Pengueen für Institutionen

Zunächst eine kurze Definition: Was meinen wir mit Institutionen?

Bei Pengueen ist „Institution“ der Oberbegriff für Unternehmen und Organisationen aller Art. Gemeint sind also zum Beispiel städtische Institutionen wie Schulen und Kitas, gemeinnützige Organisationen wie Vereine und Verbände, Dienstleister wie ambulante Pflegedienste und Versicherungen, kommunale Serviceunternehmen und Verwaltung sowie Unternehmen aller Branchen.

1) Digitale Kommunikation und Information

Pengueen digitalisiert die Kommunikation und den Informationsaustausch in allen Institutionen – und das ohne viel Aufwand. Pengueen läuft einfach parallel als Informations- und Kommunikationszentrale für alle Mitarbeiter oder Mitglieder – egal ob auf dem Smartphone oder am PC im Browser. Es muss keine Software installiert werden. Anmelden, Profil einrichten und es kann schon losgehen.

Viele Aufgaben und Organisatorisches können mit Pengueen digital gelöst werden: Kolleginnen und Kollegen können gemeinsam Informationen und Dokumente nutzen, Prozessfortschritte dokumentieren und sich untereinander austauschen. Sie können auch eigenverantwortlich und gemeinsam Urlaubspläne ausarbeiten, Vertretungen organisieren oder sich bei alltäglichen Fragen des Arbeitslebens unterstützen.  

Dabei ist Pengueen maximal flexibel. Mitarbeiter können sich vernetzen und so die Zusammenarbeit besser organisieren. Pengueen ist auch Experimentierwiese, um neue Möglichkeiten des digitalen und schnellen Austauschs zu testen. Und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wünschen sich, digitale Kommunikationstools genau dafür zu nutzen. Der häufige Einsatz von Messengern wie WhatsApp im Beruf und die hohen Nutzungszahlen von Social Media im Allgemeinen belegen das. Pengueen ist dabei immer DSGVO-konform und daher auch für datenschutzsensible Institutionen einsetzbar und erlaubt trotzdem kollaborative und strukturierte Zusammenarbeit.

2) Standardkategorien

Zahlreiche Funktionen bei Pengueen sind branchenübergreifend einsetzbar. Deswegen gibt es Standardkategorien, mit denen sich die wichtigsten Dinge innerhalb einer Institution organisieren lassen. Zum Beispiel:

  • Urlaubsplanung und -liste
  • Dienstpläne
  • Protokolle
  • Planung wichtiger Termine
  • Umfragen
  • Einladungen

Hinzu kommen weitere Kategorien zur Projekt- und Teamorganisation. All diese Kategorien verfügen über verschiedene Funktionen, die die interne Organisation erleichtern. So sind Kategorien wie Urlaubs- und Dienstpläne mit der Mitarbeiterliste verknüpft, damit Benachrichtigungen wie Urlaubsfreigaben direkt den richtigen Mitarbeiter erreichen. Inhalte wie Protokolle und andere Dokumente können einem bestimmten Personenkreis freigegeben werden. Natürlich können auch Einladungen zu Terminen innerhalb von Pengueen an einen bestimmten Personenkreis gesendet werden, aber viele Termine können eingespart werden. Zum Beispiel Abstimmungstermine, bei denen lediglich der Status besprochen wird, da mit Pengueen alle auf dem aktuellen Stand sind.

Während bei anderen Tools für verschiedene Abteilungen, Themen, Bereiche und Institutionen der Kanal oder Kommunikationsbereich gewechselt werden muss, ist das beim Nachrichtencenter von Pengueen anders. Bei Pengueen steht der Mensch und nicht die Organisation im Mittelpunkt. Das bedeutet: Alle Nachrichten, die den Nutzer betreffen, laufen auf einer Oberfläche zusammen. Egal, woher sie kommen. Das macht die Kommunikation mit Pengueen so komfortabel. Man hat immer alle Nachrichten auf einen Blick. Ob die vom Kollegen des Partnerunternehmens, der Kollegin von nebenan, dem Projektteilnehmer aus der Fachabteilung …

Das Einladungsmanagement ist übrigens ein gutes Beispiel, wie auch externe Personen durch eine Institution in Pengueen eingebunden werden können. Ein Unternehmen kann externe Personen – zum Beispiel Vertreter von Partnerunternehmen – über Pengueen einladen. Der Empfänger erhält direkt über Pengueen die Einladung und kann dem Event oder Meeting zu- oder absagen. Der verantwortliche Mitarbeiter im Unternehmen erhält so eine immer aktuelle Teilnehmerliste.

3) Spezifische Kategorien für einzelne Branchen

Für einzelne Branchen bietet Pengueen Kategorien, die auf das Feedback von Branchenvertretern ausgearbeitet wurden und so spezifisch auf deren Bedürfnisse zugeschnitten sind. Beispielsweise für Schulen und Kitas:

  • Vertretungsplan
  • Förderplan
  • Putzplan
  • Abholregelung/Abholberechtigte
  • Schülerprofil
  • Klassenfahrten

Pengueen für Institutionen baut für jede Branche individuelle Kategorien auf. Dazu werden die Bedarfe genau mit Branchenvertretern analysiert, bevor es in die Umsetzung geht. Für Pflegeeinrichtungen sind so Kategorien für Einkaufslisten, Medikamentenbestellungen, transparente und schnell umzusetzende Dokumentation in der Pflege sowie Feedback-Möglichkeiten für die betreuten Menschen entstanden.

In Zusammenarbeit mit Gemeinensind Kategorien entwickelt worden, mit denen sie Sitzungen und Ausschüsse organisieren und Protokolle strukturiert dokumentieren können. Der Gemeinderat und die Verwaltung ist mit Pengueen zudem gut vernetzt. Denkbar ist auch, Bürger stärker zu involvieren. Beispielsweise indem Bürger gezielt zu Themen angesprochen und strukturiert in Entscheidungsprozesse eingebunden werden können.

4) Mit externen Personen vernetzen

Auch Menschen außerhalb einer Institution können zur Nutzung bestimmter Kategorien eingeladen werden. Das ist beispielsweise bei der Einbindung freier Mitarbeiter in Projekte sehr effizient. Dafür sendet der oder die Verantwortliche im Unternehmen an die persönliche E-Mail-Adresse des freien Mitarbeiters eine Pengueen-Benachrichtigung, mit der sie aufgefordert werden, sich bei Pengueen zu registrieren. Mit dabei ist ein Code, mit dem Freelancer die Institution zu ihrem Pengueen hinzufügen können. Dann haben sie Zugriff auf die für sie bestimmten Kategorien, finden dort alle Informationen und Dokumente zu ihren Aufgaben. Darüber hinaus ist der freie Mitarbeiter über Pengueen mit den für ihn relevanten Personen in Pengueen direkt vernetzt, kann Nachrichten und Gruppennachrichten versenden sowie Dateien austauschen, in Kategorien hochladen und gemeinsam nutzen.

Gemeinsames Nutzen von Kategorien, um …

  • Teams zu vernetzen
  • Projektarbeit zu organisieren
  • gemeinsam auf Dateien und Informationen zuzugreifen
  • Direkt- und Gruppennachrichten auszutauschen

5) Stetige Weiterentwicklung

Die Branchen-Kategorien und die Beispiele im Text zeigen Pengueens Potenzial, das mit den Bedürfnissen der Nutzer wächst und dass sich Pengueen hervorragend dazu eignet, neue Möglichkeiten in Unternehmen und Institutionen auszuprobieren, ohne dabei bestehende Systeme über Bord werfen zu müssen. Wie wollen die Mitarbeiter eingebunden werden, wo kann die Digitalisierung echte Vorteile schaffen, wie lassen sich Arbeitsabläufe besser und die Zusammenarbeit effizienter gestalten? All das können Institutionen für ihre Mitarbeiter mit Pengueen entwickeln und weiter vorantreiben.

Das bedeutet auch, dass nicht für jede Branche, jedes Unternehmen und jede Institution exakt auf die Bedürfnisse zugeschnittene Kategorien vorliegen. Aber das macht nichts: Die Pengueen-Entwicklung ist ein stetiger Prozess, der auf den Input von Branchenvertretern angewiesen ist.

Weiterführende Dokumente

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