Fallmanagement für die Beratung von Langzeitarbeitslosen
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- 22. Oktober 2022
Digitale Klienten-Akte und Fallübersicht beim iSo e.V.
Aktualisiert am 26. Juni 2025
Das Wichtigste in Kürze
– Der Bamberger Verein iSo e.V. nutzt Pengueen als Plattform für das Fall-Management im Projekt Aktiv
– Teure, komplexe Fach-Software wurde in wenigen Wochen mit einer einfachen Lösung in Pengueen ersetzt
– Funktionen: Digitale Kunden-Akte, Fallübersicht und einfacher Export von pdf-Dateien für die Arbeitsagentur
– Pengueen ist eine DSGVO-konforme Plattform zur Kollaboration mit Hosting in Deutschland und somit eine Alternative zu Anbietern wie Notion, Slack, Teams, Trello
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Einfaches Fall-Management statt komplizierte Fach-Software
„Kann Pengueen eigentlich auch Fallmanagement?“
Mit dieser Frage startete die Zusammenarbeit mit dem sozialen Dienstleister iSo e.V. im Fallmanagement.
Der Verein ist in der sozialen Arbeit in Bamberg und Nürnberg tätig.
Eine seiner Aufgaben: im Projekt Aktiv Menschen beraten, die von Langzeitarbeitslosigkeit betroffen sind.
Diese Begleitung muss intern und für die Bundesagentur für Arbeit dokumentiert werden.
Und genau hier gab es Verbesserungsbedarf: die genutzte Software für das Fallmanagement war teuer, kompliziert und ihr fehlten Funktionen.
Das Ergebnis: die Einarbeitung in die Software kostete sehr viel Zeit, führte immer wieder zu Nachfragen und es entstanden Fehler aufgrund einer unflexiblen Nutzerführung. Parallel wurden Excel-Tabellen gepflegt.
Der iSo e.V. nutzte Pengueen schon für die Steuerung des Projekts Demokratie leben!.
Daher war schnell klar: Pengueen kommt auch bei Aktiv zum Einsatz.
„Früher musste ich meinen Kollegen immer wieder erklären, wie die Software richtig zu nutzen ist. Das hat viel Zeit gekostet, die mir für Klienten gefehlt hat. Mit Pengueen konnten sie einfach los legen.“
Nicole Strätz, Projektkoordination Aktiv
Digitale Kundenakte mit Fokus auf wirklich benötigte Inhalte
Besonders wichtig war der Aufbau einer digitalen Kundenakte, die nur noch die wirklich nötigen Inhalte abfragt.
Die Projektkoordinatorinnen Ann-Kathrin Ott und Nicole Strätz hatten sofort einen Vorschlag parat, wie die Kundenakte aussehen soll.
Dieser konnte in Pengueen schnell gebaut werden. Das gesamte Aktiv-Team konnte darauf sein Feedback geben und schnell war die Kundenakte startklar.
Die Akte war kurz und knapp gehalten mit drei Reitern:
- Stammdaten von Kunden und Betreuer
- Info-Paket: Unterlagen für den Kunden
- Einzeltermine: Terminübersicht der Termine
Die Übersicht der Einzeltermine ist besonders praktisch für Vertretungen: wenn jemand aus dem Team ausfällt, kann ich mit einem Klick auf die Übersicht sehen, woran bisher gearbeitet wurde.
Ann-Kathrin Ott, Projektkoordination Aktiv
Kunden haben Zugriff auf ihre Daten
Das Besondere an Pengueen: wenn Daten für Menschen angelegt oder gespeichert werden, haben diese Menschen darauf Zugriff.
Daher haben auch die Kunden des Aktiv-Programm Zugriff auf ihre eigene Akte. So können sie jederzeit sehen, was dokumentiert wird und auf Unterlagen zugreifen.
Das erhöht die Transparenz in der Zusammenarbeit und das Engagement der Teilnehmer.
Anfangs fanden wir die Vorstellung ungewohnt, dass die Teilnehmer ihre Daten einsehen können. Aber jetzt sind wir begeistert: die Teilnehmer haben dadurch einen ganz anderen Bezug zum Programm und bringen sich aktiver mit ein.
Nicole Strätz, Projektkoordination Aktiv
Digitale Fallübersicht löst Excel ab
Bisher wurde eine Übersicht der Teilnehmer an Aktiv in Excel gepflegt. Sie zeigte, welche Teilnehmer aktuell betreut werden und welche bald starten.
Der Wunsch der Aktiv Mitarbeiter: alles an einem Ort haben und nicht zwischen Excel und Software hin- und her springen müssen.
Schnell war auch diese Übersicht in Pengueen gebaut und ist mit einem Klick für alle Aktiv Teammitglieder erreichbar.
Pengueen kann von jedem mobilen Gerät aufgerufen werden, egal ob PC, Handy oder Tablet. So haben die Mitarbeiter auch unterwegs und im Home Office Zugriff.
Was mich an Pengueen begeistert hat, ist wie schnell und einfach alles ging. Kurz nach dem Kick-Off Gespräch haben wir schon eine erste Version unserer digitalen Hilfsmittel bekommen, die wir dann nochmal im Team optimieren konnten. Danach ging es direkt im Live-Betrieb los. Keine langen Schulungen, keine Installation und komplizierten Einrichtungsschleifen.
Andreas Jägler, Leitung Bildung &Teilhabe iSo e.V.
Einfache Daten-Aufbereitung für Arbeitsagentur
Das Aktiv Programm kann jederzeit durch die Arbeitsagentur offiziell überprüft werden.
Dabei müssen für jede Maßnahme alle Termine einschließlich der genauen Stunden und konkreten Inhalte nachgewiesen werden.
Dafür wurde in Pengueen eine pdf-Vorlage gebaut, die genau diese Daten je Fall mit einem Klick ausgibt.
So kann der iSo e.V. im Fall einer Prüfung schnell die nötigen Daten zusammen stellen anstatt einzelne Inhalte in eine Excel Tabelle zu übertragen und nachzubearbeiten.
So haben wir den iSo e.V. beraten
Das Team des iSo e.V. war mit seiner bisherigen Software unzufrieden: zu kompliziert, zu überfrachtet.
Daher haben wir im ersten Schritt gemeinsam mit den Nutzer:innen festgehalten, was wirklich gebraucht wird.
Das Ergebnis: eine Übersicht mit allen Terminen und eine schlanke Fall-Akte. Basierend darauf haben wir zwei Tools in Pengueen gebaut: „Fallübersicht“ und „Klienten-Akte“.
Unsere Empfehlung war, im nächsten Schritt einen Pilot-Test zu machen und weiterhin für den normalen Betrieb die alte Software laufen zu lassen. Dazu sollten nur ein oder zwei Berater:innen und einige Klient:innen eingebunden, die Lust auf das Thema haben. In diesem kleinen Kreis wurden dann die Tools „Fallübersicht und Klienten-Akte“ in der Praxis getestet.
Basierend auf diesem Feedback kamen noch kleinere Änderungen und dann konnte nach einer kurzen Pilot-Phase der Echtbetrieb starten und die alte Software abgeschaltet werden.
Auch bei diesem Projekt hat sich der Gedanke der Digitalisierungs-Bilanz bewährt, den wir bei Pengueen verfolgen: nur das digitalisieren, was wirklich Mehrwert bringt und die digitalen Tools so schlank wie möglich halten.
Mittlerweile nutzt der iSo e.V. seit mehreren Jahren mit großem Erfolg Pengueen.
Diese Pengueen Features nutzt der iSo e.V.
Automatische pdf Ausgabe
Alle Daten auf der Plattform können als pdf ausgegeben werden. Im Fall des iSo e.V. erleichtert das viel Arbeit, weil regelmäßig Informationen zu den bearbeiteten Fällen an die Arbeitsagentur geschickt werden müssen. Das ist jetzt mit wenigen Klicks in Pengueen möglich. Dort kann ein maßgeschneidertes pdf mit ausgewählten Daten erzeugt und herunter geladen werden
Zugriff für Klient:innen auf ihre eigene Fallakte
Die Klient:innen können per Email oder Link auf die Plattform eingeladen werden und Zugriff auf ihre eigene Fallakte bekommen. Das erhöht das Commitment der Teilnehmer und die Transparenz in der Beratung. Außerdem wird Zeit gespart, weil keine Dokumente und Infos rausgesucht und hin. und hergeschickt werden müssen.
Maßgeschneiderte Fall-Akte
Gemeinsam mit den Beratern von Pengueen wurde die individuelle Fall-Akte für den iSo e.V. angelegt. Dazu zählen personenbezogene Daten, wie Name und Anschrift, die auch vom Klient selbst jederzeit aktualisiert werden können. Außerdem ein Info-Paket mit allen wichtigen Dokumenten für den Klient / die Klientin, z.B. zum Datenschutz und Ablauf des Programms.
Im Abschnitt „Einzeltermine“ kann die gesamte Beratung terminweise eingetragen werden. Damit sind auch leicht Vertretungen möglich, wenn mal ein Berufsberater der iSo e.V. ausfällt, weil die ganze Historie auf einen Blick sichtbar wird.
Automatische Übersicht aller Fälle
In Pengueen gibt es eine automatisch generierte Übersicht aller Fälle. Wichtige Daten, wie z.B. der Betreuer, die Dauer der Betreuung, der Name des Klienten usw. werden automatisch aus den einzelnen Fallakten geholt und in einer Übersicht gezeigt. Das spart manuelles Hin- und Her Kopieren. Außerdem lässt sich die Ansicht beliebig umstellen, z.B. zu einem Kanban Board, mit dem auf einen Blick offene und abgeschlossene Fälle sichtbar werden.
DSGVO-konformes Nachrichten-Center
Über das Pengueen Nachrichten-Center können die Nutzer:innen miteinander chatten, z.B. die Berater mit ihren Klienten oder das Team von iSo e.V. untereinander. Der Chat ist komplett DSGVO-konform und die Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert.
So funktioniert die Beratung bei Pengueen
Du hast ein Digitalisierungsvorhaben? Glaubst, dass es digitale Tools gibt, die dich bei deiner Arbeit entlasten können?
Dann bist du bei Pengueen richtig. Mit unserer Plattform zur Kollaboration kannst du dir passende Tools für deine Arbeit bauen.
Gern stehen wir dir als Berater und Sparringpartner zur Seite. Zum Beispiel wenn du entscheidest, welche Prozesse digital werden sollen. Wo es sich lohnt und was analog bleiben kann.
Wie du dein Team einbindest, sodass die Plattform auch wirklich genutzt wird. Und vieles mehr. Hier gibts die Details.
Deine Digitalisierungsberater bei Pengueen
Sascha Landowski, Gründer & Geschäftsführer
sascha.landowski@pengueen.de
0151 72 61 14 07
Mira Hertle, Digitalisierungsberaterin
mira.hertle@pengueen.de
0176 47 39 66 97
Fazit
Das Beispiel des iSo e.V. zeigt: Digitalisierung wird dann wirklich hilfreich, wenn die Software sich an den Arbeitsalltag anpasst – nicht umgekehrt.
Mit der Lösung in Pengueen fallen komplizierte Formulare und aufwendige Einarbeitung weg.
So bleibt mehr Zeit für die eigentliche, inhaltliche Arbeit.
