Benachrichtigungen einstellen
Du entscheidest, welche Benachrichtigungen Pengueen verschickt
Kennst du das auch? Dein Email Postfach quillt vor automatischen Email-Benachrichtigungen über, aber die meisten interessieren dich gar nicht?
Wir auch 😉 Daher haben entschieden: bei Pengueen entscheidest du, ob und wie viel Benachrichtigungen verschickt werden.
Denn Aufmerksamkeit ist eine kostbare Währung.
Das Volumen an Emails soll 2026 auf fast 400 Milliarden täglich steigen.
1) Wer kann die Benachrichtigungen einstellen?
User und Admins können Benachrichtigungen einstellen.
Der Unterschied?
Als User entscheidest du, welche Benachrichtigungen du bekommst.
Als Admin entscheidest du, welche Benachrichtigungen die User:innen deiner Gemeinschaft bekommen.
In wichtigen Fällen überschreiben die Einstellungen des Admins deine eigenen Einstellungen.
Gut zu wissen
Benachrichtigungen verschicken wir entweder per Email, SMS oder Web-Push-Benachrichtigungen.
Wir schicken die Email an die Adresse, mit der du dich bei Pengueen registriert hast.
Deine Telefonnummer für den SMS – Versand kannst du in deinem Profil einstellen. Logge dich dafür in Pengueen ein, klicke dafür einfach auf dein Pengueen Profil (das Zahnrad-Symbol rechts oben) und gehe dann auf „Persönliche Informationen“.
2) Benachrichtigungen als User einstellen
So stellst du die Benachrichtigungen für dich selbst ein.
Logge dich in Pengueen ein und geh zu deinem Nutzerprofil. Dafür klickst du auf das Zahnrad rechts oben. In dem Menü, das sich öffnet, wählst du „Kontoinformation.
Scrolle nach unten bis zum Abschnitt „Benachrichtigungen“.
In der Liste siehst du verschiedene Ereignisse. Für jedes kannst du entscheiden, ob du benachrichtigt werden willst. Schiebe dafür einfach den Regler nach rechts oder links.
Du kannst dort außerdem einstellen, ob du per Push, Email oder SMS informiert werden willst.
3) Benachrichtigungen als Admin einstellen
Bereit? Los geht`s! Du hast mehrere Ebenen in Pengueen, auf denen du die Benachrichtigungen einstellen kannst:
- Für deine Gemeinschaft
- Für die ganze Hilfsmittel-Vorlage
- Für einzelne Bereiche der Hilfsmittel-Vorlage
Das bedeutet, du kannst die Einstellungen ganz allgemein einstellen (Gemeinschaft) und ganz detailliert (einzelne Bereiche im Hilfsmittel).
Für jede Ebene bekommst du jetzt eine Anleitung.
Du hast noch keine Gemeinschaft in Pengueen? Hier findest du eine kurze Anleitung und kannst gleich starten.
3.1) Benachrichtigungen für die ganze Gemeinschaft
Logge dich bei Pengueen ein und klicke rechts oben auf das Zahnrad neben deinem Nutzernamen und -foto.
Es öffnet sich ein Menü. Klicke dort auf „Meine Gemeinschaft“. Jetzt kommst du zu den Einstellungen für deine Gemeinschaft.
Scrolle zum Abschnitt „Benachrichtigungen“. Hier kannst du alles einstellen.
Und so funktioniert es:
Im Abschnitt „Wenn“ klickst du alle Fälle an, für die du eine Benachrichtigung haben willst. Also z.B. wenn ein neuer Nutzer eingeladen wird oder eine Änderung an einer Hilfsmittel-Vorlage gemacht wird.
Im Abschnitt „Informiere“ legst du fest, wer die Benachrichtigung bekommen soll. Also z.B. der Inhaber der Gemeinschaft (wahrscheinlich bist das du selbst), Mitarbeiter:innen oder auch ausgewählte Empfänger.
Klicke dann noch auf „Einstellungen übernehmen“ und es kann los gehen.
Wann machen Einstellungen hier Sinn? Immer, wenn man es um das Verhalten aller User:innen geht. Nämlich, wenn man wissen möchte, ob neue User:innen dazu gekommen sind oder Änderungen an Hilfsmittelvorlagen gemacht worden sind.
3.2) Benachrichtigung für die komplette Hilfsmittel-Vorlage
Wenn du eine neue Hilfsmittelvorlage erstellst, kannst du Benachrichtigungen einstellen.
Du kannst festlegen, welche User informiert werden, wenn von der Vorlage ein Hilfsmittel angelegt und wann ein Hilfsmittel geändert wird.
Und so geht`s. Logge dich bei Pengueen ein, geh in die Werkbank und lege ein neues Hilfsmittel an. Klicke dich durch die einzelnen Schritte. Nach dem Auswählen des Icons, kannst du im nächsten Schritt die Benachrichtigungen einstellen.
Erst wählst du den Fall, über den du informieren willst („Wenn“) und dann, wen du informieren willst („Informiere“). Hier kannst du alles über die Rechte und Rollen in Pengueen lesen.
Sobald du von dieser Vorlage ein Hilfsmittel anlegst, werden auch die Einstellungen zu den Benachrichtigungen übernommen.
Wann machen Einstellungen hier Sinn? Immer, wenn du über Änderungen im gesamten Hilfsmittel informiert werden willst anstatt nur in bestimmten Bereichen.
Hier ein paar praktische Beispiele:
– Du verwaltest über Pengueen Förderprojekte und ein User legt sich ein Hilfsmittel „Projektantrag“ an. Pengueen informiert dich über das neu angelegte Hilfsmittel und du kannst mit dem Antragsteller Kontakt aufnehmen.
– Du führst eine Baufirma und nutzt Pengueen für eine beweissichere Baustellen-Dokumentation. Immer, wenn einer deiner Handwerker ein neues Hilfsmittel Baustellen-Dokumentation anlegt oder ändert, bekommst du eine Nachricht von Pengueen und hast so den Überblick über alle Bauprojekte.
3.3) Benachrichtigungen in verschiedenen Bereichen des Hilfsmittels
Du kannst Benachrichtigungen für einzelne Bereiche des Hilfsmittels einstellen, und zwar:
- für jedes Element (z.B. ein Textblock, ein Datumsfeld…)
- Für Mehrfacheinträge
So kannst du dich und / oder deine User*innen ganz gezielt über Wichtiges informieren.
3.4) Für einzelne Elemente
Für jedes Element in deiner Hilfsmittel-Vorlage kannst du eine Benachrichtigung einstellen.
So funktioniert es: geh in die Werkbank und lege eine neue Hilfsmittelvorlage an oder öffne eine bestehende Vorlage.
Jetzt siehst du links alle Elemente der Hilfsmittel-Vorlage. Klicke auf den Pfeil neben einem Element, um es zu bearbeiten.
Es öffnet sich rechts ein Untermenü. Scrolle dort bis zum Punkt “ Wähle erweiterte Einstellungen und Rechte für dieses Element“.
Dort findest du den Abschnitt „Benachrichtigungen“.
Wenn du den blauen Haken setzt, wird eine Benachrichtigung ausgelöst, sobald jemand den Inhalt des Elements ändert. Sprich, etwas schreibt, löscht oder anpasst.
Mit den beiden Schiebereglern bestimmst du, was in der Benachrichtigung stehen soll:
- Inhalt / Wert: in der Benachrichtigung wird angezeigt, was jemand in das Feld geschrieben hat. Zum Beispiel einen Text für einen Projektantrag.
- Bezeichnung: in der Benachrichtigung wird die Bezeichnung des Felds angezeigt. Zum Beispiel der Name „Projektantrag“.
Wann machen Benachrichtigungen hier Sinn?
Immer, wenn du nur über bestimmte Änderungen im Hilfsmittel informiert werden willst anstatt über Änderungen im gesamten Hilfsmittel.
3.5) Für Mehrfacheinträge
Benachrichtigungen gibt es auch für Mehrfacheinträge (MFE). Du fragst dich, was überhaupt MFE sind? Hier findest du alles Wissenswerte zu den Mehrfacheinträgen.
So funktioniert es: geh in die Werkbank und lege eine neue Hilfsmittelvorlage an oder öffne eine bestehende Vorlage.
Scrolle dann zum Mehrfacheintrag, wähle die Zeile, über die du eine Benachrichtigung einstellen willst und klicke auf das Stiftsymbol.
Es öffnet sich rechts ein Untermenü. Scrolle dort bis zum Punkt “ Wähle erweiterte Einstellungen und Rechte für dieses Element“.
Dort findest du den Abschnitt „Benachrichtigungen“.
Wenn du den blauen Haken setzt, wird eine Benachrichtigung ausgelöst, sobald jemand den Inhalt des Elements ändert. Sprich, etwas schreibt, löscht oder anpasst.
Mit den beiden Schiebereglern bestimmst du, was in der Benachrichtigung stehen soll:
- Inhalt / Wert: in der Benachrichtigung wird angezeigt, was jemand in das Feld geschrieben hat. Zum Beispiel einen Text für einen Projektantrag.
- Bezeichnung: in der Benachrichtigung wird die Bezeichnung des Felds angezeigt. Zum Beispiel der Name „Projektantrag“.
Wann machen Benachrichtigungen hier Sinn?
Immer, wenn du wissen willst, ob ein User einen Eintrag zu einem Mehrfacheintrag hinzugefügt oder geändert hat.
Praktische Beispiele:
– Neue Einträge in einem Eventkalender
– Neue Anfragen für ein Projekt
– Neue Anfragen für Sprachmittler-Einsätze
– Neue Einträge in einer Kundenakte
– Neue Meldungen im Rahmen des Hinweisgeberschutz-Gesetzes