Rechte und Rollen
-
- 7. März 2024
Das Rechte- und Rollen-System bei Pengueen ist genial simpel und basiert auf über 30 Jahren Erfahrung.
Sascha, Geschäftsführer von Pengueen
Die Verwaltung von Rechten und Rollen ist in der IT ein Thema für sich. Oft entwickeln diese Systeme ein regelrechtes Eigenleben. Bis sie so kompliziert sind, dass keiner mehr durchblickt.
Genau deswegen haben wir die Rechte und Rollen in Pengueen richtig einfach gemacht.
Bereit? Los geht’s.
Wer sieht was in Pengueen?
Stell dir deine Gemeinschaft in Pengueen wie ein Bürogebäude vor. Alle Hilfsmittel liegen in diesem Bürogebäude. Jeden Tag betreten verschiedene Menschen das Bürogebäude. Doch nicht jede:r darf alle Räume betreten:
- Der Firmeninhaber (in Pengueen: Admin) darf alle Räume betreten. Und sieht alles. Also auch alle Hilfsmittel. Admins dürfen Mitarbeiter:innen und Mitglieder ins Bürogebäude einladen (also in ihre Gemeinschaft bei Pengueen).
- Mitarbeiter:Innen dürfen fast alle Räume betreten, sehen also alle Hilfsmittel, die nicht exklusiv dem Admin gehören. Sie sehen sich gegenseitig. Sie dürfen weitere Mitarbeiter:innen und Mitglieder einladen.
- Mitglieder: das sind üblicherweise die Kund:innen der Gemeinschaft. Sie sehen weniger Bereiche als die Mitarbeiter:innen. Auch können sie nicht sehen, wer die Mitarbeiter:innen und die anderen Mitglieder der Gemeinschaft sind.
- Schreibtisch: jede Person im Bürogebäude hat einen Schreibtisch, auf den Unterlagen gelegt werden, die nur diese Person sehen kann. Das ist der Fall, wenn man ein Hilfsmittel einer Person in Pengueen persönlich zuweist.
- (Nachrichten-)Gruppen: im Bürogebäude gibt es Arbeitsgemeinschaften, die zusammen arbeiten und eine Chatgruppe haben. Das sind die Nachrichtengruppen in Pengueen. Alle Teilnehmer:innen der Gruppe können sich gegenseitig schreiben und auf alle Hilfsmittel zugreifen, die in dieser Gruppe liegen.
Das “Pengueen Bürogebäude”
Was ist eigentlich ein Hilfsmittel?
Jetzt fragst du dich vielleicht, was ein Hilfsmittel eigentlich ist? Das sind die digitalen Helfer bzw. Anwendungen, die du in Pengueen nutzt. Du kannst Hilfsmittel aus dem Marktplatz nutzen oder dir eigene Hilfsmittel bauen.
Neugierig? Probier es gleich kostenlos aus.
Wer darf was in Pengueen bearbeiten?
Wir wissen jetzt also, dass ich je nach Rolle unterschiedliche Räume im Büro betreten kann (= unterschiedliche Hilfsmittel sehen).
Doch wer darf was im Hilfsmittel bearbeiten? Denk dafür einmal an eine Umlaufmappe. Vorne drauf steht, wer die Umlaufmappe alles lesen und bearbeiten darf.
So ähnlich funktioniert es auch in Pengueen. Du entscheidest, wer welches Hilfsmittel sehen und / oder bearbeiten darf.
Die Rechte zum Lesen und Bearbeiten kannst du für einzelne Personen und für Gruppen vergeben. Du erinnerst dich? Oben hatten wir das Beispiel mit den Arbeits-AGs, die in Gruppen zusammen arbeiten und chatten? Genau diese Gruppen tauchen hier wieder auf.
Wenn du also willst, dass nur bestimmte Menschen ein Hilfsmittel nutzen, weist du es dieser Gruppe zu.
Schon gewusst?
Berechtigungskonzepte, also die Vergabe von Rechte und Rollen, spielen auch bei der DSGVO eine Rolle.
Denn nur mit einem passenden Berechtigungskonzept stellst du sicher, dass unbefugte Personen keinen Zugriff auf personenbezogene Daten bekommen.
Du willst wissen, wie wir bei Pengueen den sicheren Umgang mit deinen Daten regeln? Lies unsere Leitlinie zur Informationssicherheit.
Und wie richte ich das alles jetzt in Pengueen ein?
Rechte und Rollen in Pengueen einrichten
Im Artikel “Rechte und Rollen in Pengueen einrichten” findest du eine Anleitung.
Schritt für Schritt alles erklärt.
Du hast Fragen oder willst herausfinden, wie du Pengueen für dich am besten einsetzt? Dann wende dich gern direkt an uns.
Rechte ganz individuell festlegen mit Rechte Slots
Du möchtest die Rechte noch detaillierter festlegen? Kein Problem mit den Rechte-Slots.
Mit den Rechte-Slots kannst du für jedes einzelne Element im Hilfsmittel Rechte vergeben.
Warum ist das so besonders? Weil es individuell und simpel einzustellen ist, ganz ohne IT-Kenntnisse.
Normalerweise gibt es in IT-Anwendungen festgesetzte Rechte und Rollen. Aber Pengueen ist ein Baukasten und daher wissen wir nicht, welche Rollen du als Kunde brauchst. Lehrer, Eltern, Kinder, Dolmetscher, Verwaltungsmitarbeiter, Projektträger…. Die Möglichkeiten sind quasi endlos 🙂
Daher haben wir die Rechte-Slots entwickelt.
Damit kannst du für jedes einzelne Feld im Hilfsmittel definieren, ob man es überhaupt sehen, nur lesen oder sogar bearbeiten darf. Voila, fertig ist der individuelle Rechte-Slot.
Diesem Slot kannst du jetzt beliebig viele Pengueen Nutzer:innen zuweisen.
Für jeden Slot kannst du einen Tag, also einen Namen vergeben.
Praxisbeispiel: Rechte-Slots in der HR-Abteilung
In der Aktenmappe liegt ein Dokument, z.B. Abmahnungen oder der Arbeitsvertrag, sollen nicht eingesehen werden. Ich bin die HR Abteilung, soll aber den Arbeitsvertrag sehen können, aber nicht die private Adresse. Es geht nicht nur um den Zugriff auf die gesamte Datei (Hilfsmittel, Foto, Akte, Arbeitsvertrag…).
Das gibt es so nur in Pengueen. Denk mal an die Freigabe von Fotos oder Dateien, z.B. über iCloud oder OneDrive. Dort kannst du Inhalte freigeben, aber nur auf Ordner-Ebene. Oder stell dir eine Excel-Datei vor. Du willst mit jemand anderem daran arbeiten, aber die Person soll nicht alles sehen? Fehlanzeige!
Das wollten wir in Pengueen besser machen und haben mit den Rechte-Slots einen easy Weg gefunden. Rechtevergabe von Schreib- und Lesezugriff auf Feldebene. Ohne Programmieren oder komplizierte Einrichtung.
Du willst direkt mit Pengueen starten?
Ganz einfach.
Dort findest du alle Hilfsmittel-Vorlagen. Du kannst sie kostenlos anschauen, nutzen und bearbeiten.
Egal, ob Projektplan, To Do Liste, Datei-Ablage, Eventkalender, Mitarbeiterumfrage… Für (fast) jeden Bedarf ist was dabei.
