Seit 2005 kümmert sich das Autohaus Zossen südlich von Berlin um die Mobilität seiner Kunden.

Um auch intern gut vernetzt zu sein, hat Geschäftsführer Marco Körper mit Pengueen ein firmeninternes Intranet gebaut.

Sein Wunsch: es soll unkompliziert sein, die Mitarbeiter:innen vernetzen und Prozesse vereinfachen.

Das Autohaus Zossen nutzt schon länger die cloudbasierte digitale Plattform Pengueen, bisher für Aufgaben im Personalbereich.

So konnten die Mitarbeiter:innen ihren Führerschein-Besitz online nachweisen und aktuelle Datenschutz-Bestimmungen lesen und bestätigen.

Der Schritt zum kompletten Intranet war daher nicht mehr so groß.

Verschiedene Chat-Kanäle, News von Unternehmen und Personal und ein Vorschlagsbereich kamen dazu.

Meine Tochter hat mir gesagt, dass ich digitaler werden muss. Erst war ich skeptisch, aber das gute Feedback unseres Teams hat mir gezeigt, dass sie Recht hat. Und die Umsetzung mit Pengueen war zum Glück kinderleicht.

Marco Körper, Autohaus Zossen

So funktioniert das Intranet beim Autohaus Zossen

Von Anfang an war klar: einer muss den Hut auf haben für das Projekt “Intranet”. Schnell war mit Louisa die passende Verantwortliche gefunden.

Der Kick-Off war eine eintägige Schulung mit Pengueen Geschäftsführer Sascha. Gemeinsam wurde dabei die Gemeinschaft “Autohaus Zossen” in Pengueen angelegt und erste Hilfsmittel gebaut.

Sofort nach der Schulung konnte Louisa sich alleine ums Intranet kümmern.

Sie betreut die Plattform, lädt die Mitarbeitenden als User ein, baut Hilfsmittel und hält alles aktuell.

Der Vorteil: sie kann schnell auf neue Bedürfnisse reagieren und Hilfsmittel dafür bauen oder ändern.

Selber machen statt Ping-Pong mit Programmieren.

Als Admin hat Luisa weitgehende Rechte und kann die Prozesse gut steuern. Mehr zu den Rechten und Rollen bei Pengueen findest du hier.

Screenshot der Hilfsmittel Führerscheinnachweis und Urlaubsantrag bei Automobile Zossen auf der Plattform Pengueen
Hilfsmittel bei Automobile Zossen

Die ersten beiden Hilfsmittel bei Automobile Zossen? Der Führerscheinnachweis und Urlaubsantrag.

Bisher mussten die Mitarbeitenden des Autohauses ihren Führerschein händisch einmal im Jahr der Personalabteilung vorlegen.

Das geht jetzt leichter: einfach ein Foto davon auf Pengueen hochladen im Hilfsmittel “Führerscheinnachweis” und fertig. Die Personalabteilung kann darauf zugreifen, andere Mitarbeitenden sehen natürlich nur ihren eigenen Eintrag.

Auch Urlaubsanträge können ab sofort digital gestellt werden. Das spart das Übertragen von manuellen Anträgen ins digitale Format.

Praktisch für die Mitarbeitenden: sie können sich von überall bei Pengueen einloggen, also auch vom privaten Smartphone und dort z.B. die Urlaubsanträge stellen.

Angenehm, wenn man grade schon nach den besten Hotels am Handy sucht 🙂

Screenshots des digitalen Urlaubsantrag vom Autohaus Zossen auf der Plattform Pengueen
Urlaubsantrag bei Automobile Zossen auf der Pengueen Plattform

Das Intranet wird auch für Inhalte jenseits der Arbeit genutzt

Die Vernetzung jenseits von Arbeitsaufgaben wird immer wichtiger.

Das hat auch Marco Körper vom Autohaus Zossen früh erkannt und entschieden: Pengueen soll auch für andere Themen der Mitarbeitenden da sein. Ein Social Intranet eben statt nur Top-Down Content

Gesagt, getan.

Es werden jetzt Fotos vom Triathlon geteilt. Termine des Kegelclubs abgestimmt.

Die Belegschaft kann sich Chatgruppen einrichten und damit genau so schnell wie über WhatsApp, aber DSGVO-konform kommunizieren.

So stärkt Pengueen die Vernetzung untereinander und passt sich flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens an.

So erzeugt Social Intranet mehr Engagement in der Belegschaft

Springer Verlag: Social Intranet als Grundlage für die interne Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit

Das Social Intranet nutzt typische Funktionen von Social Media, um das Engagement der Mitarbeiter:innen zu erhöhen.

Am Wichtigsten: Content wird nicht nur Top-Down von der Geschäftsleitung eingestellt, sondern kann von allen Usern erstellt werden. So entstehen neben klassischen Unternehmens-Nachrichten eigene Communities.

Genau diese Funktion bietet auch das Intranet bei Automobile Zossen. Über einen Baukasten können alle Mitarbeiter:innen digitale Hilfsmittel erstellen und teilen. Egal, ob Checklisten, Wissens-Sammlung, Team-Kalender, ToDos…

Alle Mitarbeiter:innen können sich per Chat austauschen und beliebige eigene Chats erstellen.

Intranet-Funktionen bei Pengueen

Chat-Gruppen

Mit wenigen Klicks kann jeder User einen Chat erstellen. So ist Kommunikation in Abteilungen, Projekten, Teams und unternehmensweit möglich.

Und der Chat hat viele praktische Features:

  • Integrierte Online-Meeting Funktion: mit einem Klick im Chat öffnet sich ein Konferenzraum in Jitsi Meet, über den die Teilnehmer bequem eine Videokonferenz abhalten können.
  • Nie mehr etwas vergessen: Chat-Nachrichten können mit einem Klick zur Aufgabe umgewandelt werden. So landen sie auf der To-Do-Liste anstatt in Vergessenheit.
  • Chat-Teilnehmer können per Email oder SMS über neue Nachrichten informiert werden
  • Der Chat kann von jedem Handy, Tablet und PC einfach aufgerufen werden.
  • Chats können für bestimmte Bereiche, wie z.B. das zentrale Aufgabenmanagement erstellt werden. So sind To Dos und Kommunikation fest miteinander verknüpft und Informationen gehen nicht mehr verloren.

Zentrale Datei-Ablage

Wichtige Dateien können in einer zentralen Ablage gespeichert werden.

Da Pengueen cloud-basiert ist, können die Dokumente von überall angesehen und heruntergeladen werden.

Es sind natürlich auch Ablagen für Projekte, Teams oder Abteilungen möglich. Und auch externe Personen können bei Bedarf Zugriff bekommen – z.B. Dienstleister, Freelancer oder Kunden. )

Digitale Lesebestätigung

Vordefinierte Empfänger-Gruppen können schnell und einfach mit Dokumenten versorgt werden und deren Erhalt bestätigen.

Nützlich z. B. bei der Bestätigung neuer Datenschutz-Richtlinien, bei sicherheitsrelevanten Hinweisen usw.

Der Absender der Information sieht auf einen Blick, wer schon bestätigt hat und kann einzelne Personen direkt kontaktieren.

Nachweis von Dokumenten (z.B. Führerschein)

Das Intranet kann genutzt werden, um Dokumenten-Nachweise von Mitarbeiter:innen einzuholen.

Klassischer Fall: die regelmäßige Führerschein-Kontrolle. Statt mühsamen Emails und Listen in der Personalabteilung kann im Intranet ein Nachweis-Bereich eingerichtet werden.

Jede:r Mitarbeiter:in kann hier einfach seinen aktuellen Führerschein hochladen – natürlich nur sichtbar für die richtigen Empfänger:innen.

Auch automatische Intervalle und Erinnerungen können hinterlegt werden und sparen so Arbeit.

User Generated Content

Alle Mitarbeiter:innen können über einen Baukasten selbst Content erstellen.

Formulare, Chats, Best-Practice-Beispiele, Ablagen, Kanban-Boards…. All das und viel mehr kann mit wenigen Klicks gebaut und geteilt werden.

Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt und lassen das Intranet leben.