Digitale Tools für Sozialdienst GfG
-
- 29. September 2023
Mitarbeitende der GfG bauen mit Pengueen eigene digitale Tools – so entstanden Akzeptanz und Vertrauen für spätere Fachsoftware.
Aktualisiert am 13. Juli 2025
Das Wichtigste in Kürze
– Die Herausforderung: der Angermünder Sozialdienst GfG war mit seiner bisherigen Software für soziale Einrichtungen unzufrieden. Zu komplex, wichtige Funktionen fehlten, mangelnde Akzeptanz.
– Mit Pengueen konnten die Mitarbeiter ihre Software selbst gestalten.
– Digitale Tools wie Patientenakte, Telefonliste, Inventarliste, Unfallbuch entstanden
– Das Ergebnis: hohe Akzeptanz, weniger Datenerfassung, mehr Zeit fürs Wesentliche
– Pengueen ist eine DSGVO-konforme Plattform zur Kollaboration und die Lösung, wenn es für eure Prozesse keine passende Standard-Software gibt.
Ich will mehr wissen
Ich will es kostenlos ausprobieren (coming soon)
Wo schnelle Hilfe zählt, muss die Software passen
Die knapp 70 Mitarbeiter_innen von Anja Pfeifer sind immer dort zur Stelle, wo schnelles Handeln gefragt ist. Beispielsweise wenn für Jugendliche und Kinder in Notsituationen eine Krisenintervention notwendig ist.
Die Gesellschaft für Familie und Gesundheit (GFG) mit Sitz in Angermünde bietet an mehreren Standorten in Brandenburg stationäre und ambulante Jugendhilfe an.
Außerdem gehört zu ihrem Angebot Unterstützung für Familien und Eingliederungshilfe für Behinderte und Pflege, besonders wenn es um erkrankte Kinder geht.
Anja Pfeifer ist nicht nur Geschäftsführerin der GFG, sondern auch Dozentin bei der PEQ-Akademie für Pflege.
Die PEQ setzt Pengueen seit einiger Zeit im Coaching sowie der Fort- und Weiterbildung ein.
Da war es kein weiter Weg, dass Pengueen Gründer Sascha Landowski die GFG in Angermünde besuchte.
„Das war ein super Termin“, berichtet er. „Bei der GFG verstand man das Pengueen-Prinzip sofort und wir haben schnell erste Funktionen entwickelt.“
Die GfG steht exemplarisch für viele Organisationen, die nach einer Software für soziale Einrichtungen suchen, die wirklich zu ihrem Alltag passt.
„Software muss uns die Arbeit erleichtern und Zeit sparen, nicht umgekehrt. Wir haben ganz andere Herausforderungen, als uns in digitale Programme einzuarbeiten. Es muss funktionieren. Also bitte nicht noch eine Software-Schulung.“
Anja Pfeifer, Geschäftsführerin GfG
Daten müssen endlich nicht mehr doppelt erfasst werden
Allen voran sollten die zeitraubenden bürokratischen Prozesse digitalisiert werden. Arbeitsberichte können jetzt schnell mit entsprechenden und individuellen Notizen eingegeben werden.
Schon hier konnten die Mitarbeiter_innen der GFG ihre Vorschläge einbringen, damit die Funktionalität zu ihrem Workflow passt. Wichtig war vor allem der behördenkonforme Ausdruck.
Diese Möglichkeit hatte bisher gefehlt, sodass die Informationen von ihrer bisherigen Software für soziale Einrichtungen händisch für die Sozialbehörde in Formularbögen übertragen werden mussten.
„Das macht dann die Zeitersparnis einer digitalen Plattform zunichte“, ärgert sich Anja Pfeifer. Mit Pengueen können die Unterlagen jetzt für das Amt direkt gedruckt werden.
Vor allem brauchten wir etwas, mit dem wir nicht nur digital erfassen können, sondern auch behördenkonform ausdrucken können. Mit Pengueen haben wir nun eine kompatible Lösung gefunden und können ohne Umwege zum Beispiel Arbeitsberichte für das Amt ausdrucken
Anja Pfeifer, Geschäftsführerin GfG
Die GfG entwickelt kurzerhand ihre eigene Stammdaten-Akte
Schnell gab es mit Pengueen weitere digitale Helfer im Arbeitsalltag der GFG. Beispielsweise eine Covid19-Test-Terminorganisation, Inventarlisten, Protokollfunktionen und ein digitales Unfallbuch mit integrierter Foto-Funktion.
Darüber hinaus werden mit Pengueen für die GFG-Klienten digitale Stammdatenakten angelegt. Ähnlich wie bei der viel diskutierten digitalen Patientenakte. Darin können Gesundheitsdaten und Dokumente erfasst werden: Versicherer und Versichertennummer, Kostenträger, Dokumente, Kontaktliste für Vormund und Sorgeberechtigte, Atteste, Rezepte, Therapiemaßnahmen, Wunddokumentation u.v.m.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Sofortiger Zugriff auf wichtige Informationen, wenn es etwa in Krisensituationen schnell gehen muss, und viel weniger Papier. „
Es ist ja tatsächlich so, dass wir mit Rucksack oder Hackenporsche zu Behördenterminen fahren,“ so Anja Pfeifer.
Das soll bald der Vergangenheit angehören. Die wichtigsten Dokumente werden nach wie vor als Hardcopy mitgenommen, alles andere kann dann bei Bedarf digital in Pengueen nachgeschlagen werden.
Da wir für viele Bedarfe bereits Basis-Funktionen entwickelt haben, können wir sehr schnell unsere digitalen Tools für jeden Kunden individualisieren.
Anja Pfeifer, Geschäftsführerin GfG
Mitarbeiter möchten mehr Pengueen
„Mit Pengueen haben wir nun einen Partner, mit dem wir unsere Vorstellungen umsetzen lassen können. Wir müssen uns nicht mehr nach der Software richten, sondern sie richtet sich nach uns.“
Das hat besonders für Unternehmen wie die GFG Vorteile, denn hier kommen verschiedene Gewerke zusammen, für die es einzelne Branchenlösungen gibt, die dann alle parallel genutzt und gepflegt werden müssen.
Ein Mehraufwand, der mit Pengueen vermieden werden kann, denn die Tools sind praktisch auf alle Branchen übertragbar.
Anja Pfeifer kann das aus ihrer Perspektive bestätigen: „Das funktioniert so gut, dass mittlerweile unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind, die sich mehr Pengueen-Funktionen wünschen.“
Mittlerweile gibt es auch einen speziellen Pengueen-Beauftragten bei der GFG. „Unser Auszubildender Niklas koordiniert bei uns die Zusammenarbeit mit Pengueen“, so Anja Pfeifer. „Als Schnittstelle gibt er unser Feedback, Fragen und Wünsche nach neuen Funktionen direkt an die Entwickler bei Pengueen weiter.“
Kommunikation für mehr Zusammenhalt
Nicht zuletzt ist Pengueen bei allen organisatorischen Funktionen immer auch Kommunikationskanal.
Anja Pfeifer nennt gleich mehrere Vorteile für die Nutzung von Pengueen: Neue Mitarbeiter können – anders als etwas bei Messengern wie WhatsApp – auch rückwärts in den Pengueen-Chronologie lesen, um sich auf den aktuellen Stand zu bringen.
Externe Mitarbeiter werden ortsunabhängig in die Kommunikation eingebunden. Standortübergreifend schließen sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu ihren Aufgabenfeldern zusammen.
Schließlich gibt zum Beispiel ambulante und stationäre Jugendhilfe der GFG nicht nur in einer Stadt.
Früher hat Anja Pfeifer manchmal erst beim nächsten Meeting erfahren, wenn ein Kind ins Krankenhaus eingeliefert wurde. Jetzt hat sie die Meldung fast in Echtzeit auf dem Desktop oder Handy.
Der Erfolg von Pengueen bei der GFG zeigt, dass die Beschäftigten individualisierte Software, die sie in die Entwicklung einbezieht, viel stärker akzeptieren als standardisierte Software für soziale Einrichtungen.
„Da wir an mehreren Standorten vertreten sind und auch mit externen Freiberuflern zusammenarbeiten, ist das auch ein Grund für uns, Pengueen zu nutzen.“
Anja Pfeifer, Geschäftsführerin GfG
Pengueen bereitet Weg für neue Fachsoftware
Bei der GfG wurde durch den Einsatz von Pengueen Digitalisierung nicht „verordnet“, sondern gemeinsam gestaltet: die Mitarbeitenden konnten eigene Tools entwickeln, die sich an ihre Arbeitsweisen anpassen – nicht umgekehrt.
So konnten nach und nach auch Mitarbeiter:innen, die Online-Tools und Software eher skeptisch gegenüberstanden, überzeugt werden.
Im Lauf mehrere Jahre entstand so die Grundlage, um gemeinsam eine flexible Fach-Software einzuführen. Durch Pengueen war klar, welche Funktionen wirklich gebraucht werden und die Mitarbeiter:innen haben die Nutzung überzeugt mitgetragen.
Pengueen hat bei der GfG gezeigt, wie Beteiligung statt Vorgabe Menschen für Digitalisierung gewinnen kann – und wie selbst skeptische Nutzer:innen zu aktiven Mitgestalter:innen werden.
Die TOP 10 digitalen Tools der GfG
- Covid19-Test-Terminorganisation
- Ínventarlisten
- Protokoll
- Digitales Unfallbuch mit integrierter Foto-Funktion
- Event-Tool mit Einladungsmanagement und Aufgabenverteilung
- Digitale Patientenakte mit Infos über Versicherer, Kostenträger, Dokumente, Atteste, Rezepte….
- Telefonliste
- Postliste
- Raumbelegung
- Terminkalender Belegung Firmenwagen
Diese typischen Features einer Software für soziale Einrichtungen bietet Pengueen
Digitale Klientenakte
Alle relevanten Informationen, Dokumente und Notizen sind an einem Ort gebündelt – aktuell, übersichtlich und datenschutzkonform.
Telefon- und Kontaktliste
Zentrale Anlaufstellen, Ansprechpartner:innen und Notrufnummern sind jederzeit für alle im Team verfügbar und schnell aktualisierbar.
Inventarverwaltung
Von Laptops bis Lagerbestand – eine einfache, transparente Übersicht über vorhandene Materialien, mit Verantwortlichkeiten und Standorten.
Unfallbuch mit Foto-Funktion
Vorfälle können direkt dokumentiert, beschrieben und mit Fotos ergänzt werden – nachvollziehbar und revisionssicher.
Projektübersicht
Laufende Maßnahmen, Zuständigkeiten und Fristen im Blick behalten – ideal für Sozialdienste mit mehreren Angeboten oder Standorten.
To-do-Listen und Aufgabenverwaltung
Aufgaben lassen sich teamübergreifend zuweisen, terminieren und verfolgen – ohne externe Tools oder E-Mail-Chaos
Dokumentenupload mit Zugriffssteuerung
Wichtige Vorlagen, Anträge und Nachweise können hochgeladen und gezielt für bestimmte Rollen oder Teams freigegeben werden.
Digitale Besprechungsprotokolle
Protokolle lassen sich direkt in der Plattform festhalten, gemeinsam bearbeiten und archivieren – für mehr Transparenz im Alltag.
Individuelle Anpassung
Die Pengueen Plattform kann so angepasst werden, dass sie genau zu den Abläufen der Einrichtung passt – ohne auf Standardprozesse Rücksicht nehmen zu müssen.
Wichtig: Jeder Pengueen Kunde kann sich passende digitale Tools selbst bauen. Egal ob Software für soziale Einrichtungen, Fallmanagement im sozialen Bereich, Organisation von Sprachmittler-Programmen…
So funktioniert die Digitalisierungsberatung von Pengueen
Ihr wollt digitalisieren? Oder eure bestehende Software passt einfach nicht?
Dann kann Pengueen die Lösung sein. Hier passt ihr die Software an eure Bedürfnisse an. Und nicht umgekehrt.
Ihr könnt entweder auf eigene Faust loslegen, euch kostenlos registrieren und eigene Tools bauen.
Oder ihr bindet uns von Pengueen ein.
Wir bringen über 25 Jahre Digitalisierungserfahrung mit. So können wir schnell beurteilen, wie ihr euch am meisten Zeit mit digitalen Tools sparen könnt.
Eure Digitalisierungsberater von Pengueen
Sascha Landowski, Gründer & Geschäftsführer
sascha.landowski@pengueen.de
0151 72 61 14 07
Mira Hertle, Digitalisierungsberaterin
mira.hertle@pengueen.de
0176 47 39 66 97
Websites über unser Netzwerk
Ihr wollt nicht nur digitalisieren, sondern auch gleich eine neue Website?
Das geht problemlos über unser Netzwerk.
So ist auch die Website der GfG entstanden.
Natürlich optimiert für PC und die Nutzung auf dem Smartphone.
Ihr habt noch Fragen?
Fazit: Mitarbeiter:innen müssen Digitalisierung mittragen
Die GfG zeigt, dass eine Software für soziale Einrichtungen dann besonders erfolgreich ist, wenn sie sich am Arbeitsalltag orientiert und auf dem Knowhow der Mitarbeiter:innen basiert – nicht auf starren Standards.
Das gilt natürlich auch für andere Branchen und Prozesse. Mit Pengueen gilt: eure Prozesse, eure Software!
Statt sich an eine Lösung „von der Stange“ anzupassen, hat die GfG gemeinsam mit Pengueen eine Plattform entwickelt, die ihre täglichen Abläufe wirklich unterstützt.
Das Ergebnis: Digitale Tools, die funktionieren und gern genutzt werden, weil sie aus der Praxis und durch die Mitarbeiter entstanden sind – und sich jederzeit weiterentwickeln lassen.
