Wählen on Tour 2022: Übergabeprotokoll & Inventarliste
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- 9. Mai 2022
Bustour für politische Aufklärung wird mit Pengueen organisiert
Artikel aktualisiert am 11. Juli 2025
Das Wichtigste in Kürze
– Die Herausforderung: das Bildungsprojekt „Wählen ist entscheidend – ON TOUR“ fährt 24 Standorte in NRW an
– Dabei ist viel zu organisieren: Flyererstellung, Team-Einteilung, Abstimmung mit lokalen Veranstaltern usw.
– Mit Mails, WhatsApp und co. wird es schnell unübersichtlich
– Die Lösung: Mit Pengueen wurde die gesamte Projektorganisation digital umgesetzt.
– Übergabeprotokolle, Dateiablage, Aufgabenmanagement und mehr online
– Pengueen ist eine DSGVO-konforme Plattform aus Deutschland, mit der ihr euch schnell digitale Tools bauen könnt. Eure Arbeitsweise, eure Prozesse.
Der Bus ist voll getankt, alle Mitfahrenden sind an Bord, es kann losgehen. „Demokratie leben” ist das Motto der Tour kreuz und quer durch Nordrhein-Westfalen. Die Besatzung des Busses will unterwegs mit Bürger:innen ins Gespräch kommen und für die Demokratie werben.
Im Vorfeld der Landtagswahl 2022 in NRW sollen die Menschen im Land über demokratische Prozesse informiert und für ihre Stimmabgabe motiviert werden.
Nun springt der Motor an, der Blinker wird gesetzt, doch… wo ist der Karton mit dem Informationsmaterial? Alle waren gerade euphorisiert, weil es endlich losgeht. Doch nun müssen sie wieder aus dem Bus aussteigen und diesen Karton suchen.
Solche organisatorischen Kleinigkeiten können leicht die Motivation eines gesamten Teams angreifen. Daher hat das Orga-Team der Bustour auf Pengueen gesetzt und das gesamte Projekt verlässlich vorbereitet.
Team von Wählen on Tour baut sich passende digitale Tools
Ein sehr nützliches Hilfsmittel hat sich das Team mit dem Übergabeprotokoll für den Bus eingerichtet. Damit auch der Karton mit dem Informationsmaterial sicher an Bord verstaut ist, wenn es losgehen soll.
Es wurde aber auch eine Ablage für wichtige Dateienn aufgebaut, auf die Teile der Reisegruppe ständig zugreifen müssen. So können die Organisatoren jederzeit nachverfolgen, wer mit welchem Material gearbeitet hat und ob Nachschub benötigt wird.
Für die Freigabe von Flyern und Plakaten ist ein Hilfsmittel entstanden, in dem die Grafikagentur und die Organisatoren Entwürfe sichten, kommentieren und freigeben konnten.
Die Ideen für individuelle Tools auf der Plattform kommen von den Nutzer:Innen selbst, die wiederum von allen anderen Verbesserungen profitieren. Realisiert werden alle individuellen Anpassungen jeweils mit dem Baukasten von Pengueen.
Diese Pengueen Features hat „Wählen on Tour“ für das Projektmanagement genutzt
Zentrale Dateiablage
Alle wichtigen Unterlagen – vom Zeitplan bis zu Druckvorlagen – wurden zentral gespeichert und rollenspezifisch freigegeben. So hatte jede:r genau die Infos, die gebraucht wurden.
Aufgabenlisten mit Verantwortlichkeiten
To-dos wie Materialcheck, Standortabsprachen oder Social-Media-Posts wurden strukturiert zugewiesen und zeitlich geplant – inkl. Statusverfolgung.
Übergabeprotokolle für die Bustour
Für jede Etappe der Tour wurden Übergaben klar dokumentiert: Wer übernimmt was? Was ist zu prüfen? Das erleichterte die Koordination unterwegs erheblich.
Abstimmungen & Freigaben
Texte, Designs und Programmpunkte wurden direkt in der Plattform abgestimmt. Das sparte Mails und Missverständnisse – alles war zentral nachvollziehbar.
DSGVO-konformes Nachrichtencenter
Alle Beteiligten an der Bustour konnten sich über das integrierte Chatprogramm von Pengueen austauschen.
So haben wir von Pengueen bei diesem Projekt beraten
Für uns gab es bei diesem Projekt gar nicht viel zu tun 😊 Denn eine der Projektverantwortlichen von Wählen on Tour, Judith Schandra, hat schon seit Jahren mit Pengueen für die Projekte von Demokratie leben! gearbeitet.
Daher kannte sie die Funktionen und hatte direkt die Idee, Pengueen für Wählen on Tour zu nutzen. Sie wusste, welche Tools mit welchen Funktionen gebraucht werden.
In enger Abstimmung mit ihr waren in wenigen Tagen die Tools zusammengestellt. Dann wurden alle Projektbeteiligten auf die Plattform eingeladen und es konnte direkt losgehen. ✨
Eure Digitalisierungsberatung bei Pengueen
Wir bringen über 25 Jahre Digitalisierungs-Erfahrung mit.
Wenn ihr mit eurer Software unzufrieden seid, einen Prozess digitalisieren möchtet oder unsicher seid, ob „diese Digitalisierung“ überhaupt für eure Arbeit was bringt….
Dann können wir euch vermutlich weiter helfen.
Meldet euch gern für ein unverbindliches erstes Gespräch bei uns.
Und hier findet ihr mehr dazu, wie wir euch als Berater unterstützen können.
Sascha Landowski, Gründer & Geschäftsführer
sascha.landowski@pengueen.de
0151 72 61 14 07
Mira Hertle, Digitalisierungsberaterin
mira.hertle@pengueen.de
0176 47 39 66 97
Ihr habt Fragen?
Und ihr könnt uns auch jederzeit persönlich erreichen. Wir freuen uns auf den Austausch!
Fazit
Die Bustour „Wählen on Tour 2022“ zeigt, wie politische Bildungsarbeit Menschen vor Ort erreichen kann.
Mit Pengueen als digitaler Plattform ließ sich das Projekt einfach planen, strukturieren und durchführen – von der Terminabstimmung bis hin zur Flyererstellung.
Was bei einer Bustour funktioniert, lässt sich auch auf andere Bildungsformate übertragen:
Wer seine Prozesse simpel und praktisch digitalisiert, schafft Raum für das, worum es eigentlich geht – gute Inhalte und starke Begegnungen.
