• Pengueen für Institutionen

    Zunächst eine kurze Definition: Was meinen wir mit Institutionen?

    Bei Pengueen ist „Institution“ der Oberbegriff für Unternehmen und Organisationen aller Art. Gemeint sind also zum Beispiel städtische Institutionen wie Schulen und Kitas, gemeinnützige Organisationen wie Vereine und Verbände, Dienstleister wie ambulante Pflegedienste und Versicherungen, kommunale Serviceunternehmen und Verwaltung sowie Unternehmen aller Branchen.

    1) Digitale Kommunikation und Information

    Pengueen digitalisiert die Kommunikation und den Informationsaustausch in allen Institutionen – und das ohne viel Aufwand. Pengueen läuft einfach parallel als Informations- und Kommunikationszentrale für alle Mitarbeiter oder Mitglieder – egal ob auf dem Smartphone oder am PC im Browser. Es muss keine Software installiert werden. Anmelden, Profil einrichten und es kann schon losgehen.

    Viele Aufgaben und Organisatorisches können mit Pengueen digital gelöst werden: Kolleginnen und Kollegen können gemeinsam Informationen und Dokumente nutzen, Prozessfortschritte dokumentieren und sich untereinander austauschen. Sie können auch eigenverantwortlich und gemeinsam Urlaubspläne ausarbeiten, Vertretungen organisieren oder sich bei alltäglichen Fragen des Arbeitslebens unterstützen.  

    Dabei ist Pengueen maximal flexibel. Mitarbeiter können sich vernetzen und so die Zusammenarbeit besser organisieren. Pengueen ist auch Experimentierwiese, um neue Möglichkeiten des digitalen und schnellen Austauschs zu testen. Und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wünschen sich, digitale Kommunikationstools genau dafür zu nutzen. Der häufige Einsatz von Messengern wie WhatsApp im Beruf und die hohen Nutzungszahlen von Social Media im Allgemeinen belegen das. Pengueen ist dabei immer DSGVO-konform und daher auch für datenschutzsensible Institutionen einsetzbar und erlaubt trotzdem kollaborative und strukturierte Zusammenarbeit.

    2) Standardkategorien

    Zahlreiche Funktionen bei Pengueen sind branchenübergreifend einsetzbar. Deswegen gibt es Standardkategorien, mit denen sich die wichtigsten Dinge innerhalb einer Institution organisieren lassen. Zum Beispiel:

    • Urlaubsplanung und -liste
    • Dienstpläne
    • Protokolle
    • Planung wichtiger Termine
    • Umfragen
    • Einladungen

    Hinzu kommen weitere Kategorien zur Projekt- und Teamorganisation. All diese Kategorien verfügen über verschiedene Funktionen, die die interne Organisation erleichtern. So sind Kategorien wie Urlaubs- und Dienstpläne mit der Mitarbeiterliste verknüpft, damit Benachrichtigungen wie Urlaubsfreigaben direkt den richtigen Mitarbeiter erreichen. Inhalte wie Protokolle und andere Dokumente können einem bestimmten Personenkreis freigegeben werden. Natürlich können auch Einladungen zu Terminen innerhalb von Pengueen an einen bestimmten Personenkreis gesendet werden, aber viele Termine können eingespart werden. Zum Beispiel Abstimmungstermine, bei denen lediglich der Status besprochen wird, da mit Pengueen alle auf dem aktuellen Stand sind.

    Während bei anderen Tools für verschiedene Abteilungen, Themen, Bereiche und Institutionen der Kanal oder Kommunikationsbereich gewechselt werden muss, ist das beim Nachrichtencenter von Pengueen anders. Bei Pengueen steht der Mensch und nicht die Organisation im Mittelpunkt. Das bedeutet: Alle Nachrichten, die den Nutzer betreffen, laufen auf einer Oberfläche zusammen. Egal, woher sie kommen. Das macht die Kommunikation mit Pengueen so komfortabel. Man hat immer alle Nachrichten auf einen Blick. Ob die vom Kollegen des Partnerunternehmens, der Kollegin von nebenan, dem Projektteilnehmer aus der Fachabteilung …

    Das Einladungsmanagement ist übrigens ein gutes Beispiel, wie auch externe Personen durch eine Institution in Pengueen eingebunden werden können. Ein Unternehmen kann externe Personen – zum Beispiel Vertreter von Partnerunternehmen – über Pengueen einladen. Der Empfänger erhält direkt über Pengueen die Einladung und kann dem Event oder Meeting zu- oder absagen. Der verantwortliche Mitarbeiter im Unternehmen erhält so eine immer aktuelle Teilnehmerliste.

    3) Spezifische Kategorien für einzelne Branchen

    Für einzelne Branchen bietet Pengueen Kategorien, die auf das Feedback von Branchenvertretern ausgearbeitet wurden und so spezifisch auf deren Bedürfnisse zugeschnitten sind. Beispielsweise für Schulen und Kitas:

    • Vertretungsplan
    • Förderplan
    • Putzplan
    • Abholregelung/Abholberechtigte
    • Schülerprofil
    • Klassenfahrten

    Pengueen für Institutionen baut für jede Branche individuelle Kategorien auf. Dazu werden die Bedarfe genau mit Branchenvertretern analysiert, bevor es in die Umsetzung geht. Für Pflegeeinrichtungen sind so Kategorien für Einkaufslisten, Medikamentenbestellungen, transparente und schnell umzusetzende Dokumentation in der Pflege sowie Feedback-Möglichkeiten für die betreuten Menschen entstanden.

    In Zusammenarbeit mit Gemeinensind Kategorien entwickelt worden, mit denen sie Sitzungen und Ausschüsse organisieren und Protokolle strukturiert dokumentieren können. Der Gemeinderat und die Verwaltung ist mit Pengueen zudem gut vernetzt. Denkbar ist auch, Bürger stärker zu involvieren. Beispielsweise indem Bürger gezielt zu Themen angesprochen und strukturiert in Entscheidungsprozesse eingebunden werden können.

    4) Mit externen Personen vernetzen

    Auch Menschen außerhalb einer Institution können zur Nutzung bestimmter Kategorien eingeladen werden. Das ist beispielsweise bei der Einbindung freier Mitarbeiter in Projekte sehr effizient. Dafür sendet der oder die Verantwortliche im Unternehmen an die persönliche E-Mail-Adresse des freien Mitarbeiters eine Pengueen-Benachrichtigung, mit der sie aufgefordert werden, sich bei Pengueen zu registrieren. Mit dabei ist ein Code, mit dem Freelancer die Institution zu ihrem Pengueen hinzufügen können. Dann haben sie Zugriff auf die für sie bestimmten Kategorien, finden dort alle Informationen und Dokumente zu ihren Aufgaben. Darüber hinaus ist der freie Mitarbeiter über Pengueen mit den für ihn relevanten Personen in Pengueen direkt vernetzt, kann Nachrichten und Gruppennachrichten versenden sowie Dateien austauschen, in Kategorien hochladen und gemeinsam nutzen.

    Gemeinsames Nutzen von Kategorien, um …

    • Teams zu vernetzen
    • Projektarbeit zu organisieren
    • gemeinsam auf Dateien und Informationen zuzugreifen
    • Direkt- und Gruppennachrichten auszutauschen

    5) Stetige Weiterentwicklung

    Die Branchen-Kategorien und die Beispiele im Text zeigen Pengueens Potenzial, das mit den Bedürfnissen der Nutzer wächst und dass sich Pengueen hervorragend dazu eignet, neue Möglichkeiten in Unternehmen und Institutionen auszuprobieren, ohne dabei bestehende Systeme über Bord werfen zu müssen. Wie wollen die Mitarbeiter eingebunden werden, wo kann die Digitalisierung echte Vorteile schaffen, wie lassen sich Arbeitsabläufe besser und die Zusammenarbeit effizienter gestalten? All das können Institutionen für ihre Mitarbeiter mit Pengueen entwickeln und weiter vorantreiben.

    Das bedeutet auch, dass nicht für jede Branche, jedes Unternehmen und jede Institution exakt auf die Bedürfnisse zugeschnittene Kategorien vorliegen. Aber das macht nichts: Die Pengueen-Entwicklung ist ein stetiger Prozess, der auf den Input von Branchenvertretern angewiesen ist.

    Weiterführende Dokumente

    Pengueen für Institutionen

    Anfrage

    Sie haben Fragen oder Anregungen? Bitte verwenden Sie das folgende Kontaktformular.

  • Vertretungsplan

    Die Funktion Vertretungsplan ist für die einfache und schnelle Handhabung, falls eine Lehrkraft erwartet oder unerwartet ausfällt.

    Jeder Mitarbeiter kann somit schnell informiert werden, sollte er eine Vertretungsstunde in einer anderen Klasse übernehmen müssen. Wird also eine neue Vertretungsstunde angelegt, wird die entsprechende Lehrkraft durch das interne Nachrichtensystem sofort informiert und ist auf dem aktuellsten Stand.

    Die Funktion „Vertretungsplan“ ist eine interne für Schulen zugeschnittene Kategorie und ist in der Menüleiste unter „Mitarbeiter“ zu finden.

    Mit klicken/tippen auf die Kategorie „Vertretungen“ öffnet sich ein neues Fenster. Hier werden nun alle angelegten Vertretungen aufgelistet, ebenfalls sind hier hinterlegte Dokumente aufrufbar und können heruntergeladen werden.

     

    Vertretungsplan – Neuer Eintrag

    Hinweis: Einen neuen Eintrag, also eine neue Vertretungsstunde, kann nur der Pengueen-Admin erstellen. Gehen Sie genauso vor, wie oben beschrieben, beim Öffnen der Kategorie „Vertretungen“ ist die Ansicht leicht verändert.

    Über „Neuer Eintrag“ kann eine neue Vertretungsstunde angelegt werden, mit Angabe, wer vertreten muss und wer einspringen soll, welche Klasse, Stunde und welches Fach. Weiterhin sind hier Dokumente hinterlegbar, z. B. Lehrmaterial oder Hausaufgaben.

  • Pengueen für Schule und Kita

    Ein digitales Organisations- und Kommunikationstool kann viele Standardabläufe, die bisher analog angelegt waren, effizienter gestalten. Lehrkräfte müssen so weniger Zeit für administrative Aufgaben aufwenden. Für Eltern bietet Pengueen ebenfalls viele Funktionen. Viele Prozesse an Schulen, VHG, Ganztagsschulen, Kitas und Horten lassen sich so optimieren.

    Vom Vertretungsplan über Abholregelungen bis hin zu Schülerprofilen, Protokollab- lage oder Vorbereitung von Elterngesprächen. Pengueen ist dabei immer DSGVO- konform und dient somit auch als sichere Kommunikations-Tool für AGs und Projektgruppen. Eltern und Lehrer können hier aktiv in den direkten Austausch treten.

    Wir haben hier die wichtigsten Funktionen für Schulen, Kitas und ähnlich strukturierte Institutionen zusammengestellt.

    1) Vertretungsplan und Krankmeldung

    Pengueen bietet Ihnen einen übersichtlichen Vertretungsplan. Die Besonderheit: LehrerInnen können sich über Pengueen krankmelden. Diese Krankmeldungen sind mit dem Vertretungsplan verknüpft und lösen eine interne Benachrichtigung an das Sekretariat und die Vertretung aus. So kann flexibel und schnell auf Veränderungen reagiert werden. Eine solche Funktion gibt es auch für Eltern, die ihre Kinder krankmelden müssen. Statt vor der ersten Stunde in der Telefonwarteschleife festzuhängen, erreicht die Krankmeldung mit nur wenigen Klicks das Sekretariat und gleichzeitig die entsprechenden Lehrkräfte

    2) Protokolle, Anschreiben und Einladungen

    Sie können Protokolle oder Einladungen online ablegen und zugleich für gefilterte Gruppen freigeben und erhalten eine individuelle Abnahme/Lesebestätigung. Werden dabei Funktionen genutzt, bei denen Rückmeldung abgefragt werden, können diese über Pengueen ausgewertet werden. Das erspart die zeitaufwändige Auswertung von ausgefüllten Abfragezetteln.

    3) Interaktives Adressbuch

    Ein weiterer Vorteil von Pengueen besteht darin, dass Eltern ihre Kontaktinformationen selbst pflegen. So bleiben die Daten stets aktuell und werden alle 6 Monate durch Pengueen (SMS und Mail) automatisch validiert. Aber selbst wenn die Kontaktdaten veraltet sein sollten, erreichen wichtige Informationen immer alle Empfänger. Denn Nachrichten und Dokumente werden nicht an den klassischen E-Mail-Verteiler verschickt, sondern innerhalb von Pengueen hinterlegt und freigegeben. Gleiches gilt für Kontaktdaten. Diese sind nur für diejenigen Nutzer einsehbar, für die sich auch explizit freigegeben sind. Damit ist die Kontaktaufnahme und der Austausch untereinander aber nicht unterbunden. Im Nachrichtencenter können sich Nutzer innerhalb von Pengueen kontaktieren und benachrichtigen – ganz ohne Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

    4) Erweiterte Organisations-Tools für Lehrer

    • Neben Protokollablagen und Vertretungsplänen können Lehrer auch interne und öffentliche Termine anlegen sowie eine Knowledgebase zu führen (z.B. Verwaltung von Informationsblättern, Richtlinien, Lehrpläne).
    • Lehrkräfte werden benachrichtig, wenn sie irgendwo erwähnt werden (z.B. wenn der Vertretungsplan aktualisiert wurde).
    • Möglichkeit zum direkten Dialog zu jeder Kategorie und jedem Thema.
    • Jedem, dem eine Kategorie oder ein Thema freigegeben wurde kann dazu eine Notiz schreiben.
    • Sind Kategorien und Themen auch für Eltern freigegeben, wird hierdurch ein themenrelevanter Austausch mit den Eltern ermöglicht.
    • Benachrichtigungen bei Update in Notizfeldern.

    5) Dashboard für Mitarbeiter (Systemmeldungen)

    Administrierende Mitarbeiter (Schulleitung, Sekretariat, …) erhalten Benachrichtigungen über Aktualisierungen, Änderungen, Nachrichten etc.

    6) Abholregelungen

    Ein Kind sitzt im Sekretariat und möchte abgeholt werden. Aber wer ist denn abholberechtigt? Gut, dass es Pengueen gibt. Mit nur zwei Klicks sehen Sie, wer das Kind abholen darf. Darüber hinaus können in Pengueen weitere Regelungen und deren Abweichungen hinterlegt werden. Ist das Kind standardmäßig für die VHG oder den Hort gemeldet? Darf es bei Stundenausfall früher und eigenständig nach Hause? All diese Informationen haben Sie über Pengueen immer auf dem Smartphone griffbereit.

    7) Klassenfahrten

    Für die Organisation von Klassenfahrten hält Pengueen viele nützliche Funktionen bereit. Lehrkräfte haben durch die Schülerprofile nützliche Informationen zu ihren Schützlingen, beispielsweise zu Allergien, die Kontakte zu den Eltern und mehr. Da- rüber hinaus können hier auch Dokumente hinterlegt werden, die bei einer Klassenfahrt unverzichtbar sind, wie digitale Kopien des Impfpasses und der Krankenversicherungskarte sowie Kopien der Einverständniserklärungen der Eltern. Unterlagen die als Papierkopie viel Gewicht im Gepäck der Lehrkräfte ausmachen.

    8) Elternvertreter

    Elternvertreter erleichtern die zahlreichen Funktionen in Pengueen ihre Aufgaben. So können sie beispielsweise Kategorien zu Projekten wie dem Schulfest anlegen und in der Elternschaft Verantwortungen dazu vergeben – etwa wer für die Organisation der Getränke zuständig ist. Auch Protokollen könne in Pengueen ganz einfach zur Verfügung gestellt werden und Themen diskutiert werden. Alle anderen Eltern haben mit Pengueen direkten Kontakt zu den Elternvertretern und Zugriff auf für Sie freigegebene Dateien.

    9) Organisation und Planung

    Mit Pengueen erhalten Sie eine leicht bedienbare und auf die Bedürfnisse von Schulen zugeschnittene Plattform, die auf vielfältige Weise die Administration und Organisation von Schulen entlastet.

    Pengueen ist dabei keine starre Schulsoftware, sondern ein Digitalisierungswerkzeugkasten. Nicht die Lehrkräfte sollen sich nach einem Programm richten müssen, sondern umgekehrt. Pengueen ist in der Lage, sich den individuellen Bedürfnissen von Schulen und Kitas anzupassen.

    • Interaktives Adressbuch / Notfallkontakte
    • Schülerverwaltung
    • Schülerprofil (Allergien, Ernährung, Abholregelung …)
    • Einbeziehung der Eltern durch einfache Kommunikation
    • Aktuelles Adressbuch und Notfallkontakte
    • Protokoll- und Dokumentenablage
    • Freigabe von Dokumenten und Informationen
    • Knowledgebase für Informationen z.B. der Landesschulbehörde
    • Nachrichtencenter als universelles Kommunikationstool
    • Einladungen zu Veranstaltungen, Terminen, Rundschreiben
    • Vertretungsplan und Krankmeldungen
    • Planung und Organisation von Ganztagsschule, AGs, Projektwochen
    • Vorbereitung von Elterngesprächen (Kommentar-Funktion)

    Weiterführende Dokumente

    Pengueen in Schulen/Kita

    Anfrage

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