Anfrage, Einsatzplanung, Kommunikation und Nachweis online

Zwei Frauen sitzen nebeneinander mit Schreibblöcken und lächeln sich an

Sprachmittler-Programme sind extrem wertvoll für die Menschen, die davon profitieren. Doch die Koordination kostet viel Zeit und Nerven:

  • Anfragen bearbeiten und übertragen
  • Passende Dolmetscher:innen suchen
  • Aufträge bestätigen
  • Rückfragen klären…

Und eine eigene Software dafür programmieren zu lassen, ist teuer, aufwendig und langwierig.

Was tun? Vor dieser Frage stehen viele Träger von Sprachmittler-Programmen.

Eine einfache digitale Lösung für Sprachmittler-Programme bietet Pengueen.

Interessant

Quelle: Statista

Wie funktioniert Pengueen für Sprachmittler-Programme?

Mit der digitalen Plattform Pengueen werden alle Prozesse um den Sprachmittler-Einsatz online gesteuert.

Der Prozess mit Pengueen ist besonders einfach, weil für jede Vermittlung nur ein Datensatz angelegt wird.

Je nach Fortschritt hat die Vermittlung einen anderen Status (angefragt, zugeordnet…).

Die betroffenen Personen (Kund:innen, Verwaltung, Dolmetscher:innen…) können zum richtigen Zeitpunkt darauf zugreifen.

So entfällt das Kopieren und Übertragen von Daten, es passieren weniger Fehler, die Auswertung ist leichter und einige Arbeitsschritte können von den Dolmetscher:innen und Auftraggeber:innen selbst übernommen werden.

Grafik, die zeigt, dass der Vermittlungs-Prozess im Zentrum steht und welche Personen zu welchem Zeitpunkt darauf zugreifen
Sprachlotsen Prozess in Pengueen

Features (Auszug)

Online-Anfrage für Dolmetscher:innen

Einsätze der Dolmetscher:innen werden über ein Online-Formular angefragt. Das Formular kann in die Website des Sprachmittler-Programms eingebunden sein. Die Anfrage ist dann direkt in Pengueen gespeichert. So entfällt das Übertragen der Anfrage an eine andere Stelle.

Profile für Dolmetscher:innen

Die Sprachmittler:innen bekommen einen individuellen Zugriff auf die Plattform. So können sie ihr Profil selbst pflegen und aktuell halten. Sie können z.B. angeben, welche Sprachen sie anbieten, wann sie normalerweise Zeit haben oder wenn sie im Urlaub sind. Dadurch sparen sich die Mitarbeiter:innen der Sprachvermittlung Zeit und die Profile sind aktuell.

Profile für Auftraggeber

Auftraggeber:innen können ihre Stammdaten selbst pflegen. Diese Daten können automatisch in eine neue Anfrage übernommen werden. So sparen sie sich Zeit beim Erstellen einer Anfrage.

Matching von Aufträgen und Dolmetscher:innen

Das Suchen von passenden und verfügbaren Dolmetscher:innen ist aufwändig. In Pengueen gibt es ein automatisches Matching. Das heißt, alle Dolmetscher:innen, die zeitlich und sprachlich zum angefragten Einsatz passen, werden angezeigt.

Optional kann das Matching auch so gestaltet werden, dass die Dolmetscher:innen eine Information über neue Anfragen bekommen und sich eigenständig beim Auftraggeber melden können.

Digitale Bestätigung von Einsätzen

Erfolgte Einsätze können vom Kunden per digitaler Unterschrift direkt nach dem Einsatz bestätigt werden.

Bewertungen von Dolmetscher:innen und Auftraggeber:innen

Dolmetscher:innen und Auftraggeber:innen können bewertet werden, um mehr Transparenz und Qualität zu schaffen.

Bereitstellung von Unterlagen für die Rechnungslegung

Für die Rechnungslegung relevante Daten, wie der Einsatz-Tag, die Dauer oder der / die Auftraggeber:in sind in Pengueen hinterlegt und können für die Rechnungslegung verwendet werden.

Reporting

Es sind beliebige Auswertungen möglich. Zum Beispiel nach Einsätzen, Dolmetscher:innen, Sprachen…

Übersicht der Einsätze in Pengueen

Gut zu wissen

Wir passen Pengueen an Ihre Prozesse an. Sie können gleichzeitig alle bestehenden Features nutzen.

Es ist keine Installation nötig. Jeder kann online von überall auf die Plattform zugreifen.

Auftraggeber:innen und Dolmetscher:innen können beliebig intensiv eingebunden werden.

Pengueen ist mehrsprachig und lässt sich leicht durch weitere Sprachen ergänzen. Aktuell arbeiten wir mit Sprachmittlern an Übersetzungen in mehreren Sprachen.

Welche Kosten fallen an?

  • Auftraggeber:innen nutzen Pengueen kostenlos.
  • Für die Dolmetscher:Innen fällt eine Monatspauschale von 79,- € netto an.
  • Die Mitarbeiter:Innen der Verwaltung brauchen jede:r eine Lizenz á 7,90 € netto / pro Monat.
  • Workshop: damit wir uns in Ihre konkreten Prozesse und Anforderungen einarbeiten können, benötigen wir in der Regel einen 2-tägigen Workshop (bei Ihnen vor Ort).

  • Darüber hinaus fallen keine weiteren (Einrichtung-, Installations-, Schulungs-) Kosten an.
  • Sollten Sie spezielle und individuelle Anforderungen haben, können wir auch diese gerne realisieren. Hierfür können weitere Entwicklungskosten anfallen – kam bisher bei den Sprachmittlern aber noch nicht vor

Das Wichtigste in Kürze

  • Digitale Plattform für Sprachmittler-Programme
  • Keine aufwändige Schulung
  • Keine Installation
  • Zugriff auf Daten von unterwegs und in Echtzeit
  • Günstiger und schneller als eine eigene Programmierung
  • Viele praktische Features
    • Online-Anfrage
    • Auftrags-Matching
    • Dolmetscher:innen Profile
    • Reportings
Ich will mich kostenlos beraten lassen.
Was kostet Pengueen?