• Pengueen informiert

    Unser Benachrichtigungssystem informiert – und zwar nur dann, wenn es wirklich relevant ist.

    Gefühlte 120 Nachrichten, um ein Geschenk für eine Freundin zu finden … Ich glaube als erstes stellen Teilnehmer die Benachrichtigungen von Gruppen-Chats auf stumm.

    Es bedeutet Arbeit, wichtige von unwichtigen Benachrichtigungen zu unterscheiden.

    Sascha Landowski

    Pengueen informiert NUR dann, wenn es relevant ist!

    • Sie haben eine neue Nachricht; der Absender entscheidet, wie wichtig die Nachricht ist und wählt den Benachrichtigungsweg.
    • Das neue Protokoll der letzten Besprechung wurde zur Verfügung gestellt.
    • Eine Erinnerung an den morgigen Putzdienst.
    • Eltern haben die Abholregelung von einem Ihrer Schüler geändert.
    • Eine neue Notiz von der Katzensitterin; die Katze war unter dem Schrank.
    • Eine Erinnerung an den morgigen Ausflug: Warme Sachen anziehen!

    Als Pengueen-Admin bestimmen Sie im Header einer jeden Kategorie, wann wer bei Änderungen informiert werden soll.

    Wann

    Bei Aktualisierung der Inhalte einer Kategorie

    Wir speichern Informationen in Kategorien. Das können Protokollablagen sein, Erinnerungen, Todo-Listen, Vertretungs- oder Urlaubspläne, Ideen Ihrer Mitarbeiter … hier eine Übersicht über die gängigen Kategorien.

    Eine ausgewählte Gruppe von Empfängern kann bei Änderungen der Kategorie automatisch informiert werden. Der Pengueen Admin entscheidet, ob die Benachrichtigung tatsächlich nötig ist.

    Bei wichtigen Ereignissen

    Es werden neue Einträge in einer Liste hinzugefügt oder bestehende verändert oder gelöscht, neue Notizen angelegt oder Kommentare geschrieben.

    Bei diesen Benachrichtigungen entscheiden Sie in Ihrem Profil, welche Sie erhalten wollen und welche nicht.

    Wer

    Bei Aktualisierungen werden der Pengueen-Admin, der Primäre Ansprechpartner oder eine Gruppe von Empfängern informiert.

    Der Pengueen Admin ist derjenige Mitarbeiter einer Institution, der mit der Betreuung von Pengueen beauftragt ist. Werden neue Einträge durch Mitarbeiter oder Mitglieder vorgenommen, erhält der Pengueen-Admin einen Hinweis, um zeitnah reagieren zu können.

    Der Primäre Ansprechpartner ist ein Mitarbeiter einer Institution mit der Sie als Mitglied verbunden sind. Z. B. der/die Klassenlehrerin Ihres Kindes.

    Sie können im Nachrichten Center Gruppen (mehrere Empfänger) anlegen mit denen Sie sich zu einem Thema austauschen möchten. Eben diese Gruppen können Sie als Empfänger der Benachrichtigungen bei Änderungen in einer Kategorie festlegen.

    So werden z. B. nur die Eltern der betroffenen Kinder einer bestimmten Klasse über einen Ausflug informiert.

    Wie

    Pengueen verfügt über ein umfangreiches Nachrichten Center. Benachrichtigungen werden immer über das interne System verteilt.

    Bei Kategorien, wo eine zeitnahe Benachrichtigung benötigt wird, z. B. bei Krankmeldungen, kann der Pengueen-Admin entscheiden, dass zusätzlich eine Benachrichtigung per E-Mail oder SMS erfolgt.

    Für die Benachrichtigung per SMS muss der Empfänger seine Handynummer validiert haben. Nutzen Sie hierzu den Einrichtungsassistenten.

  • Das Nachrichtencenter

    Das Nachrichtencenter ist die DSGVO-konforme Kommunikationslösung innerhalb von Pengueen. Hier kommen die Akteure – der Mensch im Mittelpunkt seines Netzwerks und die Pengueen-Paten um ihn herum – zueinander, um zu kommunizieren, zu organisieren und sich zu informieren.

    • DSGVO-konforme Kommunikation
    • Unterteilung in Themen/Gruppen
    • Einzel- und Gruppennachrichten
    • Benachrichtigungen und Updates
    • Dokumentenupload
    • Lesebestätigungen
    • Alternative zu WhatsApp

    1) Adressbuch

    Das Pengueen-Adressbuch ist wie gemacht dafür, sich effizient und DSGVO-konform zu vernetzen. Denn die Kommunikation findet vor allem innerhalb von Pengueen statt. E-Mail-Adressen und Telefonnummern sind nicht erforderlich. Selbst Vor- und Nachname braucht es nicht, um ein zuverlässiges Auffang-Netz zu bilden.

    Und das funktioniert so: Die Pengueen-Paten sind immer mit ihrer Verantwortung im Adressbuch gelistet. Dort steht also nicht zuerst Claudia oder Axel, sondern zum Beispiel „Zweitschlüssel/Wohnung“ oder „Vereinsaktivitäten“ – je nachdem, welche Verantwortungen vergeben wurden. So finden andere Pengueen-Paten ohne Umwege die richtige Person für die entsprechenden Aufgaben und kann diese kontaktieren oder im Fall des Falles alarmieren – selbst wenn man sich persönlich gar nicht kennt.

    Selbstverständlich können Paten neben ihren Klarnamen auch ihre vollständigen Kontaktdaten in Pengueen hinterlegen. Wenn das der Fall ist oder andere diese Daten in Pengueen eintragen, wird nochmal ganz konkret die Zustimmung zur Freigabe der Daten bei dem betreffenden Pengueen-Paten eingeholt. Zur Validierung der hinterlegten Kontaktdaten fragt das System alle sechs Monate beim Pengueen-Paten nach, ob die Daten aktualisiert werden müssen.

    Um Personen einer Kategorie oder einer Verantwortung zuzuordnen, sind im interaktiven Adressbuch nur wenige Klicks notwendig. Werden Paten direkt in einer Kategorie oder einer Verantwortung eingetragen, werden diese automatisch auch dem Adressbuch hinzugefügt.

    2) Nachrichtencenter

    Mit dem Nachrichtencenter ist es möglich, entweder einzelnen, mehreren Teilnehmern oder ganzen Nutzergruppen Nachrichten zu hinterlegen. Damit ist Pengueen ein idealer Ersatz für Messenger und Organisations-Tools wie zum Beispiel WhatsApp und Slack und entsprechen auch dem Telemediengesetz.

    Entscheidend ist, dass Nachrichten nicht im eigentlichen Sinn verschickt werden, sondern Inhalte werden in Pengueen hinterlegt und für andere freigegeben. Die Vorteile: So gelangen Nachrichten, die auch sensible Inhalte enthalten können, nicht nach außen. Zudem ist die Kommunikation nicht auf persönliche E-Mail-Adressen angewiesen und erreichen trotzdem immer alle Beteiligten – auch wenn E-Mail-Verteiler nicht aktuell oder fehlerhaft sind. Hinzu kommen noch weitere nützliche Funktionen.

    Für hinterlegte Nachrichten erhalten Sie Lesebestätigungen und haben so immer den Überblick, wer noch aktiv informiert werden muss. Gruppen lassen sich individuell anpassen und Pengueen als Kommunikationszentrale nutzen. Kontakte werden außerdem im interaktiven Pengueen-Adressbuch gespeichert. Um flexibel zu agieren, haben Sie auch die Möglichkeit, externe Personen zu einer Gruppennachricht einzuladen.

    3) Benachrichtigungen/Systemmeldungen

    Mit Systemmeldungen hält Pengueen Sie immer auf dem aktuellen Stand und sorgen dafür, dass Nutzer nicht aktiv nachsehen müssen, ob es etwas Neues gibt. Denn diese Benachrichtigungen erscheinen direkt auf dem Startbildschirm des Smartphones oder im Pengueen-Portal, wenn Pengueen am PC genutzt wird. Als Pate sind Sie bei Alarmierungen sofort informiert, aber auch wenn es um Updates in Themen und Kategorien geht, relevante Notizen angelegt oder Sie einer Liste hinzugefügt wurden, erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung. Systemmeldungen können auch an bevorstehende Termine erinnern und vieles mehr und werden auch an ganze Gruppen versendet, die mit Kategorien oder Themen verbunden sind.

    4) Notizen

    Neben Protokollablagen und Vertretungsplänen können Lehrer auch interne und öffentliche Termine anlegen sowie eine Knowledgebase führen (z.B. Verwaltung von Informationsblättern, Richtlinien, Lehrpläne).

    • Push-Benachrichtigung oder SMS, wenn Updates auf eine Notiz erfolgen
    • Jeder, der mit einer Kategorie verbunden ist, kann Notizen anlegen
    • Notizen vereinfachen themenrelevanten Austausch unter allen Beteiligten

    5) Benachrichtigungen via Mobile App

    Mit der Pengueen-App werden Sie über sämtliche für Sie bestimmte Nachrichten, Updates und Notizen auf dem aktuellen Stand gehalten. Sie können diese über die App ganz einfach aufrufen und entsprechend reagieren. Die App ist erhältlich für Android und iOS.

    Weiterführende Dokumente

    Das Nachrichtencenter