Klienten-Akte und Fallübersicht

“Kann Pengueen eigentlich auch Fallmanagement?”

Mit dieser Frage startete die Zusammenarbeit mit dem sozialen Dienstleister iSo e.V. im Fallmanagement.

Der Verein ist in der sozialen Arbeit in Bamberg und Nürnberg tätig.

Eine seiner Aufgaben: im Projekt Aktiv Menschen beraten, die von Langzeitarbeitslosigkeit betroffen sind.

Diese Begleitung muss intern und für die Bundesagentur für Arbeit dokumentiert werden.

Und genau hier gab es Verbesserungsbedarf: die genutzte Software für das Fallmanagement war teuer, kompliziert und ihr fehlten Funktionen.

Das Ergebnis: die Einarbeitung in die Software kostete sehr viel Zeit, führte immer wieder zu Nachfragen und es entstanden Fehler aufgrund einer unflexiblen Nutzerführung. Parallel wurden Excel-Tabellen gepflegt.

Der iSo e.V. nutzte Pengueen schon für die Steuerung des Projekts Demokratie leben!.

Daher war schnell klar: Pengueen kommt auch bei Aktiv zum Einsatz.

„Früher musste ich meinen Kollegen immer wieder erklären, wie die Software richtig zu nutzen ist. Das hat viel Zeit gekostet, die mir für Klienten gefehlt hat. Mit Pengueen konnten sie einfach los legen.“

Nicole Strätz, Projektkoordination Aktiv

Digitale Kundenakte mit wenigen Feldern

Besonders wichtig war der Aufbau einer digitalen Kundenakte, die nur noch die wirklich nötigen Inhalte abfragt. Die Projektkoordinatorinnen Ann-Kathrin Ott und Nicole Strätz hatten sofort einen Vorschlag parat, wie die Kundenakte aussehen soll.

Dieser konnte in Pengueen schnell gebaut werden. Das gesamte Aktiv-Team konnte darauf sein Feedback geben und schnell war die Kundenakte startklar.

Die Akte war kurz und knapp gehalten mit drei Reitern:

  • Stammdaten von Kunden und Betreuer
  • Info-Paket: Unterlagen für den Kunden
  • Einzeltermine: Terminübersicht der Termine
Stammdaten in der Kundenakte von Aktiv

Die Übersicht der Einzeltermine ist besonders praktisch für Vertretungen: wenn jemand aus dem Team ausfällt, kann ich mit einem Klick auf die Übersicht sehen, woran bisher gearbeitet wurde.

Ann-Kathrin Ott, Projektkoordination Aktiv
Übersicht der einzelnen Termine während der Aktiv Maßnahme

Kunden haben Zugriff auf ihre Daten

Das Besondere an Pengueen: wenn Daten für Menschen angelegt oder gespeichert werden, haben diese Menschen darauf Zugriff.

So will es die DS-GVO und auch unser ethischer Anspruch.

Daher haben auch die Kunden des Aktiv-Programm Zugriff auf ihre eigene Akte. So können sie jederzeit sehen, was dokumentiert wird und auf Unterlagen zugreifen.

Das erhöht die Transparenz in der Zusammenarbeit und das Engagement der Teilnehmer.

Anfangs fanden wir die Vorstellung ungewohnt, dass die Teilnehmer ihre Daten einsehen können. Aber jetzt sind wir begeistert: die Teilnehmer haben dadurch einen ganz anderen Bezug zum Programm und bringen sich aktiver mit ein.

Nicole Strätz, Projektkoordination Aktiv
Jeder Teilnehmer am Aktiv Programm hat Zugriff auf seine eigenen Fallakten

Digitale Fallübersicht löst Excel ab

Bisher wurde eine Übersicht der Teilnehmer an Aktiv in Excel gepflegt. Sie zeigte, welche Teilnehmer aktuell betreut werden und welche bald starten.

Der Wunsch der Aktiv Mitarbeiter: alles an einem Ort haben und nicht zwischen Excel und Software hin- und her springen müssen.

Schnell war auch diese Übersicht in Pengueen gebaut und ist mit einem Klick für alle Aktiv Teammitglieder erreichbar.

Pengueen kann von jedem mobilen Gerät aufgerufen werden, egal ob PC, Handy oder Tablet. So haben die Mitarbeiter auch unterwegs und im Home Office Zugriff.

Was mich an Pengueen begeistert hat, ist wie schnell und einfach alles ging. Kurz nach dem Kick-Off Gespräch haben wir schon eine erste Version unserer digitalen Hilfsmittel bekommen, die wir dann nochmal im Team optimieren konnten. Danach ging es direkt im Live-Betrieb los. Keine langen Schulungen, keine Installation und komplizierten Einrichtungsschleifen.

Andreas Jägler, Leitung Bildung &Teilhabe iSo e.V.

Einfache Daten-Aufbereitung für Arbeitsagentur

Das Aktiv Programm kann jederzeit durch die Arbeitsagentur offiziell überprüft werden.

Dabei müssen für jede Maßnahme alle Termine einschließlich der genauen Stunden und konkreten Inhalte nachgewiesen werden.

Dafür wurde in Pengueen eine pdf-Vorlage gebaut, die genau diese Daten je Fall mit einem Klick ausgibt.

So kann der iSo e.V. im Fall einer Prüfung schnell die nötigen Daten zusammen stellen anstatt einzelne Inhalte in eine Excel Tabelle zu übertragen und nachzubearbeiten.

Fallmanagement mit Pengueen: deine Vorteile

  • Genau die Inhalte, die du brauchst
  • Keine aufwändige Schulung
  • Keine Installation
  • Zugriff auf Daten von unterwegs und in Echtzeit
  • Lizenzen monatlich kündbar und veränderbar
  • Kleine Auswahl möglicher Funktionen
    • Falldokumentation mit Kundenakte
    • Datenausgabe als pdf für externe Partner
    • Maßnahmen-Organisation
    • Zugang für Teilnehmer:innen
Ich will mich kostenlos beraten lassen.
Was kostet Pengueen?