Demokratie leben! Förderprojekte von PfDs

Projektanträge sichten, Bündnis Sitzungen vorbereiten, Zuwendungsbescheide verschicken, Beleglisten prüfen…

Das sind nur einige der vielen Aufgaben, die bei der Organisation eines Demokratie leben! Projekt anfallen.

Vor genau dieser Herausforderung stand Stephanie Schoenen, Koordinierungs- und Fachstelle der Partnerschaft für Demokratie Bedburg.

Durch das Projekt Kinder. Macht. Schule lernte sie Pengueen Geschäftsführer Sascha Landowski kennen.

Im Gespräch wurde schnell klar: Pengueen bietet die Lösung, um die umständlichen Prozesse der PfDs zu vereinfachen.

Gesagt, getan. Mit Stephanies Input entstand ein Tool in Pengueen, das den ganzen Projektzyklus abbildet.

Von der Antragstellung bis zum Sachbericht. Die Projektträger können direkt zugreifen und bearbeiten, der BGA abstimmen.

Kurze Zeit später erzählte Stephanie Schoenen ihrer Demokratie leben! Kollegin Judith Schandra (Koordinierungs- und Fachstelle der Partnerschaft für Demokratie in Waltrop und Dinslaken) von Pengueen.

Auch Judith war von der Lösung begeistert und startete innerhalb kurzer Zeit gemeinsam mit ihrer Kollegin Lene Wegen (Federführendes Amt Waltrop) mit Pengueen.

Was als Einzellösung startete, sprach sich herum: immer mehr PfDs nutzen mittlerweile Pengueen.

Damit werden auch die Tools immer besser, weil sie die Best Practices vieler PfDs bündeln.

Laufend entstehen spannende Spin-Off Projekte aus der Zusammenarbeit mit den PfDs, zum Beispiel:

• Plattform zur Bürgerbeteiligung in Radolfzell
• Plattform für Sprachmittler
• Fall-Management im sozialen Bereich

​Stephanie Schoenen kennt sich aus mit demokratischer Teilhabe, Vielfalt und dem Engagement für eine offene Gesellschaft.

Als Mitarbeiterin der externen Koordinierungs- und Fachstelle von „Bedburg lebt Demokratie!“ beim Verein Integralis e.V. begleitet sie mit Herzblut Projekte, die Menschen zusammenbringen und für demokratische Werte begeistern.

Sie brennt dafür, Ideen aus der Zivilgesellschaft in die Tat umzusetzen – sei es durch Aktionstage, Jugendprojekte oder Initiativen gegen Extremismus.

Schnell hat sie das Potential von Pengueen erkannt und nutzt die Plattform, um Demokratie leben! Projekte für ein vielfältiges und tolerantes Bedburg Wirklichkeit schneller voranzubringen. ​

Judith Schandra ist eine Macherin.

Als Koordinierungs- und Fachstelle Demokratie leben! in Waltrop und Dinslaken kennt sie die Herausforderungen der Projektorganisation aus erster Hand.

Sie ist eine Netzwerkerin, die Menschen und Ideen zusammenbringt – doch genau das wurde durch die aufwendige analoge Verwaltung von Anträgen, Mittelanforderungen und Belegen oft erschwert.

Als sie von Pengueen erfuhr, erkannte sie sofort das Potenzial: Ein digitales Tool, das genau auf die Bedürfnisse ihres Projekts zugeschnitten werden kann.

Gemeinsam mit Lene Wegen vom Federführenden Amt und dem Pengueen-Team entwickelte sie eine digitale Lösung, die den Prozess von der Antragstellung bis zum Sachbericht in einem einzigen System abbildet.

„Für mich war klar: Die Verwaltung der Demokratie leben!-Projekte muss einfacher werden.

Ich wollte weg von unübersichtlichen E-Mails, unklaren Bearbeitungsständen und ständigem Nachhaken.“

So beschreibt Judith Schandra ihre Motivation, eine digitale Lösung für das Fördermittel-Management in Waltrop zu finden.

Bedburg war schon einen Schritt weiter und nutzte Pengueen für die PfD Projekte.

„Als ich gesehen habe, wie einfach und strukturiert die Prozesse dort laufen, wusste ich: Das ist genau die Lösung, die wir brauchen!“

Schnell war klar: Pengueen wird die zentrale Plattform für die Organisation unserer Projekte.

Vor der Einführung von Pengueen war die Organisation der Demokratie leben!-Projekte eine echte Herausforderung.

Projektanträge mussten als PDFs heruntergeladen, ausgefüllt und per E-Mail verschickt werden – oft mit unklaren Zuständigkeiten und der ständigen Frage: „Wer hat die aktuelle Version?“.

Rückfragen liefen über Mails oder Telefonate, und Belege wurden in verschiedenen Formaten gesammelt und weitergeleitet.

„Es war mühsam und fehleranfällig. Viele Prozesse haben sich durch Rückfragen und fehlende Transparenz verzögert“, erinnert sich Judith Schandra.

Warum keine Standardlösungen?

Bevor Stephanie und Judith sich für Pengueen entschieden haben, haben sie verschiedene Alternativen geprüft.

Doch schnell wurde klar: Keine davon passte wirklich zu den Anforderungen der PfDs:

Social-Media-Gruppen (WhatsApp, Facebook, Slack)
Einfach einzurichten, aber nicht DSGVO-konform und ohne klare Struktur für Anträge und Mittelanforderungen.

Projektmanagement-Tools (Trello, Asana, Monday.com)
Bieten Task-Management, aber keine individuelle Anpassung an Förderprojekte, keine speziellen Funktionen für Antragstellung und Bewilligung.

Große Verwaltungssoftware (SAP, Microsoft Project)
Leistungsstark, aber zu komplex und teuer für kleinere Förderprojekte und oft mit hohen Schulungsaufwänden verbunden.

Email und Cloud-Speicherung von Formularen
Kein großer Aufwand für den Start, aber umständlich und fehleranfällig, da die Übersicht für alle Beteiligten fehlt.

Das Ziel der PfDs bei der Einführung von Pengueen war klar: Die Verwaltung der Demokratie leben! Projekte sollte einfacher, effizienter und transparenter werden.

Projektträger, Kuf, Federführendes Amt und Bündnis sollten besser zusammenarbeiten können. Ohne lange E-Mail-Ketten, veraltete Antragsformulare und unklare Zuständigkeiten.

Der Schlüssel dazu: eine digitale Lösung, die Anträge, Abstimmungen und Berichte an einem Ort bündelt und alle Beteiligten vernetzt

Genau hier kommt Pengueen ins Spiel. Gemeinsam mit den beiden haben wir eine einfache, smarte Lösung entwickelt.

Denn genau das ist der Kern von Pengueen.

Digitale Lösungen für die Zusammenarbeit zu bieten und so deine Unternehmung auf den nächsten Leven zu bringen

Für Stephanie und Judith stand schnell fest, was die Plattform bieten muss: die Verwaltung der Projekte über den gesamten Projektzyklus mit Zugriff durch die Projektträger und Abstimmung durch das Bündnis.

Somit war die Umsetzung relativ einfach.

• Einrichten der PfD in Pengueen
• Festlegen von Rechte / Rollen
• Einrichten der passenden Tools
• Einladen der Nutzer:innen

Du siehst – ein Digitalisierungsvorhaben muss kein riesiges, komplexes Projekt sein.

Mit Pengueen kann man auf eine simple Struktur und passende Tools zugreifen und hat so in kürzester Zeit sein Digitalisierungs-Vorhaben umgesetzt.

Unsere Empfehlung: lieber erstmal starten, auch wenn noch nicht alle Details 100 % stehen und dann vom Feedback der Nutzer:innen und den eigenen Erfahrungen lernen und kontinuierlich verbessern.

Im Folgenden führen wir dich einmal Schritt für Schritt durch die Einrichtung.

Am Anfang steht immer die Einrichtung eines geschlossenen Bereichs für den Kunden in Pengueen. Die sogenannte Unternehmung.

Dafür legt sich der Kunde im ersten Schritt einen kostenlosen, persönlichen Account auf Pengueen an.

Danach wird man Schritt für Schritt durch die Einrichtung geführt. Dabei kann man Namen, Logo und das passende Lizenzmodell auswählen.

Alles zu Lizenzen und Preisen in Pengueen gibt es hier.

Rechte und Rollen klingen oft kompliziert, aber es muss gar kein „Hexenwerk“ sein.

Deswegen haben wir in Pengueen eine ganz simple Struktur gebaut, die in 99 % aller Fälle ausreicht.

Es gibt drei Rollen mit verschiedenen Rechten:

• „Admin“: darf in Pengueen alles, Tools anlegen, Nutzer einladen, die Unternehmung anpassen
• Mitarbeiter: haben weniger Rechte als der Admin, dürfen Mitglieder einladen und Tools nutzen
• Mitglieder: haben am wenigsten Rechte, dürfen Tools nutzen, aber keine Personen einladen und sehen keine anderen Nutzer

Die Aufgabe des Kunden ist nun, festzulegen, welche Nutzer:innen welche Rollen haben.

Für die PfDs stand die Struktur schnell fest.

• Admin: KuF und Federführendes Amt
• Mitarbeiter: Bündnis-Mitglieder
• Mitglieder: Projektträger.

Die Unternehmung ist eingerichtet, Rechte und Rollen stehen.

Jetzt gilt es, die passenden Tools zu wählen.

Dafür gibt es mehrere Wege:

• Vorangelegte Tools nutzen. Es gibt über 20 Tools, wie z.B. Protokoll, KANBAN Board usw., die immer genutzt werden können. Sie werden dir bei der Registrierung automatisch vorgeschlagen.

• Fertiges Produkt nutzen: es gibt für viele Anwendungsfälle fertige Produkte, die aus mehreren, passenden Tools bestehen. Auch für Partnerschaften für Demokratie gibt es ein solches Produkt.
• Eigene Tools einrichten

Welche Tools die meisten Partnerschaften für Demokratie nutzen, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Im letzten Schritt werden die Nutzer:innen auf die Plattform eingeladen.

Die Projektträger und die BGA Mitglieder können per Email eingeladen werden oder sich per Link registrieren.

Sobald die Projektträger und ggf. BGA Mitglieder die Einladung annehmen, können sie ihren Account mit Name und Foto personalisieren.

Nach der Registrierung können die Projektträger sofort ihren Antrag bearbeiten und sich mit der PfD per Chat austauschen.

Wichtig: Die Einbindung des Bündnis (BGA) auf der Plattform ist optional. Falls das Bündnis Pengueen nicht nutzen möchte, kann die Abstimmung über die Projekte offline stattfinden. Über Pengueen können dafür mit wenigen Klicks die Anträge und komprimierte Projektdossiers heruntergeladen werden.

Sascha Landowski, Gründer & Geschäftsführer
sascha.landowski@pengueen.de
0151 72 61 14 07

 Tutorials (YouTube)

Mira Hertle, Digitalisierungsberaterin 
mira.hertle@pengueen.de
0176 47 39 66 97

Vielleicht geht es dir wie vielen anderen PfDs und du brauchst auch eine Website?

Dann wende dich gern an uns. Über unser Netzwerk bieten wir Website Erstellung an.

Natürlich responsiv und auf WordPress-Basis.

Hier siehst du die Website, die für die PfD Bedburg entstanden ist „Bedburg lebt Demokratie“.

Das zentrale Tool für die PfDs ist das Projekt-Tool. Es bildet den gesamten Projektzyklus ab: Antrag, Willkommenspaket, Belegliste, Chronik und Sachbericht.

Für jedes Projekt wird ein eigenes Tool angelegt, auf das der zugehörige Projektträger Zugriff hat. KuF und Federführendes Amt haben Zugriff auf alle Projekte.

So sehen alle Beteiligten immer den aktuellen Stand.

Es müssen keine Dokumente hin- und hergeschickt werden und die Zusammenarbeit läuft wesentlich einfacher.

Bei jedem Projekt entstehen eine Menge Fragen.

Wo finde ich die Logos, die auf Flyern gedruckt werden dürfen? Zu welchen Kostenstellen ordne ich welchen Beleg zu?

Antworten auf alle diese Fragen gibt das Tool „Infos für Projektträger“.

Dort sind jede Menge FAQs und wichtige Dokumente zum Download hinterlegt.

Alle Projektträger haben dauerhaft Zugriff.

Das spart Zeit, weil nicht immer wieder dieselben Fragen beantwortet und die gleichen Dokumente verschickt werden müssen.

Falls der BGA über Projektanträge in Pengueen abstimmen soll, gibt es das Tool „Abstimmung“.

Alle BGA-Mitglieder haben darauf Zugriff und sehen, welche Projektanträge aktuell zur Abstimmung stehen.

Für jedes Projekt kann der Projektantrag und / oder ein Projektdossier hinterlegt werden.

Jedes BGA Mitglied kann pro Antrag einmal seine Stimme vergeben – grün, gelb oder rot.

Die Admins der PfD (also in der Regel Kuf und Federführendes Amt) sehen die Anzahl der vergebenen Stimmen je Farbe, aber nicht, wer abgestimmt hat.

So ist sicher, dass die Abstimmung anonym verläuft.

Bei vielen parallelen Projekten ist es gar nicht so leicht, die Übersicht zu behalten. Wo stehen die einzelnen Projekte? Wie viel Mittel wurden beantragt, bewilligt und abgerufen?

Diese wichtigen Fragen beantwortet die Projektübersicht.

Sie zieht sich automatisch aus allen Projekten die relevanten Informationen zusammen.

Kein mühsames Ausrechnen der jeweiligen Mittel mehr, keine Suchen von fehlenden Daten.

Stattdessen alle wichtigen Infos mit einem Klick.

Immer mehr Partnerschaften für Demokratie nutzen Pengueen. Und so entstehen auch laufend neue Tools und Ideen.

Mehr dazu findest du im Abschnitt „Immer mehr PfDs nutzen Pengueen“.

Als erstes Tool wurde das Tool „Projektvorlage Demokratie leben!“ angelegt. Es enthält alle wichtigen Schritte im Projekt:

• Projektantrag
• Projektstart: Zuwendungsbescheid, Projektnummer und Kopie des genehmigten Projektantrags
• Mittelanforderung
• Belegliste
• Sachbericht

In jedem Reiter wurde das Formular nachgebaut, das bisher von den Projektträgern auf Papier ausgefüllt wurde.

Als nächstes wurde das Info-Tool für Projektträger angelegt. Dort können die Partnerschaften für Demokratie alle wichtigen Informationen und Dokumente hochladen, die für alle Projektträger zur Verfügung stehen sollen.

Danach wurde das Tool „Projektübersicht“ eingerichtet, was sich automatisch mit Inhalten füllt, sobald die ersten Projektanträge ausgefüllt sind.

Im nächsten Schritt wurden die Mitarbeiter des Federführenden Amts und die Mitglieder des Bündnis einladen.

Jetzt galt es nur noch, die Mitglieder der Projektträger onzuboarden. Die Herausforderung: oft ist in der Antragsphase noch nicht klar, wer alles am Projekt bzw. am Antrag mitwirken soll.

Daher wurde folgender Weg gewählt: für jedes Projekt-Tool gibt es einen eigenen Link. Über diesen Link kann man sich bei Pengueen registrieren und bekommt Zugriff auf genau dieses Tool. Somit konnte die PfD mit Antragstellern den Link teilen und diese konnten ihn wiederum in ihrem Team mit allen Mitwirkenden teilen.

Judith war so zufrieden mit Pengueen, dass sie es gleich für ein weiteres Projekt eingesetzt hat.

Das Projekt „Team Wählen On Tour!“ begleitete die Landtagswahlen 2022 in Nordrhein-Westfalen mit Aktionen zur Stärkung der Demokratie vor Ort.

Über Pengueen wurden Veranstaltungen koordiniert, Ressourcen verwaltet und die Zusammenarbeit im Team vereinfacht.

Ein gelungenes Beispiel, wie digitale Tools demokratische Beteiligung unterstützen können.

Seit dem Start der PfDs Bedburg und Waltrop mit Pengueen sind in den letzten Jahren immer mehr Partnerschaften für Demokratie mit Pengueen digital geworden.

Der große Vorteil: jede PfD profitiert von den Erfahrungen der anderen PfDs und die Tools von Pengueen entwickeln sich laufend weiter und integrieren Best Practices aller PfDs.

So wird die Nutzung für die PfDs immer einfacher, der (digitale) Verwaltungsaufwand sinkt und sie können sich auf die Projektbegleitung konzentrieren.

Ab sofort ist der Start für neue PfDs besonders einfach: es gibt in Pengueen das fertige Produkt „Förderplattform Demokratie leben!“.

Wird dieses Produkt ausgewählt, ist die Plattform sofort fertig eingerichtet und alle nötigen Tools schon angelegt.

Damit reduziert sich der Aufwand für PfDs ganz stark. Es müssen lediglich die richtigen Ansprechpartner in den Tools hinterlegt werden und ggf. Änderungen in den Formularen gemacht werden.

Wir sind begeistert, wie schnell Judith und Stephanie ihre Ideen mit Pengueen umgesetzt haben.

Die Plattform macht es leicht, Projekte flexibel zu organisieren und eigene Ideen einzubringen.

So ist eine digitale Lösung entstanden, die wirklich zum Alltag der Beteiligten passt – ohne starre Strukturen, dafür mit viel Raum für Mitgestaltung.

Genau so soll moderne Projektarbeit funktionieren.

Aus der Zusammenarbeit mit den Partnerschaften für Demokratie entstehen laufend neue Projekte, z. B.

• Organisation von Sprachmittler-Programmen
• Digitale Ideensammlung und Abstimmung für das Jugendforum Hoher Fläming
• Digitales Fall-Management für den iSo e.V.

Das Digitalisierungsprojekt zur Verwaltung von Demokratie leben!-Projekten zeigt, wie Pengueen dabei unterstützen kann, komplexe Förderprojekte effizient und transparent zu koordinieren.

Die Plattform ermöglicht es, Antragsstellung, Bewilligung, Mittelanforderung, Beleglisten, Projektdokumentation, Sachberichte und Kommunikation zentral zu bündeln – DSGVO-konform und individuell anpassbar. Diese Struktur lässt sich flexibel auf andere Zielgruppen und Einsatzfelder übertragen:

1. Zivilgesellschaftliche Initiativen & Förderprojekt

• Förderprojekte für Integration oder Bildungsgerechtigkeit: Digitale Verwaltung von Projektanträgen, Budgets, Nachweisen und Zwischenberichten.
• Beteiligungsprojekte für Jugendliche oder Senioren: Strukturierte Umsetzung von Mitmachprojekten inkl. Chatgruppen, Terminen und Dokumentation.

2. Verbände, Vereine und Stiftungen

• Sozial- oder Kulturvereine: Koordination von geförderten Einzelprojekten, Mitgliederkommunikation, Eventplanung und Nachweisdokumentation.
• Netzwerke ehrenamtlicher Organisationen: Austauschplattform mit Vorlagen, Checklisten, Kalenderfunktionen und einem Nachrichtencenter.
  
  

• Stiftungen mit Förderprogrammen: Abwicklung der Antragsprüfung, Mittelvergabe und Projektkontrolle über ein zentrales System.

3. Kommunale Netzwerke & Entwicklungsinitiativen

• Lokale Bündnisse gegen Extremismus: Projektdatenbank, Kommunikationsplattform und Werkzeug zur Ergebnissicherung.
• Stadtteilentwicklungsprojekte: Plattform zur Einbindung von Bürgergruppen, Initiativen und Verwaltung mit klaren Aufgaben- und Zeitplänen.
• Kommunale Gleichstellungs- oder Integrationsarbeit: Bündelung von Förderprojekten, Veranstaltungen, Stakeholdern und Materialien.

4. Bildungs- und Nachhaltigkeitsnetzwerke

• Bildungsregionen & Schulnetzwerke: Austauschplattform für Schulen, Träger und Verwaltung zur Koordination gemeinsamer Förderprojekte.
• Umweltinitiativen: Projektmanagement für Fördervorhaben rund um Klimaschutz, nachhaltige Mobilität oder Umweltbildung.

Option 1: Sofort loslegen: Nutze unser speziell für „Demokratie leben!“-Projekte entwickeltes Komplettpaket. Es enthält alle nötigen Funktionen für eine PfD. Du kannst selbstverständlich alle Vorlagen bei Bedarf anpassen.

Option 2: Individuell anpassen Stelle dir deine digitalen Werkzeuge selbst zusammen und gestalte die Plattform nach deinen spezifischen Anforderungen.​ Dafür kannst du dich hier kostenlos registrieren.

Die Umsetzung mit Pengueen zeigt eindrucksvoll, wie eine klar strukturierte, digitale Plattform komplexe Förderprojekte wie bei Demokratie leben! vereinfachen und professionalisieren kann.

Dank durchdachter Tools und einfacher Bedienung werden Antragstellung, Kommunikation und Projektdokumentation effizienter – und alle Beteiligten behalten jederzeit den Überblick.

Was früher mit Excel-Listen, E-Mail-Verteilern und Papierakten organisiert wurde, läuft jetzt gebündelt, nachvollziehbar und datenschutzkonform.

Besonders spannend: Durch die Zusammenarbeit entstehen laufend Spin-off-Projekte, die über das ursprüngliche Vorhaben hinaus Wirkung entfalten.