• Pengueen informiert

    Unser Benachrichtigungssystem informiert – und zwar nur dann, wenn es wirklich relevant ist.

    Gefühlte 120 Nachrichten, um ein Geschenk für eine Freundin zu finden … Ich glaube als erstes stellen Teilnehmer die Benachrichtigungen von Gruppen-Chats auf stumm.

    Es bedeutet Arbeit, wichtige von unwichtigen Benachrichtigungen zu unterscheiden.

    Sascha Landowski

    Pengueen informiert NUR dann, wenn es relevant ist!

    • Sie haben eine neue Nachricht; der Absender entscheidet, wie wichtig die Nachricht ist und wählt den Benachrichtigungsweg.
    • Das neue Protokoll der letzten Besprechung wurde zur Verfügung gestellt.
    • Eine Erinnerung an den morgigen Putzdienst.
    • Eltern haben die Abholregelung von einem Ihrer Schüler geändert.
    • Eine neue Notiz von der Katzensitterin; die Katze war unter dem Schrank.
    • Eine Erinnerung an den morgigen Ausflug: Warme Sachen anziehen!

    Als Pengueen-Admin bestimmen Sie im Header einer jeden Kategorie, wann wer bei Änderungen informiert werden soll.

    Wann

    Bei Aktualisierung der Inhalte einer Kategorie

    Wir speichern Informationen in Kategorien. Das können Protokollablagen sein, Erinnerungen, Todo-Listen, Vertretungs- oder Urlaubspläne, Ideen Ihrer Mitarbeiter … hier eine Übersicht über die gängigen Kategorien.

    Eine ausgewählte Gruppe von Empfängern kann bei Änderungen der Kategorie automatisch informiert werden. Der Pengueen Admin entscheidet, ob die Benachrichtigung tatsächlich nötig ist.

    Bei wichtigen Ereignissen

    Es werden neue Einträge in einer Liste hinzugefügt oder bestehende verändert oder gelöscht, neue Notizen angelegt oder Kommentare geschrieben.

    Bei diesen Benachrichtigungen entscheiden Sie in Ihrem Profil, welche Sie erhalten wollen und welche nicht.

    Wer

    Bei Aktualisierungen werden der Pengueen-Admin, der Primäre Ansprechpartner oder eine Gruppe von Empfängern informiert.

    Der Pengueen Admin ist derjenige Mitarbeiter einer Institution, der mit der Betreuung von Pengueen beauftragt ist. Werden neue Einträge durch Mitarbeiter oder Mitglieder vorgenommen, erhält der Pengueen-Admin einen Hinweis, um zeitnah reagieren zu können.

    Der Primäre Ansprechpartner ist ein Mitarbeiter einer Institution mit der Sie als Mitglied verbunden sind. Z. B. der/die Klassenlehrerin Ihres Kindes.

    Sie können im Nachrichten Center Gruppen (mehrere Empfänger) anlegen mit denen Sie sich zu einem Thema austauschen möchten. Eben diese Gruppen können Sie als Empfänger der Benachrichtigungen bei Änderungen in einer Kategorie festlegen.

    So werden z. B. nur die Eltern der betroffenen Kinder einer bestimmten Klasse über einen Ausflug informiert.

    Wie

    Pengueen verfügt über ein umfangreiches Nachrichten Center. Benachrichtigungen werden immer über das interne System verteilt.

    Bei Kategorien, wo eine zeitnahe Benachrichtigung benötigt wird, z. B. bei Krankmeldungen, kann der Pengueen-Admin entscheiden, dass zusätzlich eine Benachrichtigung per E-Mail oder SMS erfolgt.

    Für die Benachrichtigung per SMS muss der Empfänger seine Handynummer validiert haben. Nutzen Sie hierzu den Einrichtungsassistenten.

  • 1. Schritt (für Schritt): Kommunikation

    Den meisten von uns ist die Kommunikation mit technischen Hilfsmitteln längst vertraut. E-Mail, SMS oder Messenger sind aus unserem Alltag kaum noch wegzudenken.

    Um einen schnellen Einstieg in die Arbeit mit Pengueen zu finden, empfehlen wir, mit eben dieser Kommunikation zu beginnen.

    Laden Sie Ihre Mitarbeiter ein und ermutigen Sie sie, sich erste Nachrichten zu schicken, Gruppen anzulegen und Dateien auszutauschen.

    Weiterlesen zum Nachrichten Center.

  • Das Nachrichtencenter

    Das Nachrichtencenter ist die DSGVO-konforme Kommunikationslösung innerhalb von Pengueen. Hier kommen die Akteure – der Mensch im Mittelpunkt seines Netzwerks und die Pengueen-Paten um ihn herum – zueinander, um zu kommunizieren, zu organisieren und sich zu informieren.

    • DSGVO-konforme Kommunikation
    • Unterteilung in Themen/Gruppen
    • Einzel- und Gruppennachrichten
    • Benachrichtigungen und Updates
    • Dokumentenupload
    • Lesebestätigungen
    • Alternative zu WhatsApp

    1) Adressbuch

    Das Pengueen-Adressbuch ist wie gemacht dafür, sich effizient und DSGVO-konform zu vernetzen. Denn die Kommunikation findet vor allem innerhalb von Pengueen statt. E-Mail-Adressen und Telefonnummern sind nicht erforderlich. Selbst Vor- und Nachname braucht es nicht, um ein zuverlässiges Auffang-Netz zu bilden.

    Und das funktioniert so: Die Pengueen-Paten sind immer mit ihrer Verantwortung im Adressbuch gelistet. Dort steht also nicht zuerst Claudia oder Axel, sondern zum Beispiel „Zweitschlüssel/Wohnung“ oder „Vereinsaktivitäten“ – je nachdem, welche Verantwortungen vergeben wurden. So finden andere Pengueen-Paten ohne Umwege die richtige Person für die entsprechenden Aufgaben und kann diese kontaktieren oder im Fall des Falles alarmieren – selbst wenn man sich persönlich gar nicht kennt.

    Selbstverständlich können Paten neben ihren Klarnamen auch ihre vollständigen Kontaktdaten in Pengueen hinterlegen. Wenn das der Fall ist oder andere diese Daten in Pengueen eintragen, wird nochmal ganz konkret die Zustimmung zur Freigabe der Daten bei dem betreffenden Pengueen-Paten eingeholt. Zur Validierung der hinterlegten Kontaktdaten fragt das System alle sechs Monate beim Pengueen-Paten nach, ob die Daten aktualisiert werden müssen.

    Um Personen einer Kategorie oder einer Verantwortung zuzuordnen, sind im interaktiven Adressbuch nur wenige Klicks notwendig. Werden Paten direkt in einer Kategorie oder einer Verantwortung eingetragen, werden diese automatisch auch dem Adressbuch hinzugefügt.

    2) Nachrichtencenter

    Mit dem Nachrichtencenter ist es möglich, entweder einzelnen, mehreren Teilnehmern oder ganzen Nutzergruppen Nachrichten zu hinterlegen. Damit ist Pengueen ein idealer Ersatz für Messenger und Organisations-Tools wie zum Beispiel WhatsApp und Slack und entsprechen auch dem Telemediengesetz.

    Entscheidend ist, dass Nachrichten nicht im eigentlichen Sinn verschickt werden, sondern Inhalte werden in Pengueen hinterlegt und für andere freigegeben. Die Vorteile: So gelangen Nachrichten, die auch sensible Inhalte enthalten können, nicht nach außen. Zudem ist die Kommunikation nicht auf persönliche E-Mail-Adressen angewiesen und erreichen trotzdem immer alle Beteiligten – auch wenn E-Mail-Verteiler nicht aktuell oder fehlerhaft sind. Hinzu kommen noch weitere nützliche Funktionen.

    Für hinterlegte Nachrichten erhalten Sie Lesebestätigungen und haben so immer den Überblick, wer noch aktiv informiert werden muss. Gruppen lassen sich individuell anpassen und Pengueen als Kommunikationszentrale nutzen. Kontakte werden außerdem im interaktiven Pengueen-Adressbuch gespeichert. Um flexibel zu agieren, haben Sie auch die Möglichkeit, externe Personen zu einer Gruppennachricht einzuladen.

    3) Benachrichtigungen/Systemmeldungen

    Mit Systemmeldungen hält Pengueen Sie immer auf dem aktuellen Stand und sorgen dafür, dass Nutzer nicht aktiv nachsehen müssen, ob es etwas Neues gibt. Denn diese Benachrichtigungen erscheinen direkt auf dem Startbildschirm des Smartphones oder im Pengueen-Portal, wenn Pengueen am PC genutzt wird. Als Pate sind Sie bei Alarmierungen sofort informiert, aber auch wenn es um Updates in Themen und Kategorien geht, relevante Notizen angelegt oder Sie einer Liste hinzugefügt wurden, erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung. Systemmeldungen können auch an bevorstehende Termine erinnern und vieles mehr und werden auch an ganze Gruppen versendet, die mit Kategorien oder Themen verbunden sind.

    4) Notizen

    Neben Protokollablagen und Vertretungsplänen können Lehrer auch interne und öffentliche Termine anlegen sowie eine Knowledgebase führen (z.B. Verwaltung von Informationsblättern, Richtlinien, Lehrpläne).

    • Push-Benachrichtigung oder SMS, wenn Updates auf eine Notiz erfolgen
    • Jeder, der mit einer Kategorie verbunden ist, kann Notizen anlegen
    • Notizen vereinfachen themenrelevanten Austausch unter allen Beteiligten

    5) Benachrichtigungen via Mobile App

    Mit der Pengueen-App werden Sie über sämtliche für Sie bestimmte Nachrichten, Updates und Notizen auf dem aktuellen Stand gehalten. Sie können diese über die App ganz einfach aufrufen und entsprechend reagieren. Die App ist erhältlich für Android und iOS.

    Weiterführende Dokumente

    Das Nachrichtencenter

  • Pengueen Nachrichtencenter: Direktnachrichten und Themengruppen

    Pengueen bietet mit dem Nachrichtencenter eine gut strukturierte Möglichkeit, für deine Pengueen-Kontakte Direktnachrichten anzulegen, sowie Nachrichten in Themengruppen auszutauschen. 

    Wo findest du das Nachrichtencenter?

    Das Nachrichtencenter ist jederzeit mit einem Klick oben rechtsauf das Briefumschlagsymbolerreichbar. 

    Es lässt sich auch direkt vom Dashboard aus aufrufen: Auf der Pengueen Startseite werden links standardmäßig die aktuellen Nachrichten in einer Box angezeigt. Mit Klick auf den blauen Button „Nachrichtencenter“ darüber öffnet sich das Nachrichtencenter ebenfalls. 

    Nachrichtencenter Ansicht

    Nach dem Öffnen des Nachrichtencenters finden sich links zwei Bereiche: „Themen“ und „Direktnachrichten“.

    • Im Bereich „Direktnachrichten“werden die Kontakte angezeigt, mit denen du bereits Nachrichten ausgetauscht hast.
    • Klickst du auf einen dieser Kontakte, öffnet sich der gesamte Nachrichtenverlauf mit dieser Person. 
    • Der Bereich „Themen“zeigt alle Themen an, zu denen du dich im Nachrichtencenter mit mehreren Teilnehmern ausgetauscht hast. 
    • Klickst du ein Thema an, erscheint der Nachrichtenverlauf zu diesem Thema. 

    Nachricht anlegen

    Eine Direktnachricht an eine einzelne Person legst du so an:

    • Klicke auf den blauen „+ Neu“Button im Bereich „Direktnachrichten“.
    • Das Formularfeld „Neue Direktnachricht“ öffnet sich im Zentrum der Seite. 
    • Im ersten Feld „Empfänger“werden dir in einem Pulldown-Menü deine in Pengueen vorhandenen Kontakte angezeigt – strukturiert nach Paten, Personen, für die du eine Patenschaft übernommen hast. Und falls du mit einer Institution über Pengueen verbunden bist, zum Beispiel einem Unternehmen, siehst du hier auch deine Pengueen-Kontakte dieser Institution. 
    • Wähle einen Kontakt aus. 
    • Im Feld „Deine Nachricht“darunter kannst du deinen persönlichen Text an deinen Pengueen-Kontakt einfügen. 
    • Du kannst auch Dateien anhängen: Nutze dafür den „Auswählen“-Button unter „Datei hinzufügen“.
    • Klickst du den Schalter unterhalb von „Benachrichtigung per E-Mail“auf „Ja“, wird deinem Kontakt an die von ihm in Pengueen hinterlegte E-Mail-Adresse eine Benachrichtigung geschickt, dass du ihm bei Pengueen eine Nachricht hinterlassen hast. 
    • Klickst du den Schalter unterhalb von „Benachrichtigung per SMS“auf „Ja“, wird deinem Kontakt an die von ihm in Pengueen hinterlegte Telefonnummer eine Benachrichtigung geschickt, dass du ihm bei Pengueen eine Nachricht hinterlassen hast.
    • Mit eine Klick auf „Direktnachricht anlegen“wird deine Nachricht in eurem Nachrichtenverlauf gespeichert. 

    Hinweis:Hat dein Kontakt keine Mobilfunknummer hinterlegt, ist der SMS-Schalter inaktiv. 

    Tipp:Nutze die Benachrichtigung per Mail oder SMS vor allem dann, wenn deine Nachricht wichtig oder dringend ist, aber bitte nicht inflationär. 

    Themennachrichten 

    Mit dieser Funktion kannst du einen Nachrichtenverlauf zu einem Thema mit mehreren Personen anlegen. So kannst du Themengruppen einrichten, um dich zu bestimmten Themen mit einem ausgewählten Personenkreis auszutauschen.

    Dabei gehst fast genauso vor wie bei den Direktnachrichten. 

    Es gibt allerdings zwei Unterschiede

    1. Du kannst statt einen Empfänger mehrere in das „Empfängerfeld“ aus deiner Kontaktliste einfügen.  
    2. Und du musst für den Nachrichtenverlauf, den du anlegen möchtest, ein Thema benennen. 
    • Nun kannst du deine erste Nachricht für die Themengruppe anlegen. 
    • Alle, die du zu der Themengruppe eingeladen hast, wird oben rechts am Briefumschlag-Symbol der Eingang einer neuen Nachricht angezeigt und haben Zugriff auf diese Nachricht. 
    • Alle in der Themengruppe können auf diese Nachricht antworten., die dann für alle Teilnehmer sichtbar ist.  

    Themengruppe verlassen

    Jeder Pengueen-Nutzer ist in seiner Entscheidung frei, an einer Themengruppe teilzunehmen. Teilnehmer können jederzeit wieder austreten. 

    • Dafür muss der Teilnehmer den Nachrichtenverlauf zu dem Thema öffnen. 
    • Unten rechts befindet sich ein roter Button „Thema verlassen“
    • Mit dem Klick auf diesen Button trägt sich der Teilnehmer aus der Themengruppe aus. 

    Hinweis:Derjenige, der das Thema eröffnet hat und die anderen Gruppenmitglieder eingeladen hat, ist übrigens auch der einzige, der der aktiv Teilnehmer aus der Gruppe entfernen kann. Allen anderen ist das nicht möglich. 

    Wenn du Fragen zu den Funktionen von Pengueen hast, schreib uns einfach eine Mail an hilfe@pengueen.de. Wir freuen uns auf dein Feedback!