• Erste Schritte für Institutionen

    Sie haben sich entschieden, mit Pengueen ein digitales Werkzeug in Ihrem Unternehmen einzusetzen.

    Aber bitte erwarten Sie keine Wunder. Die digitale Transformation ist sicher kein Allheilmittel, es muss aber auch kein Schreckgespenst sein. Digitale Werkzeuge sollen den Arbeitsalltag einfacher machen und ihn nicht beherrschen.

    Sascha Landowski, Gründer und Geschäftsführer

    Integrieren Sie vor allem Ihre Mitarbeiter in den anstehenden Wandel. Wir stellen in diesem Artikel ein Stufenmodell vor, wie Sie Schritt für Schritt erst Ihre Mitarbeiter, schließlich Ihre Kunden einbinden und an die Arbeit mit digitalen Werkzeugen heranführen können.

    Ihre Institution ist eingerichtet

    Nachdem Sie Ihre Institution für die Anmeldung eingetragen haben, kann es schon bald losgehen.

    Wir setzen uns direkt mit Ihnen in Verbindung, sobald die Institution und die ersten gewählten Kategorien für Sie angelegt sind.

    1. Mitarbeiter einladen

    Wählen Sie auf der Seite “Unsere Mitarbeiter” die Funktion “Mitarbeiter einladen”.

    Als Pengueen Admin können Sie Ihre Mitarbeiter zu Ihrer Institution bei Pengueen einladen. Mitarbeiter können dann untereinander kommunizieren, sich informieren und die für sie freigegebenen Kategorien nutzen, um dort z.B. Dokumente einzusehen.

    Animieren Sie sie, die Pengueen Funktionen einfach mal zu testen, Dokumente hochzuladen, den Urlaubsplaner zu nutzen oder sich gegenseitig Nachrichten zu schicken.

    2. Nachrichten und Austausch zu Themen

    Beginnen Sie den Einstieg in die Arbeit mit Pengueen am besten im Nachrichten Center, mit dem Versenden von Nachrichten. Es sind nicht viele Funktionen, die es zu lernen gilt, es macht Spaß und viele Mitarbeiter werden bereits Nachrichtensysteme verwendet haben.

    Wer schon mal bei eBay etwas verkauft oder bei Amazon bestellt hat, wird sich bei Pengueen schnell zurechtfinden.

    Sascha Landowski

    Sie gelangen in das Nachrichten Center über den kleinen Briefumschlag oben neben Ihrem Profilbild.

    WhatsApp Ersatz

    Durch das Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung DSGVO und der oft ungewissen Verwendung von Daten, ist die Nutzung von Messenger Diensten wie WhatsApp in Unternehmen und vor allem in kommunalen und städtischen Institutionen wie Schulen, Kitas und Behörden oft nicht erlaubt.

    Pengueen bietet DSGVO-konforme Kommunikation; 1 zu 1 oder den Austausch in Gruppen. DSGVO-konform ist Pengueen, weil bei der Kontaktaufnahme keine persönlichen Daten übermittelt werden, sondern die Nutzer sich erstmal in ihren Rollen kennenlernen. Darüber hinaus werden persönliche Daten in Pengueen nicht an Dritte weitergegeben.

    3. Erste Kategorien für Mitarbeiter

    Als Pengueen Admin können Sie auf der Seite “Unsere Mitarbeiter” im oberen Bereich Kategorien hinzufügen (das Icon mit dem blauen Plus).

    Ob Sie Ihrer Lebenswelt ein Teil hinzufügen oder den Mitarbeitern eine Kategorie freigeben, das Vorgehen ist das Selbe.

    Wir achten strikt darauf, dass sich die Elemente, welche wir für die Bedienung von Pengueen benötigen, wiederholen. Eine Kachel mit Icon kann immer angeklickt werden. Ein Plus fügt eine Kategorie hinzu. Ob in der eigenen Lebenswelt, der Mitarbeiterübersicht oder der Detailansicht eines Mitgliedes.

    Antje Burisch, Layout und Usability

    Für Unternehmen und Institutionen haben wir bereits Standardkategorien eingerichtet, die für alle Branchen Sinn ergeben. Diese sind sofort nutzbar. Wir zeigen hier mal zwei Beispiele.

    Protokolle und Dateien

    Mit dieser Kategorie können Sie Dateien wie z.B. Protokolle zentral ablegen und Ihren Mitarbeitern einen bequemen Zugriff auch von unterwegs oder Zuhause gewähren.

    Suchfunktion

    Unsere Suchfunktion erkennt momentan die gängigen Text-Dateiformate, wie z.B. pdf, doc, docx, rtf und odt. Wenn Sie ein solches Dokument hochladen, können Sie mit Hilfe der Suchfunktion schnell die richtigen Dokumente finden. Die Volltextsuche durchsucht dabei auch die Dateien.

    Automatische Erinnerung bei neuen Protokollen

    Sie können festlegen, dass Ihre Mitarbeiter darüber informiert werden, wenn neue Dateien hochgeladen oder bestehende geändert oder gelöscht werden. So bleiben alle auf dem aktuellen Stand, ohne selber daran zu denken, regelmäßig nachzugucken.

    Wichtige Termine

    In Pengueen können Termine und Meetings vorbereitet und nachbereitet werden.

    In der Terminkategorie können ganz einfach die Themen-Agenda, Ort, Datum und Uhrzeit eingegeben werden. Außerdem können andere Nutzer Notizen zu dem Termin eingeben und sich so im Vorfeld zu dem Termin direkt in der Kategorie austauschen.

    Hier können auch Dokumente hochgeladen werden, die zur Vorbereitung auf einen Termin notwendig sind.

    Mitglieder, Kunden, Eltern und Angehörige einbinden

    1. Mitglieder einladen

    Nicht nur interne Mitarbeiter können zu einem Unternehmen, Verein oder Institution eingebunden werden. Das funktioniert auch bei externen Personen wie Kunden, Eltern im Fall einer Schule oder Kita, in denen Pengueen genutzt wird, oder auch um externe freie Mitarbeiter zum Beispiel bei Projekten einzubinden, zu Terminen einzuladen und ähnliches.

    Ganz ohne Formulare geht es leider nicht. Aber ob Sie einen Paten, eine(n) MitarbeiterIn oder ein Mitglied mit oder ohne Stellvertreter einladen: der Dialog sieht immer sehr ähnlich aus.

    Die Stellvertretung

    Für Kita, Schulen und Pflegeeinrichtungen bietet Pengueen die Möglichkeit, Stellvertreter einzuladen. So wird Max als Mitglied seiner Schule eingeladen, als Stellvertreter aber zusätzlich seine Eltern bzw. erziehungsberechtigte Personen.

    Eine Schule mit 500 SchülerInnen hat ~2.500 Ansprechpartner. Bei Pengueen schreibt der Lehrer oder die Lehrerin direkt “an den Schüler” Max und Pengueen informiert die hinterlegten Stellvertreter.

    Betty Marth, Grundschullehrerin in Berlin

    2. Kategorien “an” Mitgliedern

    Eine der großen Stärken von Pengueen sind die Kategorien.

    • Auf Ebene der Mitarbeiter: z.B. Urlaubs- und Vertretungsplan oder Protokolle
    • auf Ebene der Mitglieder: z.B. den Putz- oder Wochenplan oder besondere Schließzeiten
    • direkt bei einem Mitarbeiter oder Mitglied: z.B. das Schülerprofil mit bekannten Allergien oder den Förderplan

    Sie können in Ihrer Lebenswelt aus einer Vielzahl von Verantwortungen und Bedürfnissen wählen: Katze, Auto, Versicherung, Patientenverfügung uvm.

    Sind Sie als Mitglied oder Mitarbeiter mit einer Institution verbunden, erhalten Sie Zugriff auf weitere Kategorien, welche die Institution zur Verfügung stellt. So z.B. das Schülerprofil einer Schule. Oder der Förderplan oder die Abholregelung. Aber auch das Sturzprotokoll in der ambulanten Pflege.

    Diese Institutions-Kategorien ermöglichen die Zusammenarbeit zwischen der Institution mit ihren Mitarbeitern und den Kunden und deren Angehörigen.

    Ihre Rückmeldungen machen uns besser!

    Da wir Pengueen immer weiter ausbauen und das so tun möchten, dass neue Kategorien genau den Ansprüchen der Nutzer entsprechen, sind wir immer für konstruktive Kritik und Vorschläge dankbar. Wenn neue institutionelle Anwender Bedarfe anmelden, kümmern wir uns darum. So wächst Pengueen immer weiter und dabei genau so, wie es soll.

    1. Verbinden Sie sich mit der Institution Pengueen über den Institutions-Code pengueen.sc
    2. Anschließend haben Sie Zugriff auf das Ticketsystem
    3. Legen Sie gerne Einträge an; wir ergänzen, ob und wenn zu wann wir das Feature in unsere Entwicklungs-Roadmap übernehmen

    Bitte nutzen Sie hierfür die Kategorie “Ticketsystem” der Institution Pengueen.

    Bei Fragen, einfach fragen.

    Sie haben Fragen oder Anregungen? Bitte verwenden Sie das folgende Kontaktformular.

  • Anmelden einer Institution

    Bei Pengueen ist „Institution“ der Oberbegriff für Unternehmen und Organisationen aller Art. Gemeint sind also zum Beispiel städtische Institutionen wie Schulen und Kitas, gemeinnützige Organisationen wie Vereine und Verbände, Dienstleister wie ambulante Pflegedienste und Versicherungen, kommunale Serviceunternehmen und Verwaltung sowie Unternehmen aller Branchen.

    Pengueen für Institutionen

    Wenn Sie Pengueen für Ihre Firma, Praxis, Schule, Kita oder Ihren Verein einsetzen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

    1. Registrieren Sie sich bei Pengueen. Wie mache ich das?
    2. Verbinden Sie sich dabei gleich mit der Institution Pengueen indem Sie den Institutions-Code “Pengueen.sc” bei der Registrierung angeben. Sollten Sie bereits registriert sein, können Sie sich über Ihr Profil mit der Institution Pengueen verbinden, indem Sie in dem Reiter “Institutionen” den Link “Neuen Code einlösen” wählen.
    3. Nachdem Sie sich mit der Institution verbunden haben, erscheinen nun auf Ihrer persönlichen Startseite (im Menü das Haus-Symbol klicken) rechts die Institutionskategorien zu Pengueen.
    4. Legen Sie über die Kategorie “Registrierung / Anmelden einer Institution” einen Eintrag für Ihre Institution an (Diese Angaben sind nur für Sie und uns einsehbar).
    Nach der erfolgreichen Verbindung mit der Institution Pengueen erscheinen zwei neue Kacheln auf Ihrer Startseite (Ihrem Dashboard)
    Legen Sie für jede Institution die Sie registrieren möchten einen neuen Eintrag an

    Wir prüfen jede Anmeldung manuell

    Geben Sie hier die Details der Institution an

    Wir prüfen den Eintrag und werden uns zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen.

    Danach können Sie für Ihre Institution die entsprechenden Pengueen-Kategorien nutzen. Zum Beispiel die für Urlaubsplanung, Protokolle oder Termine.

    Darüber hinaus entwickelt das Pengueen-Team immer neue Kategorien für Institutionen. Daher sind wir sehr daran interessiert, dass Sie uns mitteilen, welche Kategorien Sie benötigen und sich wünschen. Nur so können wir die Funktionalitäten für unsere Institutionskunden immer weiter ausbauen. und zwar so, dass sie genau auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Branchen passen.

    Sie haben Fragen?

    Für Rückfragen nutzen Sie bitte unser Kontaktformular:

    Oder schreiben Sie uns eine E-Mail an support@pengueen.de.