Categories: Hilfsmittel, Pflege

Eine “Digitale Patientenakte” für die GFG in Angermünde

22. October 2021

Zuerst entwickelte Pengueen für die Gesellschaft für Gesundheit und Familie MbH (GFG) digitale Hilfsmittel zur alltäglichen Organisation. Heute gibt es sogar eine digitale Stammdatenakte auf Basis von Pengueen und einen eigenen Pengueen-Beauftragten im Unternehmen.

Die knapp 70 Mitarbeiter_innen von Anja Pfeifer sind immer dort zur Stelle, wo schnelles Handeln gefragt ist. Beispielsweise wenn für Jugendliche und Kinder in Notsituationen eine Krisenintervention notwendig ist. Die Gesellschaft für Familie und Gesundheit (GFG) mit Sitz in Angermünde bietet an mehreren Standorten in Brandenburg Stationäre und ambulante Jugendhilfe und Unterstützung für Familien und Eingliederungshilfe für Behinderte. Außerdem gehört zu ihrem Angebot auch Pflege, besonders wenn es um erkrankte Kinder geht.

„Software muss uns die Arbeit erleichtern und Zeit sparen, nicht umgekehrt. Wir haben ganz andere Herausforderungen, als uns in digitale Programme einzuarbeiten. Es muss funktionieren. Also bitte nicht noch eine Software-Schulung.“

Anja Peifer, Geschäftsführerin GfG

Die gab es mit anderen Branchen- und Abrechnungslösung schon genug. Anja Pfeifer ist nicht nur Geschäftsführerin der GFG, sondern auch Dozentin bei der PEQ-Akademie für Pflege. Die PEQ setzt Pengueen seit einiger Zeit zu Schulungszwecken beim Coaching sowie der Fort- und Weiterbildung ein. Da war es kein weiter Weg, dass Pengueen Gründer Sascha Landowski die GFG in Angermünde besuchte. „Das war ein super Termin“, berichtet er. „Bei der GFG verstand man das Pengueen-Prinzip sofort und wir haben möglichst schnell erste Funktionen zu entwickelt.“

Über die GFG Angermünde

Die 2014 gegründete Gesellschaft für Gesundheit und Familie mbH ist ein Sozialdienstleister, deren Wirkungskreise von ambulanter und stationärer Kinder- und Jugendhilfe, über familienbegleitende und familienentlastende Dienste, Eingliederungshilfe für Menschen mit Behinderungen bis hin zur Kinderkrankenpflege und Beratung von Familien mit pflegebedürftigen Kindern reicht.

Es geht vielmehr darum, passgerechte und ganzheitliche Hilfeangebote zu kreieren, die an die individuellen Bedarfe der Menschen angepasst sind. Die Hilfen werden ähnlich wie in einem Baukastensystem bedarfsgerecht “zusammen gesteckt“. So ist es möglich in den einzelnen Bereichen flexibel auf veränderte Bedarfe zu reagieren.

Das multiprofessionelle Team setzt sich zusammen aus SozialpädagogInnen, ErzieherInnen, HeilerziehungspflegerInnen, TherapeutInnen, Gesundheits- und (Kinder-)KrankenpflegerInnen und Verwaltungs- und Wirtschaftskräften.Die Geschäftsführerin ist Sozialpädagogin und Juristin.

Individualisierte Tools schlagen Standard-Software

Vor allem sollten die zeitraubenden bürokratischen Prozesse digitalisiert werden. Arbeitsberichte können jetzt schnell mit entsprechenden und individuellen Notizen eingegeben werden. Schon hier konnten die Mitarbeiter_innen der GFG ihre Vorschläge einbringen, damit die Funktionalität zu ihrem Workflow passt. „Vor allem brauchten wir etwas, mit dem wir nicht nur digital erfassen können, sondern auch behördenkonform ausdrucken können“, berichtet Anja Pfeifer. Diese Möglichkeit hätte sie bisher vermisst, sodass die Informationen von der digitalen Plattform händisch für die Sozialbehörde händisch in Formularbögen übertragen werden mussten. „Das macht dann die Zeitersparnis einer digitalen Plattform zunichte“, ärgert sich Anja Pfeifer.

„Mit Pengueen haben wir nun eine kompatible Lösung gefunden und können ohne Umwege zum Beispiel Arbeitsberichte für das Amt ausdrucken.“

Schnell gab es mit Pengueen weitere digitale Helfer im Arbeitsalltag der GFG. Beispielsweise eine Covid19-Test-Terminorganisation, Inventarlisten, Protokollfunktionen, ein digitales Unfallbuch mit integrierter Foto-Funktion und eine kleines effektives Event-Tool, mit dem das sommerliche Grillfest an der frischen Luft und andere Veranstaltungen geplant werden können – inklusive Einladungsmanagement und Aufgabenverteilung. Der Terminkalender für die Belegung der Firmenwagen wird derzeit entwickelt. Immer mehr Funktionen werden so aus der vorhandenen Branchensoftware auf Pengueen übertragen.

Beispiel “Terminslots”: Hier können Mitarbeiter einsehen, welche Zeitfenster bei Kollegen noch frei sind, um sich bei Ihnen einzubuchen. 

Stammdatenakte

Darüber hinaus werden mit Pengueen für die einzelnen GFG-Klienten digitale Stammdatenakten angelegt – ähnlich wie bei viel diskutierten digitalen Patientenakte.  In dieser Kategorie Gesundheitsdaten und Dokumente erfasst werden: Versicherer und Versichertennummer, Kostenträger, Dokumente, Kontaktliste für Vormund und Sorgeberechtigte, Atteste, Rezepte, Therapiemaßnahmen, Wunddokumentation und vieles mehr.

In der Stammdaten-Akte können persönliche Daten, Infos zu Kostenträgern wie Kranken- Pflegekassen und Informationen samt Dokumenten zur medizinischen Versorgung sicher hinterlegt werden.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Sofortiger Zugriff auf wichtige Informationen, wenn es etwa in Krisensituationen schnell gehen muss, und viel weniger Papier. „Es ist ja tatsächlich so, dass wir mit Rucksack oder Hackenporsche zu Behördenterminen fahren,“ so Anja Pfeifer. Das soll bald der Vergangenheit angehören. Die wichtigsten Dokumente werden nach wie vor als Hardcopy mitgenommen, alles andere kann dann bei Bedarf digital in Pengueen nachgeschlagen werden.

Mitarbeiter möchten mehr Pengueen

„Mit Pengueen haben wir nun einen Partner, mit dem wir unsere Vorstellungen umsetzen lassen können. Wir müssen uns nicht mehr nach der Software richten, sondern sie richtet sich nach uns.“

Das hat besonders für Unternehmen wie die GFG Vorteile, denn hier kommen verschiedenen Gewerke, für die es einzelne Branchenlösungen gibt, die dann alle parallel genutzt und gepflegt werden müssen. Ein Mehraufwand, der mit Pengueen vermieden werden kann, denn die Hilfsmittel sind praktisch auf alle Branchen übertragbar.

„Da wir für vieles Bedarfe bereits Basis-Funktionen entwickelt haben, könne wir sehr schnell unsere Hilfsmittel für jeden Kunden individualisieren. Der Nutzen ist höher als der Aufwand der Zusammenarbeit auf Augenhöhe.“

Sascha Landowski

Anja Pfeifer kann das aus ihrer Perspektive bestätigen: „Das funktioniert so gut, dass mittlerweile unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind, die sich mehr Pengueen-Funktionen wünschen.“

Der Pengueen-Beauftragte

Mittlerweile gibt es auch einen speziellen Pengueen-Beauftragten bei der GFG. „Unser Auszubildender Niklas koordiniert bei uns die Zusammenarbeit mit Pengueen“, so Anja Pfeifer. „Als Schnittstelle gibt er unser Feedback, Fragen und Wünsche nach neuen Funktionen direkt an die Entwickler bei Pengueen weiter.“ Dafür reist er auch einmal in der Woche ins Pengueen-Office nach Potsdam.

Der Austausch geht laut Sascha Landowski in der Zusammenarbeit in beide Richtungen:

„Zum einen erfahren wir, was wirklich an digitaler Unterstützung benötigt und gewünscht ist. Zum anderen lernen die Menschen digital zu denken und was mit Software alle möglich ist.“

Sascha Landowski

Dieser gegenseitige Lernprozess ermögliche es erst, immer passendere und damit bessere digitale Hilfsmittel zu entwickeln.

Kommunikation für mehr Zusammenhalt

Nicht zuletzt ist Pengueen bei allen organisatorischen Funktionen immer auch Kommunikationskanal. „Da wir an mehreren Standort vertreten sind und auch mit externen Freiberuflern zusammenarbeiten, ist das auch ein Grund für uns, Pengueen zu nutzen“, so Anja Pfeifer. Sie nennt gleichmehrere Vorteile: Neue Mitarbeiter können sich – anders als etwas bei Messengern wie WhatsApp – auch rückwärts in den Pengueen-Chronologie lesen, um sich auf den aktuellen Stand zu bringen, externe Mitarbeiter werden ortsunabhängig in die Kommunikation eingebunden, startortübergreifend schließen sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu ihren Aufgabenfeldern zusammen – schließlich gibt zum Beispiel ambulante und stationäre Jugendhilfe der GFG nicht nur in einer Stadt. „Durch den stetigen Informationsaustausch wird dieZusammenarbeit im gesamten Unternehmen verbessert”, so Pfeifer. Beispiel: Früher hat Anja Pfeifer manchmal erst beim nächsten Meeting erfahren, wenn ein Kind ins Krankenhaus eingeliefert wurde. Jetzt hat sie die Meldung fast in Echtzeit auf dem Desktop oder Handy.

Der Einsatz von Pengueen bei der  GFG zeigt erneut, dass individualisierte Software standardisierte Branchensoftware bei nicht so eine hohe Akzeptanz bei den Beschäftigten erzielen wie individualisierte Lösungen, die die Mitarbeiter in die Entwicklung mit einbeziehen.

🎥  Demo Stammdatenakte

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