festplatten herum, mobiles Arbeiten ist für viele Mitarbeiter in den Rathäusern Zukunftsmusik und der einzige digitale Kommunikationsweg ist die E-Mail. 

Reduziert auf das Wesentliche

Pengueen will nicht die bisherige IT in Rathäusern ersetzen, kann sie aber sehr gut ergänzen. Nicht überladen mit komplexen Funktionen, sondern schlank und reduziert auf das Wesentliche. 

Pengueen bietet Gemeinderäten und den Mitarbeitern in den Rathäusern digitale Hilfsmittel, die ihnen die tägliche Arbeit erleichtern. Dazu muss keine teure Software angeschafft oder installiert werden, sondern die Anmeldung bei Pengueen genügt. Pengueen ist ein sogenannter SAAS-Dienst (Software-As-A-Service) und ermöglicht cloudbasierte Zusammenarbeit. Auf jedem internetfähigen Rechner, Tablet oder Smartphone. 

Die Pengueen-Nutzer können sich dann miteinander vernetzen. Das ermöglicht ihnen nicht nur, Pengueen als gemeinsamen Nachrichtenkanal zu nutzen, sondern auch Dokumente abzulegen und gemeinsam auf diese zuzugreifen. Sie könne auch Gruppen bilden, um zu bestimmten Themen zu diskutieren. Beispielsweise die Agenda für die kommende Ratssitzung. 

Ratssitzungen gut organisieren 

Nicht nur die Agenda zu einer Sitzung oder Treffen kann in Pengueen besprochen und zentral für alle Teilnehmer angelegt werden. Es lässt sich auch das gesamte Einladungsmanagement organisieren. Angefangen vom Versand der Einladung zur Sitzung über Zu- und Absagen der Teilnehmer bis hin zur Nachbearbeitung, wenn Protokolle für alle zentral abgelegt werden oder Unterlagen nachgereicht werden sollen. 

Zu besseren Übersicht können Dokumente in Listen gesammelt, die über eine Volltextsuche verfügen. Bei Bedarf können Listeninhalte auch als PDF exportiert werden, um diese auszudrucken oder weiterzuleiten. 

Auch die eingeladenen Personen sind in einer übersichtlichen Liste erfasst. Dabei ist sofort zu erkennen, wer zu- oder abgesagt hat und bei wem eine Zu- oder Absage noch aussteht.

Sitzungskalender

Im Sitzungskalender können für alle Beteiligten die Termine dargestellt werden, die sie betreffen. Dabei lassen sich auch Listen mit dem Kalender verknüpfen. Wenn beispielsweise einer Liste ein Datumsfeld hinzugefügt wird, wird für diesen Zeitpunkt automatisch ein Kalendereintrag erstellt. Über den Kalendereintrag können Teilnehmer auch direkt auf die Termindetails zugreifen. 

Offene und geschlossene Informationsbereiche

Nicht öffentliche Informationen sind bei Pengueen gut aufgehoben. Alle Daten befinden sich auf sicheren Servern in Deutschland, das gesamte System ist komplett DSGVO-konform. Eine gute Usability sorgt dafür, dass auch nicht aus Versehen Informationen verbreitet werden. 

Darüber hinaus können Informationen aber auch Bürgern zur Verfügung gestellt werden. Diese könne sie entweder direkt in Pengueen einsehen, wenn sie sich bei Pengueen registriert haben, oder aber es werden in Pengueen Schnittstellen geschaffen, um beispielsweise zu veröffentlichende Sitzungsprotokolle auf die Gemeindewebsite einzuspielen. 

Darüber hinaus ist auch eine Abrechnung der Sitzungsgelder in Pengueen denkbar. 

Pengueen-Funktionen für ein Ratsinformationssystem

  • Sicherer Austausch über das Nachrichtencenter 
  • Dokumentenablage für z.B. Sitzungsvorlagen
  • Dokumentenlisten
  • Kalenderfunktion
  • Einladungsliste inkl. Zu- oder Absage
  • Protokollablage
  • geschlossene Bereich für nicht öffentliche Informationen 
  • Veröffentlichung von Ergebnissen in Pengueen
  • DSGVO-konform

Pengueen ist das schlanke und komfortable Ratsinformationsystem für Gemeinden und Kommunen. Reduziert aufs wesentliche und doch ausbaufähig. 

Sprechen Sie uns an. Wir passen Pengueen gerne an ihre Anforderungen an, damit Sie genau die Funktionen bekommen, die Sie und Ihre Kollegen benötigen. 

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