Sprachmittler-Programme organisieren
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- 26. Januar 2023
Sprachmittler-Einsätze digital organisieren von Anfrage bis zum Einsatz-Nachweis
Aktualisiert am: 11. Juli 2025
Das Wichtigste in Kürze
– Die Herausforderung: Sprachmittler-Einsätze sind wichtig – aber komplex in der Organisation.
– Viele Kommunen organisieren Einsätze per Telefon, Excel & Co – das kostet Zeit und führt leicht zu Fehlern.
– Die Lösung: mit Pengueen wurde in wenigen Monaten der Prozess digitalisiert
– Online-Anfrage, Dolmetscher-Profile, Auftrags-Matching, Reporting
– Einfach, datenschutzkonform, mehrsprachig: Keine eigene IT nötig – mit Einführung, Support und Schulung.
– Pengueen ist eine DSGVO-konforme Plattform mit Sitz in Deutschland.
– Mit Pengueen könnt ihr eure Prozesse ganz einfach digital abbilden. Ohne eigene Softwareentwicklung.
Ich will mehr wissen!
Ich will es ausprobieren (coming soon)
Anfrage, Einsatzplanung, Kommunikation und Nachweis online
Sprachmittler-Programme sind extrem wertvoll für die Menschen, die davon profitieren. Doch die Koordination kostet viel Zeit und Nerven:
- Anfragen bearbeiten und übertragen
- Passende Dolmetscher:innen suchen
- Aufträge bestätigen
- Rückfragen klären…
Und eine eigene Software dafür programmieren zu lassen, ist teuer, aufwendig und langwierig.
Was tun? Vor dieser Frage stehen viele Träger von Sprachmittler-Programmen.
Eine einfache Lösung für Sprachmittler-Programme bietet Pengueen.
Interessant
Wie funktioniert Pengueen für Sprachmittler-Programme?
Mit der digitalen Plattform Pengueen werden alle Prozesse um den Sprachmittler-Einsatz online gesteuert.
Der Prozess mit Pengueen ist besonders einfach, weil für jede Vermittlung nur ein Datensatz angelegt wird.
Je nach Fortschritt hat die Vermittlung einen anderen Status (angefragt, zugeordnet…).
Die betroffenen Personen (Kund:innen, Verwaltung, Dolmetscher:innen…) können zum richtigen Zeitpunkt darauf zugreifen.
So entfällt das Kopieren und Übertragen von Daten, es passieren weniger Fehler, die Auswertung ist leichter und einige Arbeitsschritte können von den Dolmetscher:innen und Auftraggeber:innen selbst übernommen werden.
So läuft der Sprachmittler-Prozess in Pengueen ab
Der Prozess beginnt immer mit einer Anfrage für den Einsatz von einem Sprachmittler durch einen Kunden.
Diese Anfrage geht bei der Sprachmittler-Organisation ein, meistens sind das Vereine oder Einrichtungen von Kommunen.
Die Anfrage wird in Pengueen angelegt. Jetzt bekommen alle Dolmetscher:innen (die mit ihren verfügbaren Sprachen in Pengueen dauerhaft angelegt sind) eine Benachrichtigung über den angefragten Einsatz.
Sprachmittler, die Zeit haben und die nötige Sprache sprechen, können sich jetzt melden.
Der zuständige Koordinator bei der Sprachmittler-Organisation kann dann einen Dolmetscher auswählen. Alternativ kann er natürlich auch einen gewünschten Dolmetscher selbst aktiv anfragen.
Sobald ein Dolmetscher gefunden ist, kann der Sprachmittler-Termin (z.B. Arztbesuch, Gerichtstermin, Kita-Gespräch usw.) stattfinden. Anschließend kann der Dolmetscher in Pengueen den durchgeführten Einsatz bestätigen.
Die Verwaltung hat jederzeit einen Überblick über alle Einsätze und den Status (angefragt, durchgeführt, verschoben, abgerechnet).
Sprachmittler-Programme in Kürze
Sprachmittler-Programme ermöglichen Gespräche zwischen Menschen, die keine gemeinsame Sprache sprechen – etwa in Schulen, Kitas, Behörden oder sozialen Einrichtungen.
Sie vermitteln ehren- oder hauptamtliche Dolmetscher:innen für Gespräche vor Ort oder telefonisch. Organisiert werden solche Programme oft von Kommunen, Integrationsstellen, Wohlfahrtsverbänden oder NGOs.
Diese Pengueen Features werden für die Sprachmittler genutzt
Online-Anfrage für Dolmetscher:innen
Einsätze der Dolmetscher:innen werden über ein Online-Formular angefragt. Das Formular kann in die Website des Sprachmittler-Programms eingebunden sein. Die Anfrage ist dann direkt in Pengueen gespeichert. So entfällt das Übertragen der Anfrage an eine andere Stelle.
Profile für Dolmetscher:innen
Die Sprachmittler:innen bekommen einen individuellen Zugriff auf die Plattform. So können sie ihr Profil selbst pflegen und aktuell halten. Sie können z.B. angeben, welche Sprachen sie anbieten, wann sie normalerweise Zeit haben oder wenn sie im Urlaub sind. Dadurch sparen sich die Mitarbeiter:innen der Sprachvermittlung Zeit und die Profile sind aktuell.
Profile für Auftraggeber
Auftraggeber:innen können ihre Stammdaten selbst pflegen. Diese Daten können automatisch in eine neue Anfrage übernommen werden. So sparen sie sich Zeit beim Erstellen einer Anfrage.
Matching von Aufträgen und Dolmetscher:innen
Das Suchen von passenden und verfügbaren Dolmetscher:innen ist aufwändig. In Pengueen gibt es ein automatisches Matching. Das heißt, alle Dolmetscher:innen, die zeitlich und sprachlich zum angefragten Einsatz passen, werden angezeigt.
Optional kann das Matching auch so gestaltet werden, dass die Dolmetscher:innen eine Information über neue Anfragen bekommen und sich eigenständig beim Auftraggeber melden können.
Digitale Bestätigung von Einsätzen
Erfolgte Einsätze können vom Kunden per digitaler Unterschrift direkt nach dem Einsatz bestätigt werden.
Bewertungen von Dolmetscher:innen und Auftraggeber:innen
Dolmetscher:innen und Auftraggeber:innen können bewertet werden, um mehr Transparenz und Qualität zu schaffen.
Bereitstellung von Unterlagen für die Rechnungslegung
Für die Rechnungslegung relevante Daten, wie der Einsatz-Tag, die Dauer oder der / die Auftraggeber:in sind in Pengueen hinterlegt und können für die Rechnungslegung verwendet werden.
Reporting
Es sind beliebige Auswertungen möglich. Zum Beispiel nach Einsätzen, Dolmetscher:innen, Sprachen…
So funktioniert die Digitalisierungsberatung von Pengueen
Du willst einen Prozess in deiner Arbeit digitalisieren? Du bist unzufrieden mit deiner aktuellen Software? Du findest nicht die richtige Lösung?
In allen diesen Fällen kann Pengueen für dich die richtige Plattform sein. Denn: wir passen uns an deine Prozesse an, nicht umgekehrt.
Klingt gut? Dann hast du zwei Optionen:
Du kannst bei uns sofort selbst aktiv werden und dir passende Tools zusammen klicken oder aussuchen. Registriere dich dafür einfach kostenlos und probier es aus.
Oder du holst uns von Anfang an mit ins Boot.
Gemeinsam schauen wir uns deine Prozesse an, empfehlen dir, wo es wirklich Sinn macht, zu digitalisieren (Stichwort: Digitalisierungs-Bilanz), bauen passende Tools und schulen dich und dein Team.
Wir bringen über 25 Jahre Erfahrung mit!
Deine Digitalisierungsberater bei Pengueen
Sascha Landowski, Gründer & Geschäftsführer
sascha.landowski@pengueen.de
0151 72 61 14 07
Mira Hertle, Digitalisierungsberaterin
mira.hertle@pengueen.de
0176 47 39 66 97
Welche Kosten fallen für Sprachmittler in Pengueen an?
- Auftraggeber:innen nutzen Pengueen kostenlos.
- Für die Dolmetscher:Innen fällt eine Monatspauschale von 79,- € netto an.
- Die Mitarbeiter:Innen der Verwaltung brauchen jede:r eine Lizenz á 7,90 € netto / pro Monat.
Workshop: damit wir uns in eure Prozesse und Anforderungen einarbeiten können, benötigen wir in der Regel einen 2-tägigen Workshop bei euch
- Solltet ihr spezielle und individuelle Anforderungen haben, können wir auch diese gerne realisieren. Hierfür können weitere Entwicklungskosten anfallen – kam bisher bei den Sprachmittlern aber noch nicht vor
Ihr habt Fragen?
Vielleicht findet ihr die passenden Antworten dazu in unseren FAQs 😊
Und ihr könnt uns natürlich jederzeit auch persönlich kontaktieren.
Fazit: Sprachmittler-Einsätze clever und einfach koordinieren
Mit Pengueen lässt sich die ganze Koordination von Sprachmittler-Einsätzen leicht online machen.
Von der Einsatzanfrage bis zur Zusage von Einsätzen durch passende Dolmetscher:innen und Einsatznachweisen und Reporting.
So werden Fehler reduziert, Zeit für die Koordination gespart und alle Fäden laufen an einer Stelle zusammen.
Das Ganze ist datenschutzkonform, gehostet in Deutschland, auf Wunsch mehrsprachig möglich. Und ganz ohne aufwendige Eigenentwicklung.
