Dieser Artikel ist relevant für

  • Fach- und Koordinierungsstelle einer Partnerschaft für Demokratie
  • Federführendes Amt einer Partnerschaft für Demokratie

Hier findest du Antworten auf häufige Fragen zum Projektmanagement von Demokratie leben! mit Pengueen. Allgemeine FAQs zu Pengueen findest du hier. Eine Anleitung für PfDs gibt es hier.

Du hast noch mehr Fragen? Schick uns eine Email.

Nutzen auch andere Partnerschaften für Demokratie Pengueen?

Ja, Pengueen wird bereits in mehreren Partnerschaften für Demokratie erfolgreich eingesetzt. Und es kommen ständig neue dazu.

In diesem Artikel erfährst du, wie die Stadt Waltrop Pengueen für ihre Demokratie-Projekte nutzt.

Wie lang arbeitet ihr schon mit Partnerschaften für Demokratie zusammen?

Wir arbeiten seit fünf Jahren mit Kommunen im Rahmen von Demokratie leben! Projekten zusammen.

Oft wird Pengueen dann auch für andere Themen genutzt, wie z.B. Fallmanagement.

Was kostet die Nutzung von Pengueen?

Die aktuellen Preise für Lizenzen findest du auf der Preis-Seite.

Es gibt keine Mindestlaufzeit, keine Kosten für die Einrichtung und für den Support.

Du zahlst die Lizenz nur für die Personen, die intern damit arbeiten. Bei den Partnerschaften für Demokratie sind das normalerweise:

  • Mitarbeiter*in beim Federführenden Amt
  • Mitarbeiter*in bei der Koordinierungs- und Fachstelle
  • Mitglieder des Begleitausschusses

Für die Projektträger / Projektmitglieder ist die Nutzung kostenlos.

Kann man die Funktionen von Pengueen auch in eine Webseite integrieren?

Ja, das ist möglich. Dafür bekommt dein Web-Admin einen Code zur Einbindung von uns.

Ein Beispiel, wie wir das bereits erfolgreich umgesetzt haben, siehst du auf der Demokratie leben! Website der Stadt Bedburg.

Ist Pengueen DSGVO-konform?

Kurz gesagt: ja.

Pengueen ist DSGVO-konform und wir haben einen eigenen Datenschützer. Bei Fragen stellen wir gern einen Kontakt her.

Viele wichtige Fragen zum Datenschutz beantworten wir in unserer Leitlinie zur Informationssicherheit.

Pengueen ist übrigens auch Telemedien-Gesetz konform und unsere Server stehen in Deutschland.

Wie sicher sind unsere Daten bei Pengueen?

Sehr sicher. Unsere Server stehen in Deutschland und wir machen täglich Backups der gesamten Daten.

Wir empfehlen dir, nach Abschluss eines Projekts alle Daten als pdf zu sichern, so hast du eine lokale Kopie.

Habe ich in Pengueen eine Übersicht über alle Projektmittel des laufenden Jahres?

In der Projektübersicht, in der alle Projekte gebündelt angezeigt werden, werden die relevanten Daten (beantragte, bewilligte und verbrauchte Mittel) angezeigt.

So hast du alles an einem Ort.

Müssen die Mitglieder des Begleitausschusses Pengueen nutzen?

Nein. Du entscheidest, ob und in wie weit der Begleitausschuss Pengueen nutzen soll. Also zum Beispiel, ob der Begleitausschuss Projektanträge sehen soll und darüber abstimmen.

Wichtig zu wissen: Du erleichterst dir die Zusammenarbeit mit dem Begleitausschuss, wenn du ihn auch zu Pengueen einlädst. Aber auch ohne die Einbindung des Begleitausschusses kannst du Pengueen für deine Demokratie Leben! Projekte nutzen und dir damit viel Zeit und Aufwand ersparen.

Diese Vorteile bietet Pengueen für den Begleitausschuss:

  • Zentrale Kommunikation mit allen Mitgliedern des Begleitausschusses. Das ist zum Beispiel interessant zum Versenden von Unterlagen, wie Protokolle.
  • Einsicht ins laufende Projekt, z.B. Projekttagebuch
  • Abstimmungsfunktion über Projektanträge, alternativ Einholen eines Stimmungsbilds

Kann der Begleitausschuss nur noch digital in Pengueen abstimmen?

Nein – du entscheidest, wie die Abstimmung abläuft.

Option 1: Du lässt den Begleitausschuss digital abstimmen lassen. Dafür gibt es in Pengueen eine Abstimmungsfunktion

Option 2: Du kannst den Begleitausschuss aber genau so weiterhin in Sitzungen über die Projektanträge abstimmen lassen.

Kann ich die Projekte des Jugendforums in Pengueen verwalten?

Ja, das geht. Gern richten wir mit dir ein Hilfsmittel für das Jugendforum ein.

In der Regel braucht ihr dafür auch keine zusätzliche Lizenz, da sich die gleichen Mitarbeiter um die Projekte kümmern.

Ist das Dateivolumen für den Upload begrenzt?

Nein, du kannst so viele Dateien hochladen, wie du magst. Jeder einzelne Download ist auf 7 MB begrenzt.

Welche Dateiformate kann ich hochladen?

Du kannst jedes Dateiformat in Pengueen hochladen.

Kann ich die Fotos aus der Projektchronik für Öffentlichkeitsarbeit nutzen?

Ja, das geht. Voraussetzung ist, dass das Projektteam die Rechte an den Fotos hat. Die Upload Grenze für Fotos in Pengueen liegt bei 7 MB.

Du kannst also die Projektmitarbeiter bitten, die Fotos in guter Qualität hochzuladen, damit du sie für die Öffentlichkeitsarbeit nutzen kannst.

Können die Antragsteller:innen den Antrag zwischen speichern?

Ja, der Antrag kann beim Ausfüllen jederzeit gespeichert und später wieder aufgerufen werden. Es ist sogar wichtig, regelmäßig zu speichern, damit keine Daten verloren gehen.

Diesen Tipp geben wir den Antragstellern direkt im Projektantrag in Pengueen.

Kann ich alle Daten des Projekts am Ende herunterladen und speichern?

Ja, du kannst dir alle Inhalte des Projekts als pdf-Dateien herunterladen und speichern.

Wir empfehlen auch, das zu machen, damit du die Daten einmal lokal bei dir gespeichert hast.

Kann ich aus Pengueen heraus jemandem eine Email schicken?

Du kannst in Pengueen Nachrichten an andere Nutzer schicken und den Nutzer über diese Nachricht per Email informieren.

Der Nutzer bekommt dann eine Email mit einem Hinweis, dass er eine neue Nachricht in Pengueen erhalten hat.

Wie kann ich das Projektteam oder den BGA schnell über Änderungen in einem Hilfsmittel informieren?

Am Ende des Hilfsmittels findest du einen Abschnitt, in dem du Nachrichten schreiben und direkt an alle Personen, die dem Hilfsmittel zugeordnet sind, schicken kannst.

Sie bekommen dann einen direkten Link zum Hilfsmittel und sparen sich die Suche des Hilfsmittels über ihr Pengueen Dashboard.

Kann ich automatische Erinnerungen aus Pengueen heraus verschicken?

Ja, das geht. Du kannst dafür die Erinnerungsfunktion nutzen. Es wird eine Email mit einem Link zu dem betreffenden Hilfsmittel verschickt.

Wir empfehlen, diese Funktion aber nur sparsam zu nutzen. Die Erfahrung zeigt, dass automatisierte Mails eher ignoriert werden als persönlich verschickte.

Kann ich Pengueen einfach mal unverbindlich testen?

Ja. Gerne richten wir für deine Partnerschaft für Demokratie einen kostenlosen Demo-Zugang ein. So kannst du dir einen ersten Eindruck verschaffen.

Du hast Interesse an einem Demo-Zugang? Schick uns eine Email an hilfe@pengueen.com.

Ich habe eine Frage zur konkreten Anwendung, wo finde ich Infos?

Und falls du trotzdem nicht weiter kommst, schicke uns eine Email.