Beweissichere Baustellen-Dokumentation

„Wir wollen Dächer decken. Ich möchte, dass meine Mitarbeitenden abends, wenn sie die Baustelle verlassen, einfach mit ihrem Smartphone ein paar Fotos machen.

So können sie nicht nur den Baufortschritt dokumentieren. Es ist auch ein guter Nachweis, dass die bestehenden Anforderungen fachgerecht umgesetzt wurden. Und falls am nächsten Tag mal etwas fehlen sollte.“

Soweit der Wunsch von Dachdeckermeister Frank Schildhauer aus Potsdam-Drewitz, der nach einer praktikablen Lösung zur beweissicheren Dokumentation des Baufortschritts suchte.

Seine Ansprechpartner Kerstin Bravo und Marvin Hänsel beim Zukunftszentrum der Handwerkskammer konnten ihm mehrere passende Lösungen empfehlen. Letztlich jedoch entscheidet sich Frank Schildhauer für die flexible Lösung von Pengueen.

Schnell war mit dem Pengueen Baukasten die Baustellen-Dokumentation erstellt.

Sie besteht aus zwei Teilen: ein Abschnitt für den Auftrag und einen für die Durchführung.

Im Auftragsbereich kann die Dachdeckerfirma z.B. Aufmaßskizzen, Gefährdungsbeurteilungen, Analyseprotokolle oder Entsorgungsnachweise hinterlegen.

Im Bereich Durchführung kann jeder Arbeitstag mit einem Text und Fotos dokumentiert werden.

Das Ganze funktioniert mit wenigen Klicks vom Smartphone aus.

Die Kunden bekommen auch einen Zugriff, wo sie in ihrem Bereich jederzeit den Baufortschritt einsehen können.

Wer will nicht abends auf dem Sofa checken, wie es auf der Baustelle am neuen Haus vorangeht?

Diese Arbeitsschritte erleichtert Pengueen:

• Rechtssichere Dokumentation des Auftrags
• Rechtssichere Dokumentation des Baufortschritts
• Information der Kunden über Baufortschritt

Ein weiteres Plus: die Zusammenarbeit zwischen Büro, Baustelle und Kunden wird vereinfacht.

Schluss mit hinter her telefonieren, Mails verschicken und Fotos in Dokumentationen einfügen.

Stattdessen ganz einfach und unkompliziert:

• Austausch in Echtzeit
• Baustellen-Info ohne Papier
• Upload von Bildern und Dateien
• Chatfunktion

Wie genau funktioniert Pengueen als Digitalisierungs-Plattform?

Ist der Zugriff remote möglich?

Wie kann ich Tools anlegen und mit anderen teilen?

Auf alle diese und noch viel mehr Fragen findest du Antworten in unseren FAQs.

Sascha Landowski, Gründer & Geschäftsführer
sascha.landowski@pengueen.de
0151 72 61 14 07

Mira Hertle, Digitalisierungsberaterin 
mira.hertle@pengueen.de
0176 47 39 66 97

Beim heutigen Stand muss es nicht bleiben.

In Zukunft sind viele Varianten möglich, wie die Baustellen-Dokumentation erweitert werden kann.

Oder auch, wie man Pengueen für weitere Prozesse in Handwerksbetrieben einsetzen kann.

Hier eine kleine Auswahl von Möglichkeiten.

Du brauchst digitale Unterschriften? Zum Beispiel für eine Auftragsbestätigungen oder das Abzeichnen der Baustellendokumentation?

Kein Problem: Pengueen bietet digitale Unterschriften ohne komplizierte Technik.

Egal, ob von der Baustelle oder im Büro. Du entscheidest, ob dein Kunde mit einem Klick bestätigt oder in ein Zeichenfeld schreibt.

Übrigens: digitale Unterschriften sind rechtskräftig, sobald man sich auf diese Form der Unterschrift mit den anderen Parteien verständigt hat.

Noch ist digitale Zeiterfassung für Handwerksbetriebe keine Pflicht. Solange du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter:innen in der Form deiner Wahl erfasst, passt alles.

Trotzdem macht es Sinn, jetzt schon aktiv zu werden. Du sparst das manuelle Erfassen mit dem Stundenzettel, die Auswertung und Archivierung.

Und mit Pengueen geht es ganz leicht: die Mitarbeiter :innen können ihre Arbeitszeiten mit wenigen Klicks dokumentieren.

Egal, ob von der Baustelle oder im Büro. Je Baustelle oder gesammelt für jeden Mitarbeitenden.

WhatsApp und Co. werden gern für die Kommunikation im Team genutzt – da machen auch Handwerksbetriebe keine Ausnahme.

Der Nachteil: der Austausch ist nicht DSGVO-konform und unübersichtlich. Nach kurzer Zeit weiß niemand mehr, zu welchem Auftrag welches Bild gehört hat, das im Chat verschickt wurde.

Einfacher geht es mit Pengueen. Das integrierte Nachrichtencenter funktioniert wie ein Messenger. In Gruppen- und Einzelchats kann man sich austauschen.

Natürlich DSGVO-konform. Wenn sehr viele kundenbezogene Nachrichten ausgetauscht werden sollen, kann das über Kundenakten laufen, wo dann direkt alle Bilder und wichtigen Informationen abgelegt sind.

Pengueen kann auch als Intranet und Mitarbeiter-App genutzt werden. Du kannst dein Team über wichtige Neuigkeiten informieren und zum Beispiel wichtige Infos abfragen, wie das Vorlegen eines aktuellen Führerscheins.

Viele Dokumente werden im Alltag immer wieder gebraucht.

Wenn die Mitarbeiter:innen unterwegs sind, ist der Zugriff oft umständlich. Statt Dokumente hin- und herzuschicken, kann man mit Pengueen ganz einfach eine Dateiablage erstellen.

Dort könnt ihr alle wichtigen Unterlagen und Vorlagen eurer Firma ablegen. Alle Mitarbeiter:innen können dann jederzeit von überall darauf zugreifen.

Die Ablage ist DSGVO-konform und unsere Server stehen in Deutschland. Eure Daten sind also bestmöglichst gesichert.

Dein Betrieb hat mit der Zeit eigene Prozesse entwickelt? Die funktionieren gut und du willst genau die in einer Software wieder finden?

Dann ist Pengueen die perfekte Lösung.

Mit dem Pengueen Software Baukasten kannst du deine eigenen digitalen Hilfsmittel bauen.

Egal, ob Auftragsübersichten, Urlaubsanträge, Krankmeldungen und vieles mehr.

Mit Pengueen und den klaren Vorstellungen von Dachdeckermeister Schildhauer und seinem Team konnten wir in kurzer Zeit eine simple Baustellen- und Auftrags-Dokumentation entwickeln.

Sie basiert auf den Wünschen des Teams, passt sich an deren Prozesse an und nicht umgekehrt.

Und ist mittlerweile seit mehreren Jahren erfolgreich im Einsatz.

Das zeigt: wir dürfen auf die Expertise der Menschen vertrauen, die wissen, welche digitalen Tools sie unterstützen. Und mit Pengueen können wir sie schnell und funktionierend bauen.