Die erfolgreichsten digitalen Hilfsmittel vom Pflegedienst GfG

Mitarbeiter der GfG in Angermünde

Die knapp 70 Mitarbeiter_innen von Anja Pfeifer sind immer dort zur Stelle, wo schnelles Handeln gefragt ist. Beispielsweise wenn für Jugendliche und Kinder in Notsituationen eine Krisenintervention notwendig ist.

Die Gesellschaft für Familie und Gesundheit (GFG) mit Sitz in Angermünde bietet an mehreren Standorten in Brandenburg stationäre und ambulante Jugendhilfe, Unterstützung für Familien und Eingliederungshilfe für Behinderte. Außerdem gehört zu ihrem Angebot Pflege, besonders wenn es um erkrankte Kinder geht.

Anja Pfeifer ist nicht nur Geschäftsführerin der GFG, sondern auch Dozentin bei der PEQ-Akademie für Pflege. Die PEQ setzt Pengueen seit einiger Zeit zu Schulungszwecken beim Coaching sowie der Fort- und Weiterbildung ein.

Da war es kein weiter Weg, dass Pengueen Gründer Sascha Landowski die GFG in Angermünde besuchte. „Das war ein super Termin“, berichtet er. „Bei der GFG verstand man das Pengueen-Prinzip sofort und wir haben schnell erste Funktionen entwickelt.“

„Software muss uns die Arbeit erleichtern und Zeit sparen, nicht umgekehrt. Wir haben ganz andere Herausforderungen, als uns in digitale Programme einzuarbeiten. Es muss funktionieren. Also bitte nicht noch eine Software-Schulung.“

Anja Pfeifer, Geschäftsführerin GfG

Daten müssen endlich nicht mehr doppelt erfasst werden

Allen voran sollten die zeitraubenden bürokratischen Prozesse digitalisiert werden. Arbeitsberichte können jetzt schnell mit entsprechenden und individuellen Notizen eingegeben werden. Schon hier konnten die Mitarbeiter_innen der GFG ihre Vorschläge einbringen, damit die Funktionalität zu ihrem Workflow passt. Wichtig war vor allem der behördenkonforme Ausdruck.

Diese Möglichkeit hatte bisher gefehlt, sodass die Informationen von der digitalen Plattform händisch für die Sozialbehörde händisch in Formularbögen übertragen werden mussten. „Das macht dann die Zeitersparnis einer digitalen Plattform zunichte“, ärgert sich Anja Pfeifer. Mit Pengueen können die Unterlagen jetzt für das Amt direkt gedruckt werden.

Vor allem brauchten wir etwas, mit dem wir nicht nur digital erfassen können, sondern auch behördenkonform ausdrucken können. Mit Pengueen haben wir nun eine kompatible Lösung gefunden und können ohne Umwege zum Beispiel Arbeitsberichte für das Amt ausdrucken

Anja Pfeifer, Geschäftsführerin GfG

Die GfG entwickelt kurzerhand ihre eigene Stammdaten-Akte

Schnell gab es mit Pengueen weitere digitale Helfer im Arbeitsalltag der GFG. Beispielsweise eine Covid19-Test-Terminorganisation, Inventarlisten, Protokollfunktionen und ein digitales Unfallbuch mit integrierter Foto-Funktion.

Darüber hinaus werden mit Pengueen für die GFG-Klienten digitale Stammdatenakten angelegt. Ähnlich wie bei der viel diskutierten digitalen Patientenakte. Darin können Gesundheitsdaten und Dokumente erfasst werden: Versicherer und Versichertennummer, Kostenträger, Dokumente, Kontaktliste für Vormund und Sorgeberechtigte, Atteste, Rezepte, Therapiemaßnahmen, Wunddokumentation u.v.m.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Sofortiger Zugriff auf wichtige Informationen, wenn es etwa in Krisensituationen schnell gehen muss, und viel weniger Papier. „Es ist ja tatsächlich so, dass wir mit Rucksack oder Hackenporsche zu Behördenterminen fahren,“ so Anja Pfeifer.

Das soll bald der Vergangenheit angehören. Die wichtigsten Dokumente werden nach wie vor als Hardcopy mitgenommen, alles andere kann dann bei Bedarf digital in Pengueen nachgeschlagen werden.

Da wir für viele Bedarfe bereits Basis-Funktionen entwickelt haben, können wir sehr schnell unsere Hilfsmittel für jeden Kunden individualisieren.

Anja Pfeifer, Geschäftsführerin GfG
Stammdaten-Akte für Kunden der GfG mit Pengueen
In der Stammdaten-Akte können persönliche Daten, Infos zu Kostenträgern wie Kranken- Pflegekassen und Informationen samt Dokumenten zur medizinischen Versorgung sicher hinterlegt werden.

Mitarbeiter möchten mehr Pengueen

„Mit Pengueen haben wir nun einen Partner, mit dem wir unsere Vorstellungen umsetzen lassen können. Wir müssen uns nicht mehr nach der Software richten, sondern sie richtet sich nach uns.“

Das hat besonders für Unternehmen wie die GFG Vorteile, denn hier kommen verschiedene Gewerke zusammen, für die es einzelne Branchenlösungen gibt, die dann alle parallel genutzt und gepflegt werden müssen. Ein Mehraufwand, der mit Pengueen vermieden werden kann, denn die Hilfsmittel sind praktisch auf alle Branchen übertragbar.

Anja Pfeifer kann das aus ihrer Perspektive bestätigen: „Das funktioniert so gut, dass mittlerweile unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind, die sich mehr Pengueen-Funktionen wünschen.“

Mittlerweile gibt es auch einen speziellen Pengueen-Beauftragten bei der GFG. „Unser Auszubildender Niklas koordiniert bei uns die Zusammenarbeit mit Pengueen“, so Anja Pfeifer. „Als Schnittstelle gibt er unser Feedback, Fragen und Wünsche nach neuen Funktionen direkt an die Entwickler bei Pengueen weiter.“

Kommunikation für mehr Zusammenhalt

Nicht zuletzt ist Pengueen bei allen organisatorischen Funktionen immer auch Kommunikationskanal. Anja Pfeifer nennt gleich mehrere Vorteile für die Nutzung von Pengueen: Neue Mitarbeiter können – anders als etwas bei Messengern wie WhatsApp – auch rückwärts in den Pengueen-Chronologie lesen, um sich auf den aktuellen Stand zu bringen.

Externe Mitarbeiter werden ortsunabhängig in die Kommunikation eingebunden. Standortübergreifend schließen sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu ihren Aufgabenfeldern zusammen.

Schließlich gibt zum Beispiel ambulante und stationäre Jugendhilfe der GFG nicht nur in einer Stadt. Früher hat Anja Pfeifer manchmal erst beim nächsten Meeting erfahren, wenn ein Kind ins Krankenhaus eingeliefert wurde. Jetzt hat sie die Meldung fast in Echtzeit auf dem Desktop oder Handy.

Der Erfolg von Pengueen bei der GFG zeigt, dass die Beschäftigten individualisierte Software, die sie in die Entwicklung einbezieht, viel stärker akzeptieren als standardisierte Branchensoftware.

“Da wir an mehreren Standorten vertreten sind und auch mit externen Freiberuflern zusammenarbeiten, ist das auch ein Grund für uns, Pengueen zu nutzen.”

Anja Pfeifer, Geschäftsführerin GfG

Die TOP 10 Hilfsmittel der GfG

  • Covid19-Test-Terminorganisation
  • Inventarlisten
  • Protokollfunktionen
  • Digitales Unfallbuch mit integrierter Foto-Funktion
  • Event-Tool mit Einladungsmanagement und Aufgabenverteilung
  • Digitale Patientenakte mit Infos über Versicherer, Kostenträger, Dokumente, Atteste, Rezepte….
  • Telefonliste
  • Postliste
  • Raumbelegung
  • Terminkalender Belegung Firmenwagen