• Pengueen für Schule und Kita

    Ein digitales Organisations- und Kommunikationstool kann viele Standardabläufe, die bisher analog angelegt waren, effizienter gestalten. Lehrkräfte müssen so weniger Zeit für administrative Aufgaben aufwenden. Für Eltern bietet Pengueen ebenfalls viele Funktionen. Viele Prozesse an Schulen, VHG, Ganztagsschulen, Kitas und Horten lassen sich so optimieren.

    Vom Vertretungsplan über Abholregelungen bis hin zu Schülerprofilen, Protokollab- lage oder Vorbereitung von Elterngesprächen. Pengueen ist dabei immer DSGVO- konform und dient somit auch als sichere Kommunikations-Tool für AGs und Projektgruppen. Eltern und Lehrer können hier aktiv in den direkten Austausch treten.

    Wir haben hier die wichtigsten Funktionen für Schulen, Kitas und ähnlich strukturierte Institutionen zusammengestellt.

    1) Vertretungsplan und Krankmeldung

    Pengueen bietet Ihnen einen übersichtlichen Vertretungsplan. Die Besonderheit: LehrerInnen können sich über Pengueen krankmelden. Diese Krankmeldungen sind mit dem Vertretungsplan verknüpft und lösen eine interne Benachrichtigung an das Sekretariat und die Vertretung aus. So kann flexibel und schnell auf Veränderungen reagiert werden. Eine solche Funktion gibt es auch für Eltern, die ihre Kinder krankmelden müssen. Statt vor der ersten Stunde in der Telefonwarteschleife festzuhängen, erreicht die Krankmeldung mit nur wenigen Klicks das Sekretariat und gleichzeitig die entsprechenden Lehrkräfte

    2) Protokolle, Anschreiben und Einladungen

    Sie können Protokolle oder Einladungen online ablegen und zugleich für gefilterte Gruppen freigeben und erhalten eine individuelle Abnahme/Lesebestätigung. Werden dabei Funktionen genutzt, bei denen Rückmeldung abgefragt werden, können diese über Pengueen ausgewertet werden. Das erspart die zeitaufwändige Auswertung von ausgefüllten Abfragezetteln.

    3) Interaktives Adressbuch

    Ein weiterer Vorteil von Pengueen besteht darin, dass Eltern ihre Kontaktinformationen selbst pflegen. So bleiben die Daten stets aktuell und werden alle 6 Monate durch Pengueen (SMS und Mail) automatisch validiert. Aber selbst wenn die Kontaktdaten veraltet sein sollten, erreichen wichtige Informationen immer alle Empfänger. Denn Nachrichten und Dokumente werden nicht an den klassischen E-Mail-Verteiler verschickt, sondern innerhalb von Pengueen hinterlegt und freigegeben. Gleiches gilt für Kontaktdaten. Diese sind nur für diejenigen Nutzer einsehbar, für die sich auch explizit freigegeben sind. Damit ist die Kontaktaufnahme und der Austausch untereinander aber nicht unterbunden. Im Nachrichtencenter können sich Nutzer innerhalb von Pengueen kontaktieren und benachrichtigen – ganz ohne Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

    4) Erweiterte Organisations-Tools für Lehrer

    • Neben Protokollablagen und Vertretungsplänen können Lehrer auch interne und öffentliche Termine anlegen sowie eine Knowledgebase zu führen (z.B. Verwaltung von Informationsblättern, Richtlinien, Lehrpläne).
    • Lehrkräfte werden benachrichtig, wenn sie irgendwo erwähnt werden (z.B. wenn der Vertretungsplan aktualisiert wurde).
    • Möglichkeit zum direkten Dialog zu jeder Kategorie und jedem Thema.
    • Jedem, dem eine Kategorie oder ein Thema freigegeben wurde kann dazu eine Notiz schreiben.
    • Sind Kategorien und Themen auch für Eltern freigegeben, wird hierdurch ein themenrelevanter Austausch mit den Eltern ermöglicht.
    • Benachrichtigungen bei Update in Notizfeldern.

    5) Dashboard für Mitarbeiter (Systemmeldungen)

    Administrierende Mitarbeiter (Schulleitung, Sekretariat, …) erhalten Benachrichtigungen über Aktualisierungen, Änderungen, Nachrichten etc.

    6) Abholregelungen

    Ein Kind sitzt im Sekretariat und möchte abgeholt werden. Aber wer ist denn abholberechtigt? Gut, dass es Pengueen gibt. Mit nur zwei Klicks sehen Sie, wer das Kind abholen darf. Darüber hinaus können in Pengueen weitere Regelungen und deren Abweichungen hinterlegt werden. Ist das Kind standardmäßig für die VHG oder den Hort gemeldet? Darf es bei Stundenausfall früher und eigenständig nach Hause? All diese Informationen haben Sie über Pengueen immer auf dem Smartphone griffbereit.

    7) Klassenfahrten

    Für die Organisation von Klassenfahrten hält Pengueen viele nützliche Funktionen bereit. Lehrkräfte haben durch die Schülerprofile nützliche Informationen zu ihren Schützlingen, beispielsweise zu Allergien, die Kontakte zu den Eltern und mehr. Da- rüber hinaus können hier auch Dokumente hinterlegt werden, die bei einer Klassenfahrt unverzichtbar sind, wie digitale Kopien des Impfpasses und der Krankenversicherungskarte sowie Kopien der Einverständniserklärungen der Eltern. Unterlagen die als Papierkopie viel Gewicht im Gepäck der Lehrkräfte ausmachen.

    8) Elternvertreter

    Elternvertreter erleichtern die zahlreichen Funktionen in Pengueen ihre Aufgaben. So können sie beispielsweise Kategorien zu Projekten wie dem Schulfest anlegen und in der Elternschaft Verantwortungen dazu vergeben – etwa wer für die Organisation der Getränke zuständig ist. Auch Protokollen könne in Pengueen ganz einfach zur Verfügung gestellt werden und Themen diskutiert werden. Alle anderen Eltern haben mit Pengueen direkten Kontakt zu den Elternvertretern und Zugriff auf für Sie freigegebene Dateien.

    9) Organisation und Planung

    Mit Pengueen erhalten Sie eine leicht bedienbare und auf die Bedürfnisse von Schulen zugeschnittene Plattform, die auf vielfältige Weise die Administration und Organisation von Schulen entlastet.

    Pengueen ist dabei keine starre Schulsoftware, sondern ein Digitalisierungswerkzeugkasten. Nicht die Lehrkräfte sollen sich nach einem Programm richten müssen, sondern umgekehrt. Pengueen ist in der Lage, sich den individuellen Bedürfnissen von Schulen und Kitas anzupassen.

    • Interaktives Adressbuch / Notfallkontakte
    • Schülerverwaltung
    • Schülerprofil (Allergien, Ernährung, Abholregelung …)
    • Einbeziehung der Eltern durch einfache Kommunikation
    • Aktuelles Adressbuch und Notfallkontakte
    • Protokoll- und Dokumentenablage
    • Freigabe von Dokumenten und Informationen
    • Knowledgebase für Informationen z.B. der Landesschulbehörde
    • Nachrichtencenter als universelles Kommunikationstool
    • Einladungen zu Veranstaltungen, Terminen, Rundschreiben
    • Vertretungsplan und Krankmeldungen
    • Planung und Organisation von Ganztagsschule, AGs, Projektwochen
    • Vorbereitung von Elterngesprächen (Kommentar-Funktion)

    Weiterführende Dokumente

    Pengueen in Schulen/Kita

    Anfrage

    Sie vertreten eine Schule und haben Fragen oder Anregungen? Bitte verwenden Sie das folgende Kontaktformular.

  • So machst du dein Profil fit für Pengueen!

    Dieser Text zeigt dir warum du dein Profil vollständig ausfüllen solltest, damit Pengueen zu deinem zuverlässigen Auffang-Netz wird. Du kannst natürlich auch unseren Einrichtungsassistentennutzen, der dich durch Pengueen leitet. Aber hier hast du die einzelnen Schritte nochmal in einem Hilfetext. 

    So gelangst du zum Profil 

    Nachdem du dich eingeloggt hast, klickst du einfach oberhalb der Navigation rechts auf deinen Namen. Wähle in dem kleinen Pull-Down-Menü „Mein Profil“ und es öffnen sich die Formularfelder zu deinem Profil. 

    Das Profil ist oben nach unten in drei Bereich aufgeteilt: „Deine Profildaten“, „Deine öffentlichen Daten“, „Rechnungsdaten“. Zu den Reitern in horizontaler Linie später noch ein paar Sätze. 

    1. Deine Profildaten  

    Hier trägst du deine Basisdaten ein. Es sind Pflichtfelder, ohne die Pengueen für dich nicht den vollen Funktionsumfang entfalten kann. Diese Daten können andere Nutzer nicht sehen. Du hast sie bei der Registrierung schon angegeben, sodass sie hier schon vom System eingetragen sind. Sollten sich Daten ändern, kannst du sie hier korrigieren. 

    Die E-Mail-Adresse und Handynummer sind wichtig, da du hier wichtige Benachrichtigungen zu deinen Patenschaften oder Notfall-Alarmierung erhältst.

    2. Deine öffentlichen Daten

    Die Angaben hier sind freiwillig. Aber sie helfen dir und anderen, die Funktionen von Pengueen in vollem Umfang zu nutzen. Diese Daten werden nur den Nutzern und deren Paten angezeigt, die deine Kontaktdaten in einer Kategorie ihrer Lebenswelt hinterlegt haben. Denn wir möchten, dass du bei Pengueen immer die Kontrolle über deine Daten hast und darüber, wer welche Daten von dir einsehen kann.

    Gib bitte zunächst einige„Persönliche Daten“ an:

    Profilbild:Es erscheint beispielsweise, wenn du dich mit anderen im Nachrichtencenter austauschst oder in der Umfeldübersicht der Personen, mit denen du auf Pengueen verpatet bist. 

    Geschlecht:Wähle zwischen „Mann“ und „Frau“.

    Geburtstag:Gib deinen Geburtstag an, damit dir andere gratulieren können. 

    Nun kannst du einige „Berufliche Daten“angeben:

    Das können hilfreiche Informationen sein, wenn zum Beispiel in deiner Nachbarschaft Paten mit genau deinen Kompetenzen gesucht wird.

    Firmenname:  Hier kannst du den Namen deines Arbeitgebers oder deines eigenen Unternehmens angeben. Wenn deine Selbstständigkeit einen Namen hat, trage ihn hier ein. 

    Beruf:Was ist dein Beruf? Oder gib hier die Position im Unternehmen an. 

    Jetzt kannst du deine persönlichen „Adressdaten“angeben:

    Diese Daten werden von dir autorisierten Nutzern und deren Paten angezeigt, wenn sie dich als Kontakt in einer ihrer Kategorien in der Lebenswelt hinterlegt haben.

    • Straße, Hausnummer
    • Postleitzahl und Stadt
    • Land

    Du kannst jetzt deine öffentlichen „Kontaktdaten“angeben:

    Warum du hier nochmal E-Mail-Adresse, Telefon- und Handynummer angeben kannst? Ganz einfach: Zuvor waren die Angaben nur intern. Hier hast du die Möglichkeit, diese Angaben erneut zu tätigen. Vielleicht möchtest du für Paten auch eine andere Mailadresse oder andere Telefonnummern angeben. 

    3. Deine Rechnungsdaten

    Wenn du Premiumkunde bist, kannst du hier eine Rechnungsadresse eintragen. Name, Straße, Hausnummer 

    Fertig! Jetzt hast du dein Pengueen-Profil komplett ausgefüllt!

    Die Reiter in der oberen Leiste

    Oben findest du noch einige Reiter. Hier kannst du Pengueen-Systemmeldungen einsehen. Wir gehen sie kurz der Reihe nach durch:

    Notfälle:Wenn du ein Notfall-Pate bist und ein Notfall ausgelöst wurde, wird dieser hier gespeichert und alle Notfälle der Vergangenheit dokumentiert. 

    Premium:Hier findest du deine Pengueen Grunddaten. Schau nach, seit wann du bei Pengueen, Premiummitglied bist, wie lange dein Test-Account noch läuft und weitere Details. 

    Unter „Sonstige Daten“ siehst du, wie viele Paten und Patenschaften du hast, wie viele Teile deiner Lebenswelt du schon angelegt hast und mit wie vielen Institutionen du auf Pengueen verbunden bist. 

    Institutionen:Hier bekommst du nicht nur einen Überblick darüber, mit wie vielen  Institutionen du verbunden bist, sondern auch seit wann, wie sie heißen, welchen Status du dort hast und welche Rolle du dort einnimmst.

    Dokumente:Hier werden die Dokumente von Pengueen eingespielt. Beispielsweise Rechnungen, wenn du Premiumkunde bist. 

    Stellvertretungen:Stellvertreter sein ist eine verantwortungsvolle Aufgabe. Hier hast du einen Überblick, für wen du die Stellvertreterrolle übernommen hast. 

    Systemmeldungen:Hier werden dir von Pengueen Systemmeldungen eingespielt. Beispielsweise wenn du zu Themengruppen oder Kategorien eingeladen wurdest oder diese gelöscht wurden. Auch wenn neue Mitglieder Themengruppen beitreten, zu denen du gehörst, wird das hier dokumentiert. 

    Zusammenfassung

    Das Profil ist klar strukturiert für interne Angaben, auf die nur du Zugriff hast, öffentliche Daten, die du freiwillig angeben kannst und einen klar abgegrenzten Bereich, der dich über deinen Status in den unterschiedlichen Bereichen bei Pengueen informiert. So hast du alles sauber getrennt und verlierst nie den Überblick. 

    Brauchst du Hilfe bei Pengueen? Schreib uns einfach eine Mail an hilfe@pengueen.de. Wir kümmern uns um dein Anliegen!