MINDCOP– Trainings und Coaching für Deeskalation und Konfliktmanagement
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- 11. November 2025
Trainingsanbieter MINDCOP baut sich mit Pengueen ein eigenes CRM-System
Das Wichtigste in Kürze
– MINDCOP nutzt Pengueen als CRM-System
– Polizeihauptkommissar a.D. Marco Winzer bietet mit seiner Firma MINDCOP Deeskalations-Trainings, Konfliktmanagement und Coachings an.
– Ziel: einfache Abläufe bei der Kundenbetreuung und Lead-Generierung mit externem Vertriebsunternehmen
– Pengueen ist eine Plattform zur Kollaboration mit Hosting in Deutschland und eine Alternative zu Anbietern wie Zoho und Hubspot.
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Vom Einsatztraining zum Geschäftsführer mit Fokus auf Deeskalation und Leadership
Wenn Marco Winzer über Konflikte spricht, ist das keine Theorie.
Über zwei Jahrzehnte lang erlebte er als Polizeihauptkommissar viele kritische Situationen, nicht selten sogar lebensbedrohliche.
Heute gibt er genau diese Erfahrung weiter – mit MINDCOP, seinem Trainings- und Coachingunternehmen, das auf Deeskalation, Konfliktmanagement und Führung spezialisiert ist.
Unternehmen, Behörden und soziale Einrichtungen nutzen seine Programme, um Spannungen früh zu erkennen, Eskalationen zu vermeiden und Teams zu stärken.
Mittlerweile haben über 25.000 Teilnehmer seine Coachings und Trainings genutzt.
Um diese Menge an Kunden übersichtlich und strategisch zu betreuen, nutzt Marco Winzer Pengueen als Plattform für sein CRM-System.
„Konflikte sind nicht das Problem. Der Umgang damit entscheidet, wie eine kritische Situation weitergeht.“
Marco Winzer, Geschäftsführer MINDCOP
MINDCOP in Kürze
MINDCOP wurde von Marco Winzer gegründet, der auf über zwanzig Jahre Erfahrung im Polizeidienst und in der Einsatztrainerausbildung zurückblickt.
Heute unterstützt er mit MINDCOP Unternehmen, Behörden und soziale Einrichtungen dabei, Konflikte frühzeitig zu erkennen, souverän zu handeln und Kommunikation sowie Leadership wirksam zu gestalten.
Pengueen schlägt Zoho, Notion & Hubspot
Im Zuge des Aufbaus eines neuen Vertriebssystems mit einem externen Vertriebsunternehmen suchte Winzer 2025 nach einer passenden CRM-Lösung.
Nach Tests mit Zoho, HubSpot und Notion kam die passende Empfehlung über Alexander Henn von tts Office: „Schau dir Pengueen an – ich führe das gerade bei mir ein.“
Gesagt, getan. Nach einem Videocall mit Pengueen Geschäftsführer Sascha, Marco Winzer und der Vertriebsmitarbeitern für MINDCOP stand fest:
Pengueen bietet genau die Anpassungsfähigkeit, die das Team braucht.
„Das ist besser als alles, was ich bisher kenne“, lautete das Feedback seiner Mitarbeiterin – vor allem wegen der flexiblen Strukturen und der Möglichkeit, Workflows mit der Pengueen Werkbank individuell zu gestalten.
Heute nutzt MINDCOP Pengueen als zentrales CRM-System, um neue Kundendaten aufzubauen, Kontakte zu verwalten und seinen externen Vertriebspartner einzubinden.
Dieser bekommt über individuelle Rechteslots sicheren Zugriff auf relevante Bereiche, was die Zusammenarbeit vereinfacht und gleichzeitig Transparenz für alle sicherstellt.
„Je mehr wir wachsen, desto wichtiger wird Struktur. Pengueen ermöglicht uns, genau das zu schaffen – ohne unsere persönliche Handschrift zu verlieren“
Marco Winzer, Geschäftsführer MINDCOP
Das Vorhaben auf einen Blick
MINDCOP Marco Winzer baut sich in Pengueen ein passendes CRM-System.
So setzt Marco sein Vorhaben mit Pengueen um:
– Speichern von Kundendaten und Leads
– Filtern, Selektieren und Bearbeiten von Datensätzen, z.B. für Angebotserstellung, Follow-Up oder erneute Kontaktaufnahme
– Bewusst einfache Struktur für eine simple Nutzung. Stichwort: relevante Infos statt Daten-Wüste
Diese Pengueen Features sind für MINDCOP besonders wichtig:
– Individuelle Anpassung des CRM-Systems mit wenigen Klicks in der Pengueen Werbank
– Einfache Rechtestruktur mit unterschiedlichen Rechten für Marco Winzer und das externe Vertriebsunternehmen
– Perspektivische Nutzung weiterer digitaler Tools, wie Dateiablage, Intranet…
Betrachtete Alternativen
Zoho, Hubspot, Notion. Die Entscheidung für Pengueen fiel, weil hier das CRM-System mit wenigen Klicks komplett indiduell angepasst werden kann.
So ist MINDCOP mit Pengueen durchgestartet
1. Alternativen prüfen
Bevor die Entscheidung für Pengueen fiel, testete Marco gemeinsam mit seinem Vertriebspartner verschiedene CRM-Systeme – darunter Zoho, HubSpot und Notion.
Ziel war es, ein System zu finden, das einfach ist und individuell angepasst werden kann.
Die Entscheidung fiel auf Pengueen, weil es mit seinen fertigen digitalen Tools und der leichten Anpassbarkeit beide Kriterien erfüllte.
2. Bedarf festlegen und Struktur planen
Anschließend wurde definiert, welche Abläufe das CRM abbilden soll. Im Fokus stehen zunächst Leadaufbau und Kundenverwaltung.
3. System aufsetzen und pilotieren
In Pengueen entstand daraufhin ein maßgeschneidertes CRM-Tool für das Vertriebsmanagement:
Alle Leads und Kommunikationsschritte werden zentral erfasst. Der externe Vertrieb erhält definierte Rechteslots, um sicher und transparent mitarbeiten zu können.
4. Kontinuierliche Entwicklung:
Der Start erfolgte mit dem CRM-Tool, perspektivisch sollen auch Dateiablage und ein Intranet folgen.
Neue Tools – etwa für Aufgabenverwaltung oder die Zusammenarbeit mit Klienten im Coaching-Bereich – können jederzeit ergänzt werden.
Fazit
Der gesamte Prozess – von der Evaluierung über die Einrichtung – wurde in kurzer Zeit umgesetzt und bildet nun das digitale Fundament für den neuen Vertrieb von MINDCOP.
Diese Pengueen Features nutzt MINDCOP in seinem CRM-System
CRM-Tool für Lead-Management
Alle Kontakte, Leads und Kundenaktivitäten werden zentral in einem Tool verwaltet. So behalten Marco Winzer und sein Vertriebsteam jederzeit den Überblick über laufende Gespräche und neue Chancen.
Rechtemanagement für externe Partner
Externe Vertriebsmitarbeitende arbeiten direkt in Pengueen mit – über definierte Rechte-Slots, die Transparenz schaffen und Datensicherheit gewährleisten.
Flexible Struktur mit Pengueen-Baukasten
Felder, Ansichten und Workflows lassen sich in Pengueen frei gestalten. So hat MINDCOP sich ein individuelles CRM-Tool gebaut und kann auch in Zukunft immer Änderungen machen.
DSGVO-konforme Datenverwaltung – made and hosted in Germany
Pengueen läuft auf europäischen Servern, erfüllt DSGVO-Standards und erlaubt rollenbasierte Zugriffskontrolle.
Pengueen ist dem sicheren Umgang mit den Daten seiner Nutzer:innen verpflichtet.
In unserer Leitlinie für Informationssicherheit definieren wir unsere Standards.
Gemeinsamer Zugriff – in Echtzeit
Alle Beteiligten – intern und extern – arbeiten gleichzeitig im System. Änderungen an Datensätzen oder Notizen sind sofort für alle sichtbar.
Anpassbare Ansichten und Filter
Jeder Nutzer kann sich die CRM-Daten individuell filtern und anzeigen lassen. Zum Beispiel als Liste oder KANBAN-Board.
Kommunikation und Dokumentation direkt im CRM
Notizen, Aufgaben und Kommentare können direkt an jedem Datensatz im CRM-Tool hinterlegt werden.
Skalierbarkeit
In Pengueen können jederzeit weitere Module / Tools oder neue Mitarbeitende einfach ergänzt werden .
So haben wir MINDCOP beim Aufbau ihres CRM-Systems begleitet und beraten
Einfache Gestaltung
Die Plattform sollte bewusst schlank bleiben. Viele Nutzer:innen reagieren inzwischen allergisch auf „noch eine Software, noch ein Tool“. Indem wir uns auf das Wesentliche konzentrieren, schaffen wir eine Plattform, die schnell verständlich ist und gerne genutzt wird.
Nur so digital wie nötig
Nicht jeder analoge Prozess gehört automatisch ins Digitale.
Gemeinsam mit MINDCOP haben wir geprüft, welche Abläufe durch Pengueen echten Mehrwert bringen – etwa die strukturierte Leadpflege und die gemeinsame Arbeit mit externen Vertriebspartnern.
So entsteht ein Werkzeug, das die tägliche Arbeit erleichtert und Zeit spart.
Klare Verantwortlichkeiten
MINDCOP hat für den Aufbau des CRM-Systems die Rolle des Prozessverantwortlichen übernommen. Für den erfolgreichen Aufbau ist so eine klare Verantwortlichkeit wichtig, damit Entscheidungen schnell getroffen werden können. Wir unterstützen mit Beratung, Struktur und Umsetzung – die Steuerung bleibt beim Kunden.
Wer möchte, kann uns übrigens auch als Product Owner oder für die Einführung im Team beauftragen.
Schrittweises Wachstum
MINDCOP startete mit dem CRM-System und der Dateiablage. Weitere Tools und Funktionen können später ergänzt werden. So kann die Plattform gemeinsam mit dem Unternehmen wachsen und die Tools werden wirklich genutzt.
Deine Digitalisierungsberater bei Pengueen
Sascha Landowski, Gründer & Geschäftsführer
sascha.landowski@pengueen.de
0151 72 61 14 07
Mira Hertle, Digitalisierungsberaterin
mira.hertle@pengueen.de
0176 47 39 66 97
Du fragst dich, ob Pengueen die richtige Plattform für dein CRM-System sein könnte?
Vielleicht kennst du das: CRM-Systeme sind oft wie Fremdkörper im Alltag. Zu viele Felder, zu viele Klicks, zu wenig Flexibilität.
Am Anfang ist man noch motiviert – doch schnell landen Kontakte wieder in Excel-Listen oder im Email-Postfach.
Und dann?
Lizenzen laufen weiter, die Daten liegen auf US-Servern, Anpassungen kosten extra.
Was eigentlich helfen sollte, wird zur Hürde
👉 Genau hier setzt Pengueen an.
Mit uns kannst du dein CRM-System selbst aufbauen – so, wie es dein Unternehmen wirklich braucht. Du entscheidest, welche Felder, Ansichten und Abläufe sinnvoll sind. Und das Beste: wir sind Made & Hosted in Germany. Deine Daten bleiben hier – sicher und DSGVO-konform.
Du willst wissen, wie das für dich aussehen könnte? Dann lass uns sprechen 😃
Und keine Sorge: Du musst das nicht allein machen.
Mit unserer Digitalisierungsberatung begleiten wir dich auf Wunsch im ganzen Prozess.
Diese Tools nutzt MINDCOP in Pengueen
1. Smartes CRM
Das CRM-Tool bündelt alle Kunden- und Vertriebsinformationen an einem Ort.
Unternehmen, Ansprechpartner und Vertriebsstatus – etwa Neu / zu kontaktieren, Angebot erstellt oder Bestandskunde – können übersichtlich gepflegt und aktualisiert werden.
Man kann zwischen einer Listen- und Kanban-Ansicht wechseln.
Die Listenansicht eignet sich, um schnell mehrere Datensätze zu vergleichen, gezielt zu suchen oder bestimmte Filter zu nutzen.
Die Kanban-Ansicht bietet dagegen einen visuellen Überblick über alle Kunden im Vertriebsprozess.
So sieht das Team auf einen Blick, welche Kontakte aktiv bearbeitet werden, wo Angebote offen sind und welche Kund:innen kurz vor dem Abschluss stehen.
Über Filter- und Sortierfunktionen findet man schnell die Leads oder Kunden, die für die aktuelle Phase im Vertrieb relevant sind.
Die komplette Lead-Liste kann als csv heruntergeladen und dann weiter bearbeitet werden, z.B. für komplexere Auswertungen in Excel.
„Für uns war wichtig, dass das System im Alltag funktioniert – ohne lange Einarbeitung.
In Pengueen sehen wir sofort, wo welcher Kunde steht, wer zuletzt Kontakt hatte und welche Schritte als Nächstes anstehen.“Marco Winzer, Geschäftsführer MINDCOP
2. Dateiablage
Im Tool Dateiablage können wichtige Unterlagen gespeichert werden.
Wie zum Beispiel Angebote / Dossiers zu den Coachings und Trainings oder Gesprächsleitfäden zur Kundengewinnung.
So muss das Vertriebsteam nicht auf eine separate Dateiablage, wie z.B. Google Drive zugreifen und die Daten sind DSGVO-konform gespeichert.
Der Zugriff ist jederzeit von überall aus möglich.
3. Kunden-Ideen
Im Tool Kunden-Ideen können Vorschläge für Firmen eingetragen werden, die man als Kunden gewinnen könnte.
Erfasst werden Firma, Ansprechpartner und eine kurze Bemerkung.
Dank der schlanken Oberfläche lassen sich neue Ideen auch unterwegs – zum Beispiel auf Messen – schnell und unkompliziert eintragen.
So gehen potenzielle Leads nicht mehr verloren und können angesprochen werden.
FAQs für Verantwortliche, die ein CRM-System suchen
Was unterscheidet Pengueen von anderen CRM-Systemen wie HubSpot oder Zoho?
Bei Pengueen bekommst du kein fertiges Produkt „von der Stange“. Stattdessen bieten wir dir fertige Vorlagen für viele Anwendungsfälle –wie zum Beispiel ein CRM-Tool, Dateiablage, smarte Protokolle.
Du Tools kannst du direkt nutzen, individuell anpassen oder dir eigene Tools bauen.
So entsteht ein System, das wirklich zu deinen Abläufen passt – nicht umgekehrt.
Kann ich externe Partner oder Vertriebsteams einbinden?
Ja. Über das Rechtemanagement kannst du externe Partner, Vertriebsteams oder Freelancer gezielt freischalten – mit individuellen Zugriffen.
So arbeitet ihr gemeinsam im selben System, ohne Datenrisiken oder Kontrollverlust.
Wie läuft die Einführung ab?
Wir starten mit einem Gespräch über deine Prozesse und Wünsche.
Dann richten wir gemeinsam die ersten Tools ein, testen sie mit dir und passen sie an.
Wenn du möchtest, übernehmen wir auch die Einführung und Schulung deines Teams.
Was kostet Pengueen?
Schau dir dazu unsere Preise-Seite an.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Pengueen ist Made & Hosted in Germany.
Alle Daten liegen auf deutschen Servern und werden DSGVO-konform verarbeitet.
Du behältst jederzeit die volle Kontrolle darüber, wer Zugriff hat.
Muss ich Pengueen installieren oder technische Voraussetzungen erfüllen?
Nein – Pengueen ist vollständig cloudbasiert.
Du brauchst keine Software zu installieren und keine eigene IT-Infrastruktur.
Alles läuft über den Browser, egal ob am Laptop, Tablet oder Smartphone.
So kannst du und dein Team von überall auf euer System zugreifen – im Büro, unterwegs oder im Homeoffice.
Wir kümmern uns außerdem um Updates und tägliche Backups.
Mögliche Ausbaustufen des CRM-Systems bei MINDCOP
Die Basis steht, jetzt kann gelernt und erweitert werden
Mit Pengueen hat MINDCOP eine solide Basis geschaffen, um den Vertrieb strukturiert und schlagkräftig zu organisieren.
Neue Tools lassen sich jederzeit ergänzen, ohne langwierige IT-Projekte.
Auch die Kunden von MINDCOP könnten in Zukunft problemlos auf der Plattform eingebunden werden.
So könnten zum Beispiel Schulungsunterlagen geteilt oder digitale Coaching-Begleitung mit Terminvorbereitung und Klienten-Tagebuch angeboten werden.
Unsere Sicht als Berater bei Pengueen
Wir haben gesehen, wie klar MINDCOP die eigenen Prozesse im Blick hat und wie konsequent sie diese mit Pengueen umgesetzt haben.
Wichtig ist jetzt, das System im Alltag zu beobachten, ggf. anzupassen und dort weiterzuentwickeln, wo neue Chancen entstehen.
Was sind vergleichbare Einsatzfelder?
MINDCOP zeigt, wie mit Pengueen schnell ein einfaches und wirkungsvolles CRM-System entstehen kann.
Ähnliche Modelle funktionieren auch in vielen anderen Bereichen:
- Dienstleister und Beratungsunternehmen
Ob Training, Coaching, Agentur oder Beratung – überall, wo Kundenbeziehungen gepflegt und Leads aufgebaut werden sollen, bietet Pengueen die passende digitale Plattform. - Bildungsanbieter
Verbände, Akademien oder Weiterbildungszentren können mit einem CRM ihre Teilnehmenden verwalten aber auch z.B. Dozent:innen, Kurse, Feedbacks und Verlaufsdaten pflegen.
3. Unternehmen mit externen Vertriebsteams
Für Betriebe, die mit Partnern oder externem Vertrieb arbeiten, bietet Pengueen die Möglichkeit, Zugriffsrechte gezielt zu steuern und Prozesse zentral zu koordinieren.
4. Verbände, Vereine und Non-Profits
Ob Mitgliederverwaltung, Spendenmanagement oder Veranstaltungsplanung – auch Non-Profits profitieren von einer klaren Struktur für Kontakte, Kommunikation und Aufgaben. Ein CRM-System kann verstreute Excel-Listen ersetzen und sorgt für Struktur, auch wenn sich Teams häufig ändern.
Kurz gesagt: Überall, wo Informationen, Kundendaten und Aufgaben zentral, sicher und flexibel organisiert werden sollen, bietet Pengueen die passende Plattform – made & hosted in Germany.
>>> Das brauchst du auch? So kannst du starten <<<
Du suchst eine Plattform für dein Netzwerk oder deine Initiative? So geht dein Start mit Pengueen:
Option 1: Selbst einrichten
Du bist digital erfahren und willst die Plattform selbst gestalten? Hier entlang:
👉 Registriere dich jetzt und richte deine Plattform ein.
Option 2: Direkt loslegen
Keine Lust auf lange Einrichtung? Mit unserem CRM-Paket bekommst du eine fertig eingerichtete Plattform mit allen wichtigen Funktionen.
👉 Mit dem CRM-Paket starten (coming soon)
Deine Vorteile mit Pengueen
- Sofort startklar – kein Installieren, kein Warten
- Alle Tools enthalten – CRM, Dateiablage, Kunden-Ideen
- Datenschutz garantiert – Hosting in Deutschland, keine Werbung, kein Datenverkauf
- Flexibel erweiterbar – baue später weitere Tools dazu, wenn du sie brauchst
Fazit: ein CRM-System, dass sich anpasst – nicht umgekehrt
Das Beispiel von MINDCOP zeigt, dass eine digitale Lösung nicht groß sein muss, um gut zu funktionieren.
Viele Unternehmen greifen erstmal zu bekannter Branchensoftware und merken dann, wie starr und unflexibel sie im Alltag sind.
Ein schlankes System, das zum wirklichen Arbeitsalltag passt, bringt oft mehr als eine umfangreiche Software mit x Funktionen.
Mit Pengueen konnte MINDCOP in kürzester Zeit genau die digitalen Tools bauen, die es wirklich braucht.
