Beweissichere Baustellen-Dokumentation mit Kundenzugang
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- 29. September 2023
Aktualisiert: 24. Juni 2025
Das Wichtigste in Kürze
– Die Schildhauer Dachdeckermeister GmbH nutzt seit 5 Jahren Pengueen, um ihre Baustellen beweissicher zu dokumentieren
– Digitale Dokumentation spart Zeit und schützt vor Streitfällen
– Alle Baustelleninfos gesammelt an einem Ort – für Chef, Handwerker, Büro und Kunden
– Fotos, Notizen und Berichte direkt vom Smartphone erfassen
– Sicher und datenschutzkonform: Hosting auf deutschen Servern
– Pengueen ist eine Plattform zur Kollaboration und eine DSGVO-konforme Alternative zu Teams, WhatsApp, Trello und co.
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Ich will es sofort testen (coming soon)
Das Ziel: Auftrag und Baufortschritt einfach dokumentieren
„Wir wollen Dächer decken. Ich möchte, dass meine Mitarbeitenden abends, wenn sie die Baustelle verlassen, einfach mit ihrem Smartphone ein paar Fotos machen.
So können sie nicht nur den Baufortschritt dokumentieren. Es ist auch ein guter Nachweis, dass die bestehenden Anforderungen fachgerecht umgesetzt wurden. Und falls am nächsten Tag mal etwas fehlen sollte.“
Soweit der Wunsch von Dachdeckermeister Frank Schildhauer aus Potsdam-Drewitz, der nach einer praktikablen Lösung zur beweissicheren Dokumentation des Baufortschritts suchte.
Seine Ansprechpartner Kerstin Bravo und Marvin Hänsel beim Zukunftszentrum der Handwerkskammer konnten ihm mehrere passende Lösungen empfehlen. Letztlich jedoch entscheidet sich Frank Schildhauer für die flexible Lösung von Pengueen.
Die Schildhauer Dachdeckermeister GmbH auf einen Blick
Die Dachdeckerfirma Schildhauer ist ein Potsdamer Handwerksbetrieb mit langjähriger Erfahrung. Das Unternehmen deckt ein breites Spektrum rund ums Dach ab – von Neubau über Sanierung bis zur energetischen Modernisierung.
Mit einem eingespielten Team und solider Ausführung arbeitet Schildhauer für private, gewerbliche und öffentliche Auftraggeber. Auch die Ausbildung von Nachwuchskräften ist ein fester Bestandteil des Betriebs.
Entwicklung der Baustellen-Dokumentation in Pengueen
Schnell war mit dem Pengueen Baukasten die Baustellen-Dokumentation erstellt.
Sie besteht aus zwei Teilen: ein Abschnitt für den Auftrag und einen für die Durchführung.
Im Auftragsbereich kann die Dachdeckerfirma z.B. Aufmaßskizzen, Gefährdungsbeurteilungen, Analyseprotokolle oder Entsorgungsnachweise hinterlegen.
Im Bereich Durchführung kann jeder Arbeitstag mit einem Text und Fotos dokumentiert werden.
Das Ganze funktioniert mit wenigen Klicks vom Smartphone aus.
Die Kunden bekommen auch einen Zugriff, wo sie in ihrem Bereich jederzeit den Baufortschritt einsehen können.
Wer will nicht abends auf dem Sofa checken, wie es auf der Baustelle am neuen Haus vorangeht?
Diese Arbeitsschritte erleichtert Pengueen:
- Rechtssichere Dokumentation des Auftrags
- Rechtssichere Dokumentation des Baufortschritts
- Information der Kunden über Baufortschritt
Die Lösung von Pengueen ist mit bestehender Technik wirklich einfach zu nutzen. Das hat mich sofort überzeugt
Dachdeckermeister Frank Schildhauer
So unterscheidet sich die Lösung in Pengueen von klassischen Anbietern von Baustellen-Software
Pengueen ist keine Software zur Baufortschrittsdokumentation. Sondern eine digitale Plattform zur Zusammenarbeit, mit denen Kunden, wie z.B. Handwerksbetriebe ihre gewünschten Funktionen bauen können.
Alles‑in‑einem: Pengueen vereint Dokumentation, DSGVO‑Chat & Dateiablage in einer Plattform
Tools mit nur vom Kunden gewünschten Inhalten, dadurch sehr simple Nutzung, oft keine oder wenig Schulung nötig. Hohes Mitarbeiter-Engagament, weil sie selbst ihre Tools mit gestalten anstatt Software „aufgedrückt“ zu bekommen.
Baukasten-Prinzip: Checklisten, Formulare und Workflows frei konfigurierbar. So bleiben bewährte Prozesse und damit Wettbewerbsvorteile erhalten anstatt sich an feste Vorgaben anpassen zu müssen
Live-Zugriff für Kund:innen: Bei der Schildhauer Dachdecker GmbH war ursprünglich kein Kundenzugriff geplant. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass er Rückfragen reduziert, Vertrauen stärkt – und Kunden sich oft freuen, ihr Projekt live mitzuerleben und mal das eigene Dach von oben zu sehen 😊
Datenschutz: 100 % Made in Germany, deutsches Hosting, volle DSGVO‑Sicherheit
So erleichtert Pengueen die Zusammenarbeit zwischen Büro, Baustelle und Kunden
Ein weiteres Plus: die Zusammenarbeit zwischen Büro, Baustelle und Kunden wird vereinfacht.
Schluss mit hinter her telefonieren, Mails verschicken und Fotos in Dokumentationen einfügen.
Stattdessen ganz einfach und unkompliziert:
- Austausch in Echtzeit
- Baustellen-Info ohne Papier
- Upload von Bildern und Dateien
- Chatfunktion
Handwerker sind keine Systemadministratoren. Meine Mitarbeiter sollen nicht erst ein Diplom in Informatik machen müssen.
Dachdeckermeister Frank Schildhauer
Diese Features nutzt die Schildhauer Dachdeckermeister GmbH
Auftrags- & Baufortschritts-Dokumentation
Mit wenigen Klicks Fotos und Texte vom Smartphone erfassen, um Auftrag und Bauverlauf nachvollziehbar zu erfassen. Zugriff für Büro und Kunden möglich.
Echtzeit-Austausch
chneller Informationsfluss zwischen Büro, Baustelle und Kunden, ohne Papierkram.
Upload von Bildern und Dateien
Alle relevanten Medien direkt in der Plattform speichern.
Integrierte Chatfunktion
DSGVO-konformer Messenger für Einzel- und Gruppenkommunikation.
Digitale Unterschriften
Digitale Unterschrift per Klick möglich.
Kundenzugriff auf Dokumentation
Kund:innen können den Fortschritt ihres Bau-Projekts live mitverfolgen – transparent und zeitsparend.
Anpassbarer Software-Baukasten
Eigene Prozesse wie Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Checklisten können digital abgebildet werden und so ggf. andere Software ersetzen und damit auch die Gesamtmenge an genutzter Software.
Fragen rund um die Nutzung von Pengueen?
Wie genau funktioniert Pengueen als Digitalisierungs-Plattform?
Ist der Zugriff remote möglich?
Wie kann ich Tools anlegen und mit anderen teilen?
Auf alle diese und noch viel mehr Fragen findest du Antworten in unseren FAQs.
So funktioniert die Digitalisierungsberatung von Pengueen
Du bist in einem Handwerks-Betrieb tätig und willst Prozesse digitalisieren oder digitale Projekte voranbringen?
Unsere Erfahrung zeigt:
Ein persönlicher Austausch mit einem erfahrenen Gegenüber kann Prozesse spürbar beschleunigen und dir helfen, dein Ziel noch strukturierter zu erreichen.
Deshalb: Hol dir gezielte Unterstützung durch unsere Digitalisierungsberatung – und bring dein Vorhaben voran.
So haben wir die Schildhauer Dachdecker GmbH bei ihrem Digitalisierungsprojekt „Beweissichere Baustellen-Dokumentation“ beraten
Die Firma hatte bereits eine klare Vorstellung: Eine digitale, rechtssichere Baustellendokumentation sollte her.
Wir von Pengueen haben sie dabei unterstützt, das passende Tool für ihre Wünsche einzurichten.
Dabei haben wir uns an mehreren Grundsätzen orientiert:
– Digitalisierungs-Bilanz beachten: nur soviel digitalisieren, wie nötig ist und auch wirklich Mehrwert bietet
– Die Nutzer:innen einbinden: wenn die Menschen, die später mit dem Tool arbeiten, von Anfang an mitgestalten, ist die Akzeptanz viel höher
– Lieber unperfekt starten und im Betrieb nachjustieren: manche vermeintlichen Probleme entpuppen sich in der Praxis als harmlos, andere Themen kommen erst mit der Live-Nutzung auf.
– Das digitale Werkzeug muss sich an den Nutzer anpassen, nicht umgekehrt. Sprich: bewährte Prozesse sollen in die digitalen Tools aufgenommen werden anstatt auf starre Vorgaben zurückzugreifen.
Hier kannst du noch mehr über unseren Beratungs-Ansatz lesen.
Deine Digitalisierungsberater bei Pengueen
Sascha Landowski, Gründer & Geschäftsführer
sascha.landowski@pengueen.de
0151 72 61 14 07
Mira Hertle, Digitalisierungsberaterin
mira.hertle@pengueen.de
0176 47 39 66 97
Ausbaustufen der digitalen Baustellen-Dokumentation
Beim heutigen Stand muss es nicht bleiben.
In Zukunft sind viele Varianten möglich, wie die Baustellen-Dokumentation erweitert werden kann.
Oder auch, wie man Pengueen für weitere Prozesse in Handwerksbetrieben einsetzen kann.
Hier eine kleine Auswahl von Möglichkeiten.
Digitale Unterschrift
Du brauchst digitale Unterschriften? Zum Beispiel für eine Auftragsbestätigungen oder das Abzeichnen der Baustellendokumentation?
Kein Problem: Pengueen bietet digitale Unterschriften ohne komplizierte Technik.
Egal, ob von der Baustelle oder im Büro. Du entscheidest, ob dein Kunde mit einem Klick bestätigt oder in ein Zeichenfeld schreibt.
Übrigens: digitale Unterschriften sind rechtskräftig, sobald man sich auf diese Form der Unterschrift mit den anderen Parteien verständigt hat.
Digitale Zeiterfassung
Noch ist digitale Zeiterfassung für Handwerksbetriebe keine Pflicht. Solange du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter:innen in der Form deiner Wahl erfasst, passt alles.
Trotzdem macht es Sinn, jetzt schon aktiv zu werden. Du sparst das manuelle Erfassen mit dem Stundenzettel, die Auswertung und Archivierung.
Und mit Pengueen geht es ganz leicht: die Mitarbeiter :innen können ihre Arbeitszeiten mit wenigen Klicks dokumentieren.
Egal, ob von der Baustelle oder im Büro. Je Baustelle oder gesammelt für jeden Mitarbeitenden.
Innerbetriebliche Kommunikation
WhatsApp und Co. werden gern für die Kommunikation im Team genutzt – da machen auch Handwerksbetriebe keine Ausnahme.
Der Nachteil: der Austausch ist nicht DSGVO-konform und unübersichtlich. Nach kurzer Zeit weiß niemand mehr, zu welchem Auftrag welches Bild gehört hat, das im Chat verschickt wurde.
Einfacher geht es mit Pengueen. Das integrierte Nachrichtencenter funktioniert wie ein Messenger. In Gruppen- und Einzelchats kann man sich austauschen.
Natürlich DSGVO-konform. Wenn sehr viele kundenbezogene Nachrichten ausgetauscht werden sollen, kann das über Kundenakten laufen, wo dann direkt alle Bilder und wichtigen Informationen abgelegt sind.
Pengueen kann auch als Intranet und Mitarbeiter-App genutzt werden. Du kannst dein Team über wichtige Neuigkeiten informieren und zum Beispiel wichtige Infos abfragen, wie das Vorlegen eines aktuellen Führerscheins.
Dokumentenmanagement und Dateiablage
Viele Dokumente werden im Alltag immer wieder gebraucht.
Wenn die Mitarbeiter:innen unterwegs sind, ist der Zugriff oft umständlich. Statt Dokumente hin- und herzuschicken, kann man mit Pengueen ganz einfach eine Dateiablage erstellen.
Dort könnt ihr alle wichtigen Unterlagen und Vorlagen eurer Firma ablegen. Alle Mitarbeiter:innen können dann jederzeit von überall darauf zugreifen.
Die Ablage ist DSGVO-konform und unsere Server stehen in Deutschland. Eure Daten sind also bestmöglichst gesichert.
Du willst deine eigenen Prozesse abbilden?
Dein Betrieb hat mit der Zeit eigene Prozesse entwickelt? Die funktionieren gut und du willst genau die in einer Software wieder finden?
Dann ist Pengueen die perfekte Lösung.
Mit dem Pengueen Software Baukasten kannst du deine eigenen digitalen Hilfsmittel bauen.
Egal, ob Auftragsübersichten, Urlaubsanträge, Krankmeldungen und vieles mehr.
Fazit
Mit Pengueen und den klaren Vorstellungen von Dachdeckermeister Schildhauer und seinem Team konnten wir in kurzer Zeit eine simple Baustellen- und Auftrags-Dokumentation entwickeln.
Sie basiert auf den Wünschen des Teams, passt sich an deren Prozesse an und nicht umgekehrt.
Und ist mittlerweile seit mehreren Jahren erfolgreich im Einsatz.
Das zeigt: wir dürfen auf die Expertise der Menschen vertrauen, die wissen, welche digitalen Tools sie unterstützen. Und mit Pengueen können wir sie schnell und funktionierend bauen.
