Digital vernetzte Vereine
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- 21. Mai 2025
So lief ein Pilotprojekt zur Vernetzung von 130 Vereinen einer Stadt
Das Wichtigste in Kürze
– In einer Stadt wurde ein Pilotprojekt zur Vernetzung der mehr als 130 städtischen Vereine mit Pengueen getestet.
– Pengueen ist eine DSGVO-konforme Plattform zur Kollaboration mit Hosting in Deutschland und somit eine Alternative zu Lösungen wie Slack, Teams, Whats App und Facebook Gruppen
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Vereinsleben digital stärken: Stadt startet Pilotprojekt mit Pengueen
In einer Stadt wurde ein Pilotprojekt zur Vernetzung der städtischen Vereine umgesetzt.
Ziel war es, eine zentrale Plattform zu schaffen, über die sich die rund 130 Vereine besser vernetzen, austauschen und informieren können.
In Kooperation mit Pengueen ist ein Pilotprojekt entstanden, das den Austausch zwischen Verwaltung und Ehrenamt erleichtern und die Sichtbarkeit lokaler Angebote erhöhen soll.
Also digital vernetzte Vereine = starkes Vereinsleben.
Ausgangslage: Ehrenamt stärken trotz Förderlücke
Die Stadt war bislang Teil des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ und nutzte Pengueen zur Projektverwaltung.
Mit dem Wegfall der Förderung ab 2025 entfiel auch die bisherige Unterstützung durch die Partnerschaft für Demokratie. Dennoch möchte die Stadt das Engagement ihrer Vereine weiterhin aktiv fördern.
Ausgangspunkt war eine Umfrage, die auf Initiative des Bürgermeisters unter den Vereinen durchgeführt wurde.
Das zentrale Ergebnis: Die Vereine wünschen sich mehr Austausch und bessere Vernetzung.
Die Idee daraus: eine geschützte, digitale Plattform für alle Vereine.
Darüber sollen die Vereine Informationen zu Förderprogrammen, Veranstaltungen und Wettbewerben erhalten und sich untereinander sowie mit der Stadtverwaltung vernetzen können.
Mit Pengueen wurde das Pilotprojekt gestartet.
Das Pilot-Vorhaben auf einen Blick
Stadt und Vereine haben gemeinsam eine digitale Plattform zur Unterstützung und Vernetzung der rund 130 Vereine entwickelt.
Ziel war es, den Austausch untereinander zu fördern, Informationen leichter zugänglich zu machen und die Kommunikation mit dem Rathaus zu vereinfachen.
Gemeinsam mit Pengueen ist eine zentrale Anlaufstelle für Vereinsleben, Organisation und Zusammenarbeit entstanden. Stichwort: digital vernetzte Vereine.
Die langfristige Vision: eine moderne, nutzerfreundliche Lösung, die allen Vereinen zur Verfügung steht – inklusive Vorlagen, Kontakten und digitalen Tools.
So wurden die genannten Ziele mit Pengueen umgesetzt:
– Flexible Struktur, die sich je nach Bedarf der Vereine weiterentwickeln lässt
– Einrichtung eines geschützten Bereichs für das Pilotprojekt mit individuellen Zugängen für Vereine
– Bereitstellung eines Austauschforums zur Vernetzung und zum Erfahrungsaustausch
– Aufbau eines Dateiarchivs mit wichtigen Dokumenten, Vorlagen und Informationen
– Übersicht über Ansprechpersonen in der Verwaltung sowie externe Dienstleister für Vereinsfeste & Co.
Diese Pengueen-Features sind für das Projekt besonders wichtig
– Geschützter Bereich nur für registrierte Vereine mit individuellen Zugängen
– Austauschforum zur einfachen, strukturierten Kommunikation zwischen Verwaltung und Vereinen
– Zentrale Dateiablage mit wichtigen Vorlagen, Ansprechpartnern und Veranstaltungstipps
– Übersichtliche Darstellung aller beteiligten Vereine und Kontakte
– Flexible Rechtevergabe für Verwaltung, Vereine und externe Dienstleister
– Möglichkeit zur Weiterentwicklung der Plattform je nach Bedarf der Stadt und Vereine
Betrachtete Alternativen
Vor dem Start mit Pengueen wurde mit klassischen Mitteln gearbeitet: Excel-Listen, E-Mail-Verteiler, Cloud-Ordner und Messenger-Gruppen. Doch diese Lösungen waren weder datenschutzkonform noch übersichtlich. Wichtige Informationen gingen verloren, Zuständigkeiten waren unklar und der Austausch blieb ineffizient. Die Entscheidung für Pengueen fiel daher bewusst zugunsten einer strukturierten, sicheren und langfristig tragfähigen Lösung.
Herausforderungen in der Vereinsarbeit – und wie Pengueen sie löst
Deutschlands Vereinslandschaft ist bunt, engagiert – und oft stark ausgelastet. So war auch die Ausgangslage im Pilotprojekt.
Viele der rund 130 Vereine arbeiten ehrenamtlich und stehen dabei vor ähnlichen Hürden: fehlende Zeit, unklare Zuständigkeiten, doppelte Kommunikation und umständliche Abstimmungswege mit der Stadtverwaltung.
Oft landeten Informationen auf verschiedenen Kanälen – von E-Mail über Excel bis WhatsApp – was zu Medienbrüchen und unnötigem Mehraufwand führte.
„Vor Pengueen war es oft ein ziemliches Durcheinander – E-Mails, Excel-Listen, Telefonate, alles auf verschiedenen Wegen. Da den Überblick zu behalten, war schwer, gerade wenn es schnell gehen musste“, erinnert sich die zuständige Ansprechpartnerin der Stadt.
Mit Pengueen wollte die Stadt genau hier ansetzen.
Die Plattform bringt Übersicht und Struktur in die Prozesse, erleichtert die Kommunikation und hilft dabei, Informationen, Anträge und Dokumente digital und datenschutzkonform zu bündeln.
So bleibt mehr Zeit für das, worauf es wirklich ankommt: das Vereinsleben selbst.
Vor der Entscheidung für Pengueen haben sich Stadt und Vereine mit verschiedenen digitalen Lösungen auseinandergesetzt.
Darunter waren etablierte Plattformen wie z.B. Stadt.Land.Digital, integreat App, Crossiety, digitale Beteiligungsplattformen wie Consul oder adhocracy+ sowie Anbieter von Cloud-Services, Messenger-Tools und Vereins-Apps.
Doch viele dieser Lösungen waren entweder zu standardisiert, nicht flexibel anpassbar oder nur auf bestimmte Bereiche wie Bürgerbeteiligung oder Eventplanung ausgelegt.
„Viele große Plattformen bieten fertige Lösungen – aber genau das war das Problem. Wir wollten keine Standard-App, sondern eine flexible Lösung, die zu unseren Strukturen und den Bedürfnissen unserer Vereinswelt passt“, so die Verantwortlichen.
Auch klassische Tools wie Excel-Listen, E-Mail-Kommunikation oder Messenger-Gruppen wurden zuvor genutzt – mit den bekannten Nachteilen: Medienbrüche, fehlende Übersicht und mangelnde Datensicherheit.
Mit Pengueen hat die Stadt für ihr Pilotprojekt eine Plattform gefunden, die modular, anpassbar und gleichzeitig einfach in der Nutzung ist – ideal für eine Stadt mit über 130 aktiven Vereinen und einem hohen Anspruch an Datenschutz und digitale Kommunikation.
„Unser Ziel war es, die engagierte Vereinsarbeit zu entlasten – und das geht nur mit klaren Strukturen und einer Plattform, die einfach funktioniert. Genau das bietet uns Pengueen“
Verantwortliche für das Pilotprojekt bei der Stadt
Konzeption der Vereinsplattform in Pengueen
Stadt und die Vertreter der Vereine standen vor einer großen Herausforderung:
Wie lässt sich die Kommunikation mit rund 130 Vereinen verbessern – ohne unübersichtliche E-Mail-Verteiler, parallele Messenger-Gruppen oder manuelle Excel-Listen?
Ziel war es, den Austausch zwischen Stadtverwaltung und Vereinen zu strukturieren, Informationen zentral bereitzustellen und Projekte transparenter zu koordinieren.
Gemeinsam mit Pengueen wurde eine Umgebung entwickelt, die sich an den realen Bedarfen der Vereinslandschaft orientiert – und sich jederzeit erweitern lässt.
In der Pilotphase wurden folgende Tools und Funktionen eingerichtet:
Zentrale Anlaufstelle für alle Vereine
mit Infos, Downloads und Ansprechpartnern
Newsbereich für aktuelle Mitteilungen
wie Fördermöglichkeiten, Termine oder Angebote aus der Region
Anbieter-Datenbank
mit Kontakten für Vereinsfeste, Veranstaltungen und Technikverleih
Digitaler Veranstaltungskalender
zur besseren Planung und Vernetzung unter den Vereinen
Strukturierte Kommunikationskanäle
mit DSGVO-konformem Nachrichtencenter – auf Wunsch in thematischen Gruppen
Einfache Nutzerverwaltung
mit individuellen Rollen und Rechten für Vereine und Verwaltung
Aktuelles Beispiel
Der Gartenverein organisiert ein Kinder-Sommerfest, und bisher musste die vom Verein zuständige Person persönlich zu den Kitas fahren, um Kinder einzuladen.
Künftig reicht eine Nachricht über Pengueen an die Vertreter:innen – einfacher und schneller vernetzt.
Mit Pengueen nachhaltig netzwerken und vernetzen
Im Video unten gibt Pengueen Gründer Sascha Landowski Impulse, wie man mit Pengueen eigene Netzwerke bauen kann.
Netzwerke meint hier nicht nur klassische Unternehmensnetzwerke, sondern z.B. auch vernetzte Vereine oder auch Unternehmensbereiche.
Diese Pengueen Features für digital vernetzte Vereine und zur Unterstützung der Vereinsarbeit wurden im Pilotprojekt eingesetzt
Zentrale Startseite für alle Vereine
Hier finden Vereine wichtige Infos, Ansprechpartner und nützliche Links auf einen Blick.
Newsbereich für aktuelle Mitteilungen
Förderinfos, Veranstaltungen oder regionale Angebote werden hier gebündelt und aktuell bereitgestellt.
DSGVO-konformes Nachrichtencenter
Jede Gruppe erhält eigene Chatbereiche, z. B. für Vereine oder spezielle Themen wie Technikverleih.
Pengueen ist dem sicheren Umgang mit den Daten seiner Nutzer:innen verpflichtet.
In unserer Leitlinie für Informationssicherheit definieren wir unsere Standards.
Nutzerverwaltung mit individuellen Rechten
Unterschiedliche Rollen sorgen für passende Zugriffsrechte, etwa für Vorstand oder ehrenamtlich Aktive.
Baukasten für das schnelle Zusammenklicken maßgeschneiderter Tools
Wenn das Netzwerk wächst und Bedarf für neue Tools zur Zusammenarbeit entsteht, können User:innen mit dem Baukasten von Pengueen selbst passende Tools zusammen klicken.
Anbieter-Datenbank (Aufbauphase)
Lokale Dienstleister wie Bühnenbauer oder Caterer können von Vereinen vorgeschlagen und gelistet werden.
Veranstaltungskalender (Pilotphase)
Zur besseren Terminabstimmung und Sichtbarkeit aller Vereinsaktivitäten im Stadtgebiet.
Online-Anträge für Vereinsförderung (geplant)
Mit digitalem Freigabeprozess, Kommentaren und lückenloser Nachverfolgung.
Interne Arbeitsbereiche für einzelne Vereine
Für Dateiablage, Aufgabenplanung und das Archivieren von Protokollen.
Mitglieder- oder Kontaktdatenverwaltung
Datenschutzgerecht und optional für jeden Verein aktivierbar.
Abstimmungstools
Ermöglichen einfache Abstimmungen zu Terminen, Themen oder Budgetfragen.
Barrierearme Ansicht und Mehrsprachigkeit
Damit alle Engagierten gleichberechtigt teilnehmen können.
Ablauf des Digitalisierungs-Projekts für die Vereine
Agiler Start mit echtem Praxistest statt lange Konzepte
Statt lange Konzepte zu schreiben, wurde direkt mit ausgewählten Vereinen gestartet.
Zum Start fand ein Kick-off-Workshop mit fünf Vereinen und Sascha Landowski von Pengueen statt.
Gemeinsam wurden erste Anforderungen gesammelt und Ideen für die Plattform entwickelt.
Basierend auf diesem Ergebnis haben wir in Pengueen die Vernetzungs-Plattform eingerichtet.
Erste Tools sind auch angelegt: ein Nachrichtencenter, ein Veranstaltungskalender und eine Anbieter-Datenbank im Aufbau.
Abhängig vom Ergebnis der Pilotphase war angedacht, die Plattform allen rund 130 städtischen Vereinen bereitzustellen und zusätzliche Funktionen wie Online-Anträge oder interne Arbeitsbereiche zu ergänzen.
Pengueen bietet eine einfache Struktur und direkt nutzbare Tools – so lässt sich ein Digitalisierungsprojekt schnell umsetzen.
Unsere Erfahrung zeigt: Am besten einfach loslegen, auch wenn noch nicht alles perfekt ist. Durch das Feedback der Nutzer:innen und eigene Erfahrungen kann die Plattform Schritt für Schritt weiterentwickelt werden.
So haben wir von Pengueen Stadt und Vereine im Pilot-Projekt beraten & begleitet
Wir haben die Stadt beraten, wie der Aufbau der Plattform praxisnah, nutzerorientiert und nachhaltig gelingen kann – und dabei folgende Punkte empfohlen
Zielgruppen früh einbinden
Die späteren Nutzerinnen und Nutzer – hier: die Vereine – sollten von Beginn an aktiv in die Konzeption eingebunden werden. Das schafft Akzeptanz und sorgt für praxisnahe Lösungen.
Klein starten, schnell lernen
Wir raten dazu, mit einem überschaubaren Pilotprojekt zu beginnen. So können früh Erfahrungen gesammelt und das System gezielt weiterentwickelt werden.
Schrittweiser Aufbau
Statt eines umfassenden Rollouts haben wir zu einem kleinen Start mit schnellem Lernprozess geraten.
Mehrwert schaffen, der überzeugt
Wir haben gezielt nach einem Ansatzpunkt gesucht, an dem die Plattform den Vereinen so deutlich weiterhilft, dass sie „noch eine Plattform“ in Kauf nehmen. Dabei achten wir immer auf die Digitalisierungsbilanz: Der Nutzen muss unter dem Strich überwiegen – Prozesse sollen einfacher und effizienter werden, nicht zusätzliche Arbeit verursachen.
Verlässliche Projektstruktur
Wir haben Bi-Weeklys durchgeführt, um alle Beteiligten kontinuierlich mitzunehmen, den Projektfortschritt transparent zu gestalten und schnell voranzukommen. Durch die kurzen Abstimmungszyklen lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und gezielt lösen – bevor sie größer werden.
Digitalisierung mit Augenmaß
Nicht jeder analoge Prozess muss digitalisiert werden. Wir achten gemeinsam mit unseren Kunden auf eine Digitalisierungsbilanz – Prozesse sollen sinnvoll und entlastend sein, nicht bloß digital.
1. Einrichtung der Plattform
Im ersten Schritt wird ein in sich geschlossener Bereich in Pengueen eingerichtet. Das wird die Plattform für die Vereine werden.
In diesem Schritt kann auch ein Logo hochgeladen werden, um die Plattform individueller zu gestalten.
2. Festlegen der Rechte und Rollen = Struktur der Community
Rechte und Rollen wirken oft komplizierter, als sie sein müssen.
Es gibt drei Rollen mit verschiedenen Rechten:
- Admin: hat alle Rechte – kann Tools anlegen, Nutzer:innen einladen und die Unternehmung verwalten
- Mitarbeiter: darf Tools nutzen und weitere Mitglieder einladen, hat aber weniger Rechte als Admins
- Mitglied: kann Tools nutzen, sieht aber keine anderen Personen und kann auch niemanden einladen
Im Pilotprojekt für die vernetzten Vereine wurde folgende Struktur genutzt:
- Admin: Ansprechpartner:in der Stadt
- Mitarbeiter -> diese Rolle wurde umbenannt in „Vertreter:innen“, dort sind alle aktiven Vertreter:innen der Vereine angelegt
- Mitglieder -> diese Rolle wurde umbenannt in „Unterstützer:innen“, hier kommen alle weiteren Personen rein, die die Plattform nutzen, z.B. weniger aktive Mitglieder der Vereine
3. Auswahl bzw. Einrichtung der passenden Tools
Die Unternehmung ist startklar – Rollen und Rechte sind verteilt.
Jetzt geht es darum, die passenden Tools auszuwählen.
Dafür stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
- Vorbereitete Einzel-Tools verwenden: Über 20 Tools – darunter z. B. Protokollvorlagen oder ein KANBAN-Board – sind sofort einsatzbereit und werden direkt bei der Registrierung vorgeschlagen.
- Komplettlösungen nutzen: Für viele Einsatzbereiche gibt es vorkonfigurierte Produkte, die aus mehreren abgestimmten Tools bestehen – auch für Vereine gibt es ein solches Produkt.
- Individuelle Tools selbst zusammenstellen: Natürlich kannst du deine Tools auch ganz frei nach Bedarf anlegen – gern mit Unterstützung vom Pengueen Team.
Welche Tools die Stadt genutzt hat, erfährst du im nächsten Abschnitt.
4. Einladen der Nutzer:innen
Im letzten Schritt werden die Vereine auf die Plattform eingeladen.
Die Vertreter:innen der Vereine können entweder direkt per E-Mail eingeladen werden oder sich über einen Registrierungslink anmelden.
Sobald die Einladung angenommen wurde, kann der eigene Account mit Namen und Profilbild ergänzt werden.
Nach der Registrierung haben die Vereine sofort Zugriff auf die bereitgestellten Tools wie Kalender, Nachrichtencenter oder Anbieter-Datenbank.
Per Chat können sie sich untereinander oder mit der Stadt austauschen.
So funktioniert die Digitalisierungsberatung von Pengueen
Du arbeitest in der Verwaltung einer Stadt oder Kommune und möchtest die Zusammenarbeit mit Vereinen oder bürgerschaftliches Engagement digital besser unterstützen? Oder du planst ein anderes Digitalisierungsprojekt und bist unsicher, wie du am besten startest?
Mit Pengueen kannst du unkompliziert selbst digitale Werkzeuge für deine Kommune erstellen und anpassen.
Unsere Erfahrung zeigt jedoch: Der Austausch mit einem erfahrenen Sparringspartner macht den Prozess schneller und effektiver – so erreichst du deine Ziele leichter.
Nutze deshalb gern die Digitalisierungsberatung von Pengueen und bringe deine Kommune digital nach vorne.
Hier kannst du uns kontaktieren.
Deine Digitalisierungsberater bei Pengueen
Sascha Landowski, Gründer & Geschäftsführer
sascha.landowski@pengueen.de
0151 72 61 14 07
Mira Hertle, Digitalisierungsberaterin
mira.hertle@pengueen.de
0176 47 39 66 97
Diese Tools hat die Stadt in der Pilotphase getestet
1. Unsere Vereine
Das Tool „Unsere Vereine“ ist für die Verantwortlichen in der Stadt gedacht.
Es bündelt automatisch von allen auf der Plattform registrierten Vereinen wichtige Informationen.
Dazu zählen der Name des Vereins, Vorsitzender/en, Telefonnummer und die Anzahl der Mitglieder nach Altersgruppen.
Das Geniale: die Stadt hat alle nötigen Infos mit einem Klick.
Und auch die Vereine müssen die Info nicht in extra Listen einpflegen, sondern nur ihr Profil in Pengueen aktuell halten.
So sparen alle Beteiligten Zeit und Aufwand.
„Mit Pengueen haben wir alle Infos sofort parat. Kein langes Warten mehr, so können wir viel schneller was bewegen.”
Ansprechpartnerin der Stadt
2. Ideensammlung
Das Tool Ideensammlung können alle Vereine auf der Plattform nutzen.
Darin werden Ideen gesammelt, wie Pengueen für die Vereine genutzt werden kann.
Alle Ideen werden mit einem Status versehen (NEU, Rückfragen, In Bearbeitung, abgeschlossen, Backlog).
So kann jeder den aktuellen Stand sehen.
3. Veranstaltungsplanung und zentrale Veranstaltungsübersicht
Ein zentrales Tool ist die Veranstaltungsplanung. Damit können die Vereine ihre eigenen Veranstaltungen einfach planen– zum Beispiel für Feste, Sitzungen oder Aktionen.
Der Clou dabei: Aus all diesen Einträgen entsteht automatisch ein gemeinsamer Veranstaltungskalender für alle Vereine.
So sieht man auf einen Blick, was wann wo los ist – und vermeidet Terminüberschneidungen.
Genau hier lag aber auch die Herausforderung: Solche Kalender scheitern oft daran, dass sie niemand pflegt.
Deshalb haben wir die Planung so einfach wie möglich gemacht – mit echtem Mehrwert, z. B. Erinnerungen oder interne Abstimmungen. So schaffen wir gute Voraussetzungen, dass die Vereine das Tool wirklich nutzen.
Die langfristige Vision: der Kalender soll in die Website der Stadt eingebunden werden = alle Termine ohne Mehraufwand für alle Bürger online.
4. Veranstaltungskalender
Im Tool „Veranstaltungskalender“ können die Vereine ihre geplanten Termine eintragen.
Das hilft, Überschneidungen zu vermeiden (niemand braucht drei Waffelpartys am selben Wochenende 😉).
Gleichzeitig bietet es die Chance für mehr Miteinander.
Warum nicht das Sommerfest gemeinsam planen und Kräfte bündeln? So profitieren alle.
5. Verleihkiste
Die Verleihkiste ist ein praktisches Tool, mit dem Vereine ihre Ausrüstung wie Biertischgarnituren, Waffeleisen oder anderes Equipment eintragen können.
So sehen alle, was verfügbar ist, und können sich unkompliziert gegenseitig Dinge ausleihen. Das spart Kosten, reduziert Lageraufwand und stärkt die Zusammenarbeit unter den Vereinen
6. Förderprogramme
Das Tool Förderprogramme bietet eine Übersicht über Förderprogramme und -angebote für Vereine.
So können die Vereine schnell sehen, welche Fördertöpfe es gibt und ob sie für eine Förderung in Frage kommen.
Das spart den Vereinen Zeit bei der Recherche und der Stadt Anfragen von den Vereinen zur Förderung.
Außerdem werden so Vereine auf Fördermittel aufmerksam, die diese Möglichkeit bisher nicht auf dem Schirm hatten oder nicht genug Manpower, um sich darum zu kümmern.
7. Dateien
Ein ganz simples Tool, in dem die Stadt wichtige Unterlagen und Dokumente hochladen kann.
Das spart Zeit, die man sonst einsetzen müsste, um die gewünschten Dateien an die Vereine zu schicken.
Das waren die Ergebnisse der Pilotphase
Schon während der Pilotphase hat sich gezeigt, dass die Akzeptanz bei den örtlichen Vereinen geringer war als erhofft – viele blieben lieber bei den vertrauten Abläufen.
Deshalb hat die Stadt entschieden, Pengueen nicht dauerhaft einzuführen und die bisherigen Dienste (Email etc.) und Prozesse beizubehalten.
Das Projekt hatte trotzdem einen klaren Mehrwert: Mit Pengueen konnten die Wünsche und Ideen von Stadt und Vereinen schnell und ohne große Kosten auf einer digitalen Plattform getestet werden.
Durch das Pilotprojekt wurde schnell Klarheit gewonnen, dass eine digitale Plattform zum jetzigen Zeitpunkt nicht das richtige Instrument für die Vereine ist.
Das wiederum bietet Chance, die bestehenden Prozesse und eingesetzten Dienste gezielt zu überprüfen und an den Stellen zu verbessern, wo es wirklich Sinn ergibt.
So bringt das Projekt wertvolle Impulse – auch wenn die eigentliche Lösung vorerst eine andere bleibt.
FAQs für Städte, Kommunen und Verantwortliche in Vereinen
Wie sicher sind unsere Daten bei Pengueen?
Sehr sicher. Unsere Server stehen in Deutschland und wir machen täglich Backups der gesamten Daten.
Wie unterstützt Pengueen die Vernetzung der Vereine?
Pengueen unterstützt die Vernetzung der Vereine, indem es eine zentrale Plattform bietet, auf der alle Vereine miteinander kommunizieren und Informationen austauschen können.
Über Tools wie Nachrichtencenter, Veranstaltungskalender und gemeinsame Datenbanken können Vereine unkompliziert Termine koordinieren, Ressourcen teilen und sich über aktuelle Themen austauschen – alles an einem Ort, einfach zugänglich und sicher. So wird Zusammenarbeit leichter und effektiver.
Welche Alternativen gibt es und was ist der Mehrwert von Pengueen?
Alternative Lösungen Viele Kommunen vernetzen ihre Vereine bisher über E-Mail-Verteiler, Cloud-Ordner oder Messenger-Gruppen wie WhatsApp – das führt oft zu Chaos und Informationsverlust.
- Datenschutz & Unabhängigkeit: Im Gegensatz zu US-Softwarelösungen oder Messenger-Diensten ist Pengueen DSGVO-konform und werbefrei. Alle Daten bleiben sicher und werden nicht an Dritte weitergegeben.
- Zentrale & transparente Verwaltung: Statt verstreuter Nachrichten und Dokumente läuft die gesamte Kommunikation, Terminplanung und Ressourcenverwaltung über eine zentrale Plattform.
- Einfache Organisation & Austausch: Informationen, Termine und Anfragen können digital eingereicht, geteilt und von allen Beteiligten übersichtlich eingesehen werden. So bleiben alle auf dem gleichen Stand.
- Flexibilität & Individualisierbarkeit: Pengueen passt sich den Bedürfnissen und Abläufen der jeweiligen Stadt oder Kommune und ihrer Vereine an – ohne teure Programmierung oder hohen Pflegeaufwand.
- Niedrige Einstiegshürde: Pengueen ist intuitiv und leicht verständlich, sodass Vereine und Verwaltung schnell und unkompliziert starten können.
Kurz gesagt: Pengueen bringt Vereine zusammen, schafft klare Strukturen und macht den Austausch für alle einfacher und sicherer.
Werden Nutzer-Daten verkauft oder für Werbung verwendet?
Nein, Pengueen verkauft keine Nutzerdaten und verwendet sie nicht für Werbung.
Der Schutz der Privatsphäre hat höchste Priorität. Alle Daten werden DSGVO-konform verarbeitet und ausschließlich für die Funktionen innerhalb der Plattform genutzt. Es gibt keine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken.
Wie sicher sind die Nutzer-Daten auf der Plattform?
Pengueen verpflichtet sich zu höchsten Standards bei Datenschutz und Informationssicherheit und stellt sicher, dass die Daten der Nutzer:innen geschützt sind. Mehr dazu findest du in unserer Leitlinie für Informationssicherheit.
Unterstützt mich Pengueen bei den ersten Schritten?
Ja, Pengueen unterstützt dich bei den ersten Schritten.
Dank der intuitiven Benutzeroberfläche kannst du die Plattform schnell selbst einrichten. Zusätzlich stehen ausführliche Anleitungen und Erklärvideos zur Verfügung.
Falls du weitere Hilfe benötigst, bietet Pengueen persönliche Unterstützung, z. B. durch Onboarding-Sessions oder individuelle Beratung.
Ist Pengueen DSGVO-konform?
Kurz gesagt: ja.
Pengueen ist DSGVO-konform und wir haben einen eigenen Datenschutzbeauftragten. Bei Fragen stellen wir gern einen Kontakt her.
Viele wichtige Fragen zum Datenschutz beantworten wir in unserer Leitlinie zur Informationssicherheit.
Pengueen ist übrigens auch Telemedien-Gesetz konform und unsere Server stehen in Deutschland.
Somit sind wir eine zuverlässige und DSGVO-konforme Alternative zu vielen amerikanischen Diensten, wie Trello, Slack und Notion.
Bietet ihr einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) an?
Ja. Wenn du Pengueen nutzt, kannst du mit uns einen AV-Vertrag schließen. Wir haben dafür einen eigenen AV-Vertrag erstellt, den du unterzeichnen kannst.
Du / deine Stadt, Kommune, Verein hat einen eigenen AV-Vertrag, den wir unterzeichnen sollen? In dem Fall müssen wir den Vertrag rechtlich prüfen lassen und geben die Kosten dafür an euch weiter. Wenn die Prüfung positiv ausfällt, können wir den Vertrag unterzeichnen.
Ist das Dateivolumen für den Upload begrenzt?
Das hängt von deiner Lizenz ab. Du findest die Begrenzungen zum Dateivolumen auf unserer Preiseseite.
Welche Dateiformate kann ich hochladen?
Du kannst jedes Dateiformat in Pengueen hochladen.
Sind Lizenzen übertragbar?
Ja. Lizenzen sind übertragbar, z.B. wenn in Vereinen neue Vorsitzende gewählt werden.
Kann man die Funktionen von Pengueen auch in eine Webseite integrieren?
Ja, das ist möglich. Dafür bekommt dein Web-Admin einen Code zur Einbindung von uns. Die Nutzer:innen können sich dann direkt über deine Website bei Pengueen einloggen.
FAQs für Nutzende der Vereine in Pengueen
Allgemeine Nutzung
Wie melde ich mich an?
Du erhältst eine Einladung oder kannst dich über den bereitgestellten Link registrieren. Danach legst du dein Profil an und kannst sofort loslegen. Zum Login für registrierte Nutzer geht es hier.
Welche Funktionen stehen mir zur Verfügung?
Du hast Zugriff auf verschiedene Tools, mit denen du arbeiten bzw. dich informieren kannst. Zum Beispiel ein Tool zur Veranstaltungsplanung, eine Datenbank zu Fördermitteln, ein Veranstaltungskalender, wo du dich mit anderen Vereinen abstimmen kannst.
Über den Chat kannst du dich mit anderen Vereinen und der Stadt austauschen.
Im Tool Ideensammlung kannst du eigene Ideen für die Plattform einbringen. Es können auch immer mal neue Tools dazu kommen. Schau dich am besten einfach um 😊
Kann ich mein Profil anpassen und individuelle Informationen hinterlegen?
Ja, du kannst dein Profil mit einem Foto und deinem Namen anpassen.
Datenschutz und Sicherheit
Wer kann meine Daten und mein Profil sehen?
Nur Vertreter der anderen Vereine und Mitarbeiter der Stadt können dich sehen.
Wie sicher sind meine Daten?
Pengueen speichert alle Daten DSGVO-konform und gibt sie nicht an Dritte weiter. Deine Daten werden nur für die Zusammenarbeit mit den anderen Vereinen und der Stadt genutzt.
Technische Fragen und Support
Was mache ich, wenn ich mein Passwort vergessen habe?
Nutze die „Passwort vergessen“-Funktion auf der Login-Seite, um ein neues Passwort zu erstellen.
Kann ich Pengueen auch mobil nutzen?
Ja, die Plattform ist für mobile Endgeräte optimiert und kann über den Browser genutzt werden.
An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen oder Probleme habe?
Du kannst das Team von Pengueen hier kontaktieren.
Mögliche Ausbaustufen des Projekts „Digital vernetzte Vereine“
Es gibt noch jede Menge weiteres Potential
Die Plattform zur Vernetzung der Vereine lässt sich auf viele Arten erweitern. Denkbar wären zum Beispiel:
- Separater Bereich für jeden Verein und dessen Vereinsarbeit, z. B. zur Mitgliederverwaltung, Protokollführung, Abstimmungen oder Aufgabenverteilung.
- Digitale Antragsformulare für Fördermittel oder städtische Unterstützung – direkt ausfüllbar und mit automatischer Weiterleitung.
- Interne Arbeitsbereiche für einzelne Vereine oder Arbeitsgruppen mit eigenem Kalender, Dateien und Kommunikation.
- Einbindung externer Partner, z. B. regionale Anbieter für Veranstaltungen, Technikverleih oder Fortbildungen.
- Offene Bereiche für Bürger:innen, z. B. zur Veranstaltungssuche oder Kontaktaufnahme mit den Vereinen.
Welche dieser Ideen umgesetzt werden, hängt ganz vom Bedarf vor Ort ab – und vom Feedback derjenigen, die die Plattform täglich nutzen.
Pengueen wächst mit den Anforderungen – Schritt für Schritt.
So sehen wir als Pengueen Kundenberater das Projekt
Wir freuen uns, dass die Stadt auf die Wünsche der Vereine reagiert und das Pilotprojekt mit Pengueen umgesetzt hat.
Und ebenfalls, dass sie die klare Entscheidung getroffen hat, Pengueen (erstmal) nicht einzusetzen.
Denn bei digitalen Plattformen ist die Akzeptanz durch die Nutzer die Voraussetzung für einen erfolgreichen Einsatz.
Hier findest du Kundenbeispiele, wo Pengueen erfolgreich als Plattform zur Vernetzung genutzt wird:
Was sind ähnliche Einsatzfelder?
Das Projekt „Digital vernetzte Vereine“ zeigt , wie Pengueen Städte und Kommunen dabei unterstützen kann, Vernetzungsplattformen für Vereine aufzubauen – strukturiert, datenschutzkonform und ohne großen technischen Aufwand.
Diese Herangehensweise lässt sich flexibel auf andere kommunale Vorhaben und Zielgruppen übertragen
1. Kommunale Vereinslandschaften und Ehrenamtsförderung
- Digitale Plattform zur Unterstützung, Information und Vernetzung von Vereinen
- Bereitstellung von Kalendern, Austauschgruppen, Dokumentenvorlagen und Antragsformularen
- Interne Bereiche für Arbeitsgruppen oder Veranstaltungsorganisation
2. Städte, Gemeinden & Landkreise
- Lokale Netzwerke (z. B. Familienzentren, Bildung, Integration) strukturieren und digital begleiten
- Gemeinsame Kommunikation mit Ehrenamtlichen und zivilgesellschaftlichen Initiativen
- Übersichtliche Verwaltung von Terminen, Angeboten, Partnern und Ressourcen
3. Förderprogramme und Partnerschaften
- Koordination von Anträgen, Projektdurchführung, Mittelabrufen und Nachweisen
- Zentrale Plattform für Projektbeteiligte, Verwaltung und externe Partner
- Individuell anpassbar an Vorgaben und Arbeitsabläufe
4. Bildung, Kultur und Nachhaltigkeit
- Netzwerke von Schulen, Kulturträgern oder Umweltgruppen organisieren
- Projektbereiche mit Kalender, Dateiablage, Aufgabenverteilung und Kommunikationskanälen
Pengueen bietet dafür eine einfache und skalierbare Infrastruktur – ideal für Kommunen, die Digitalisierung praxisnah und nutzerorientiert voranbringen möchten
>>> Du suchst nach einer Plattform, um Vereine zu vernetzen?
So kannst du starten <<<
Du suchst eine einfache Plattform, um Vereine zu vernetzen und die Vereinsarbeit zu erleichtern?
Dann bist du bei uns richtig. So kannst du loslegen.
Variante 1: Für alle, die selbst aktiv werden wollen
Du bist technikaffin und möchtest alles eigenständig einrichten?
Dann folge diesem Link und erstelle deine Unternehmung direkt in Pengueen (coming soon).
Variante 2: Für diejenigen, die schnell starten möchten
Du möchtest ohne Aufwand sofort loslegen? Dann ist das fertige Produkt „Vereine vernetzen“ ideal für dich.
Darauf kannst du dich freuen:
- Eine vorgefertigte Plattform mit allen wichtigen Tools
- Schnelle Registrierung und sofortiger Start in nur wenigen Minuten
Fazit: Vereine als Rückgrat der Zivilgesellschaft
Mit dem Pilotprojekt „Digital vernetzte Vereine“ hat die Stadt ausgelotet, wie sich digitale Werkzeuge im Vereinswesen einsetzen lassen.
Die Testphase hat gezeigt, dass die Vereine insgesamt lieber bei den vertrauten Abläufen bleiben.
Daher wird die Plattform nicht dauerhaft eingeführt.
Gerade darin liegt aber der Wert des Projekts: Die Testphase hat schnell Klarheit geschaffen, dass eine digitale Plattform momentan nicht der richtige Weg ist ohne große Kosten zu verursachen, wie es z.B. bei einer eigenen Programmierung der Fall gewesen wäre. .
Gleichzeitig eröffnet das Ergebnis die Möglichkeit, die bestehenden Prozesse und Dienste gezielt weiterzuentwickeln.
