• Zugriffsrechte: Rechte und Rollen in Pengueen

    Rechte und Rollen

    Der Pengueen User

    Nachdem Sie sich bei Pengueen angemeldet haben, sind Sie Pengueen User.

    Paten

    Sie können Freunde als Paten einladen. Paten haben Zugriff auf die von Ihnen freigegebenen Informationen.

    Stellvertreter

    Stellvertreter können uneingeschränkt auf Ihr Profil zugreifen. Ausgenommen der Verwaltung von Stellvertretern können Stellvertreter alles, was auch Sie können. Stellvertreter haben auch Zugriff auf Ihre Institutionen.

    Sollten Sie als Stellvertreter Nachrichten schreiben oder Kommentare anlegen, werden diese als durch Sie als Stellvertreter gekennzeichnet.

    Mitglieder einer Institution

    Wenn Sie sich mit einer Institution verbunden haben, sind Sie Mitglied dieser Institution.

    • Vereinsmitglieder
    • Eltern der Schüler einer Schule (Eltern werden oft als Stellvertreter Ihres Kindes eingeladen, welches einen eigenen Account bekommt.)
    • Kunden einer Beraterfirma
    • Mieter einer Hausverwaltung

    Sie verbinden sich durch die Eingabe eines Institutions-Codes in Ihrem Profil, durch die Eingabe eines solchen Codes direkt bei der Registrierung oder durch die Einladung von einer Institution.

    Als Mitglied erhalten Sie Zugriff auf von der Institution für Mitglieder bereitgestellte Kategorien in der Lebenswelt (Schülerprofil, Medikation oder Wartungstermine für die Therme).

    Als Mitglied erhalten Sie Zugriff auf so genannte Institutions-Kategorien für alle Mitglieder (oder Teile derer), z.B. einen Putzplan, wichtige Termine, Schließzeiten, …

    Mitglieder können sich untereinander nicht sehen.

    Sie können die Verbindung zu einer Institution jederzeit löschen, indem Sie den jeweiligen Institutions-Code in Ihrem Profil (Reiter “Institutionen”) löschen. Sämtliche Daten, die Sie Im Zusammenhang mit Institutions-Kategorien oder Nachrichten eingegeben haben, werden in diesem Moment gelöscht.

    Mitarbeiter einer Institution

    Der Pengueen-Admin kann Sie von der Rolle eines Mitgliedes zur Rolle eines Mitarbeiters upgraden, also hochstufen. Alternativ können Sie von einer Institution als Mitarbeiter eingeladen werden.

    Sie können sich nicht selbstständig zum Mitarbeiter einer Institution erklären.

    Mitarbeiter können sich gegenseitig sehen und sich Nachrichten schreiben. Mitarbeiter sehen alle Mitglieder und können deren öffentliche Profile einsehen, Institutions-Kategorien anlegen und ihnen Nachrichten schreiben.

    Der Pengueen-Admin

    Der Pengueen Admin wird im Zuge der Anmeldung einer Institution bestimmt.

    Kategorien

    Kategorien können folgende Eigenschaften besitzen, die den Zugriff, Sichtbarkeit oder Editierbarkeit beeinflussen.

    Institutions-Kategorien durch Mitarbeiter

    Es gibt Kategorien, die nur durch Mitarbeiter einer Institution für Mitglieder angelegt werden können. Z.B. Schmerzprotokolle in der Pflege.

    Die Mitglieder können diese Kategorien einsehen.

    Sichtbarkeit für eine Gruppe

    Kategorien können von einem Mitarbeiter oder dem Pengueen-Admin für eine Gruppe freigegeben werden.

    Eine Gruppe ist ein spezifischer Empfängerkreis, welcher auch im Nachrichten Center genutzt werden kann, um sich gemeinsam zu einem Thema auszutauschen.

    Lese- und Editierrechte

    Mitglieder, deren Paten und die Mitarbeiter einer Institution können die Daten einer Kategorie einsehen. In verschiedenen Kategorien können aber die Schreib- und Editierrechte eingeschränkt sein.

    So pflegen die Eltern eines Kindes die Abholregelung, aber nur der Pfleger ergänzt Daten z.B. in einem Sturzprotokoll.

    Kategorie kann nur einmal angelegt werden

    Bestimmte Kategorien können nur einmal angelegt werden.

    Listen

    Listen in Kategorien stellen einen eigenen Komplex dar. Akkreditierungen, Urlaubsplanung, Dienstplanung, Einkaufslisten, Vertretungspläne, … sind nur einige wenige Beispiele für Anforderungen, die mit Hilfe von individuellen Listen gelöst werden.

    Kalenderansicht

    Ist in der Tabelle mindestens ein Datum oder eine Erinnerung enthalten, kann die Tabelle in der Kalenderansicht dargestellt werden.

    Nur meine Einträge

    Die Ideenwelt ist eine Kategorie für Mitarbeiter, um diesen zu ermöglichen, der Geschäftsleitung anonym Ideen einzureichen.

    Nur ein Eintrag

    In meiner Lebenswelt kann ich die meisten Kategorien mehrfach anlegen. Denn vielleicht habe ich zwei Katzen, drei Autos oder vier Konten. Bei der Kategorie Akkreditierung zu einer Veransatungdarf sich jedes Mitglied aber nur einmal anmelden.

    Mehrfacheinträge

    Mit dieser Funktion können z.B. in Schulen sämtliche Vertretungen für einen verhinderte|n Lehrer|in für einen Tag mit einem Mal angelegt werden. Also keine sechs einzelnen Einträge, sondern ein Mehrfacheintrag.

    Nachrichten

    Nachrichten sind bei Pengueen keine Daten, die zu dem Empfänger übertragen werden, sondern Daten, die Sie eingeben und dem Empfänger Leserechte einräumen. Wenn Sie die Nachricht oder Ihren Account löschen, existieren somit keine Kopien der Daten – Screenshots und Abschriften ausgenommen.

    Weitere Informationen: Erste Schritte für Institutionen

  • Eltern und Angehörige einladen

    Eltern von Schul- oder Kita-Kindern oder Angehörige von pflegebedürftigen und älteren Menschen laden Sie bei Pengueen über die Stellvertreter-Funktion ein.

    Ein Stellvertreter ist eine Art Prokurist, der uneingeschränkt für mich (bei Pengueen) agieren kann – nur weitere Stellvertreter kann er oder sie nicht in meinem Namen einladen.

    Sascha Landowski

    1. Laden Sie ein, wer vertreten wird

    Nehmen wir an, Max ist ein Schüler Ihrer Schule (Kita-Kind oder eine pflegebedürftige Person).

    Die Eltern von Max (Claudia und Klaus) leben getrennt, möchten aber beide Pengueen nutzen, um mit Ihnen und dem Kollegium zu kommunizieren bzw. die Orga-Tools zu nutzen.

    Vergleichbar könnten Claudia und Klaus die Kinder einer in Ihrer Obhut stehenden, pflegebedürftigen Person sein.

    Laden Sie ein neues Mitglied (nicht Mitarbeiter!) ein.

    Geben Sie bis zu 10 Stellvertreter an

    Aktivieren Sie die Auswahl “Stellvertretung”
    • Wählen Sie – wie immer – die Institution zu der Sie Max einladen möchten.
    • Geben Sie die Daten von Max ein. Sollte er keine eigene E-Mail Adresse besitzen, lassen Sie dieses Feld frei.
    • Aktivieren Sie die Stellvertretung.
    • Geben Sie die Daten eines Stellvertreters ein – die E-Mail Adresse des Stellvertreters ist jetzt Pflicht.
    • Sie können der Einladung weitere Stellvertreter hinzufügen, wählen Sie hierzu [Weitere Stellvertretung].

    Kleiner Tipp: Verkettung von Konten

    Sollten Sie mehrere Konten bei Pengueen führen, weil Sie z.B. von einem Angehörigen unter einer anderen E-Mail Adresse eingeladen wurden, als Sie sich selber angemeldet haben, bietet die Stellvertreter-Funktion eine Lösung: Loggen Sie sich mit Ihrem primären Account ein und laden Sie sich selbst (mit der jeweils anderen E-Mail Adresse) als Paten und Stellvertreter ein. So können Sie zukünftig zwischen den verschiedenen Accounts (z.B. privat und beruflich) bequem hin- und herwechseln.

    Beachten Sie bitte, dass die verbundenen Institutionen Ihres Primär-Accounts die Stellvertretungen sehen und anschreiben können.

    2. Stellvertreter nehmen an

    Die eingeladenen Stellvertreter werden per E-Mail über die Einladung informiert. Sofern diese noch nicht bei Pengueen registriert sind, werden sie gebeten, sich anzumelden.

    Für Stellvertreter ist die Nutzung von Pengueen für die Bedarfe des zu Vertretenden kostenlos!

    Sascha Landowski

    Sobald die Stellvertreter die Stellvertretung angenommen haben, können sie die Ansicht von Pengueen mit einem Klick wechseln.

    So wechselt ein Stellvertreter in das Profil des zu Vertretenden.

    3. Ich als Stellvertreter

    Hinweis, dass ich gerade als Stellvertreter agiere.

    Im oberen Bereich wird Ihnen angezeigt, wenn Sie gerade als Stellvertreter aktiv sind. Über den Link “verlassen” wechseln Sie zurück in Ihr Profil.

    Alle Nachrichten, Kommentare und Notizen werden gekennzeichnet, wenn der Absender ein Stellvertreter ist.

    4. Im Alltag

    Für Sie als Lehrerin oder Pflegefachkraft sind die Stellvertreter transparent. Das bedeutet, dass Sie die Stellvertreter zwar über das Profil der vertretenden Person direkt erreichen könnten … großer Vorteil ist aber, dass Sie schlicht “an den Schüler / die pflegebedürftige Person schreiben” und Pengueen verteilt die Nachricht an die Stellvertreter im Hintergrund.

    In einer Schule mit 500 Schülern sprechen wir von ~2.500 Notfallkontakten bzw. Stellvertretern … gut, wenn ich dann nur den Namen des Schülers kennen muss.

    Wir haben noch weitere Tools für Kita und Schulen.