Digitale Veranstaltungsabstimmung in der Medienstadt Babelsberg
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- 9. März 2026
Wenn gute Veranstaltungen am gleichen Tag stattfinden: die Lösung der Akteure in der Medienstadt Babelsberg für bessere Abstimmung
Das Wichtigste in Kürze
– Die Medienstadt Potsdam-Babelsberg hat eine sehr aktive Kreativ- und Medienszene mit vielen Veranstaltungen. Terminüberschneidungen waren für Veranstalter, aber auch Teilnehmer unglücklich.
– Um die Veranstaltungenstermine besser abzustimmen, testen die Akteure der Medienstadt gemeinsam mit der Wirtschaftsförderung der Landeshauptstadt Potsdam Pengueen.
– Pengueen ist eine DSGVO-konforme Plattform zur Kollaboration mit Hosting in Deutschland und somit eine Alternative zu Lösungen wie Slack, Teams, Whats App und Google Docs.
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Digitale Veranstaltungs-Abstimmung für die Medienstadt Babelsberg
In der Medienstadt Babelsberg gibt es viele medienschaffende Institutionen, die regelmäßig Veranstaltungen organisieren.
Parallel stattfindende Termine sind für alle Beteiligten ein Problem und führten zu Konkurrenzen, wo theoretisch Synergien denkbar wären.
Die Lösung: ein digitaler Veranstaltungskalender für alle Beteiligten.
Tilo Schneider, Geschäftsführer des Unternehmernetzwerk Medienstadt Babelsberg in Potsdam, nutzt Pengueen schon länger als Plattform für sein Netzwerk.
Als die Frage nach einer geeigneten Lösung für die Medienstadt Babelsberg aufkam, hat er Pengueen empfohlen.
Und nach einem ersten Austausch mit den Verantwortlichen wurde die Plattform eingeführt.
Wir nutzen Pengueen bereits im Unternehmernetzwerk Medienstadt Babelsberg.
Für die Akteure der Medienstadt Babelsberg brauchte es ebenfalls eine sichere, DSGVO-konforme und offene Plattform, die viele externe Beteiligte einbinden kann.
Genau dafür eignet sich Pengueen sehr gut.
Tilo Schneider, Geschäftsführer Medienstadt Babelsberg Entwicklungs GmbH
Das Vorhaben auf einen Blick
Die Akteure der Medienstadt Babelsberg haben gemeinsam mit der Wirtschaftsförderung der Landeshauptstadt Potsdam einen Weg gesucht, ihre Veranstaltungen besser untereinander abzustimmen.
Ziel ist es, Terminkollisionen zu vermeiden und bestenfalls Synergien untereinander zu schaffen.
In Pengueen entsteht dafür ein zentraler Veranstaltungskalender. Die Akeure der Medienstadt Babelsberg können dort ihre Veranstaltungen eintragen und miteinander koordinieren.
Durch Pengueens flexible Struktur können jederzeit weitere digitale Tools ergänzt werden. Wie z.B. eine Verleihliste mit Equipment für Veranstaltungen, ein Download Bereich mit allgemeingültigen Unterlagen etc.
Diese Features sind für das Projekt besonders wichtig
– Zentraler, digitaler Veranstaltungs-Kalender mit Zugriff für alle Beteiligten
– Einfache Termin-Eingabe und Austausch über etwaige Kollisionen
– Möglichkeit der Anbindung des Veranstaltungskalenders per Schnittstelle an die Websiten der beteiligten Akteure
– Möglichkeit zur Weiterentwicklung der Plattform je nach Bedarf
Betrachtete Alternativen
Vor dem Start mit Pengueen wurde mit klassischen Mitteln gearbeitet: Excel-Listen, E-Mail-Verteiler, Cloud-Ordner und Messenger-Gruppen. Doch diese Lösungen waren weder datenschutzkonform noch übersichtlich. Wichtige Informationen gingen verloren, Zuständigkeiten waren unklar und der Austausch blieb ineffizient. Die Entscheidung für Pengueen zu testen fiel daher bewusst zugunsten einer strukturierten, sicheren und langfristig tragfähigen Lösung.
„Die Empfehlung von Tilo Schneider war für uns ein wichtiger Impuls. Entscheidend war aber ein schneller und und unkomplizierter Start – ohne lange Abstimmungen oder technische Hürden.“
Florian Fuchs, Projektmanager Medien / IKT / Kreativwirtschaft, Wirtschaftsförderung Potsdam
So ist die Medienstadt Babelsberg mit Pengueen durchgestartet
Agiler Start mit echtem Praxistest statt lange Konzepte
Nach der Empfehlung von Pengueen durch Tilo Schneider ging es sehr schnell: in einem ersten Kick-Off Meeting wurden die Wünsche und Ideen mit uns besprochen.
Basierend auf diesem Ergebnis haben wir eine passende Umgebung in Pengueen eingerichtet.
Dann wurde das Projektteam der Wirtschaftsförderung Potsdam und ausgewählte Vertreter:innen der Institutionen eingeladen.
Gemeinsam wurde der Veranstaltungskalender und weitere Funktionen der Plattform, wie ein KANBAN-Board zur Projektsteuerung getestet.
Pengueen bietet eine einfache Struktur und direkt nutzbare Tools – so lässt sich ein Digitalisierungsprojekt schnell umsetzen.
Unsere Erfahrung zeigt: Am besten einfach loslegen, auch wenn noch nicht alles perfekt ist.
Durch das Feedback der Nutzer:innen und eigene Erfahrungen kann die Plattform Schritt für Schritt weiterentwickelt werden.
Blick in die Plattform: so arbeiten die Akteure der Medienstadt und die Wirtschaftsförderung mit Pengueen
1. Zentraler Veranstaltungskalender
- Termineinträge und Abstimmung
- Zugriff für alle Verantwortlichen der Institutionen
- Möglichkeit der Abstimmung untereinander zur Veranstaltungsoptimierung
Kalender-Ansicht
Listen-Ansicht
2. Schnelle Eingabe von neuen Veranstaltungen
- Simple Eingabe-Maske zum Eintragen neuer Veranstaltungen
- Direkte Kontaktaufnahme mit zuständigem Ansprechpartner möglich
3. Projektsteuerung für schnelle Erfolge
- KANBAN-Board zur Aufgabensteuerung im Projekt
- Smartes Protokoll mit Fokus auf Aufgaben statt Dokumentation
- Planung für langfristige Ziele
So unterstützt Pengueen die Koordination von Veranstaltungsterminen
Zentraler Bereich für alle Institutionen
Hier ist der Veranstaltungskalender gespeichert.
In Zukunft können jederzeit weitere Tools, wie z.B. Dateiablagen oder Equipment-Listen ergänzt werden.
DSGVO-konformes Nachrichten-Center
Im Nachrichten-Center können alle Nutzer:innen der Plattform geschützt miteinander chatten.
Pengueen ist dem sicheren Umgang mit den Daten seiner Nutzer:innen verpflichtet.
In unserer Leitlinie für Informationssicherheit definieren wir unsere Standards.
Nutzerverwaltung mit individuellen Rechten
Unterschiedliche Rollen sorgen für passende Zugriffsrechte, etwa für das Kern-Team oder die Verantwortlichen in den Institutionen
Baukasten für das schnelle Zusammenklicken maßgeschneiderter Tools
Wenn Bedarf für neue Tools zur Zusammenarbeit entsteht, können User:innen sich passende Tools zusammenklicken.
Barrierearme Ansicht und Mehrsprachigkeit
Damit alle Engagierten gleichberechtigt mitarbeitern können.
So haben wir von Pengueen die Akteure der Medienstadt und die Wirtschaftsförderung der Landeshauptstadt Potsdam beraten und begleitet:
Klein starten, schnell lernen
Unsere Empfehlung ist, schnell die digitale Plattform mit uns einzurichten und lieber „unperfekt“ zu starten. Im Livebetrieb zeigt sich am besten, wo noch nachjustiert werden muss und man verliert keine Zeit mit theoretischen Konzepten.
Zielgruppen früh einbinden
Die späteren Nutzerinnen und Nutzer – hier: die Akteure der Medienstadt Potsdam sollten von Beginn an aktiv in die Konzeption eingebunden werden. Das schafft Akzeptanz und sorgt für praxisnahe Lösungen.
Mehrwert schaffen, der überzeugt
Wir suchen immer gezielt einen Ansatzpunkt, an dem Pengueen so deutlich weiterhilft, dass die User:innen „noch eine Plattform“ in Kauf nehmen. In diesem Fall: jede Institutionen hat mit einer besseren Abstimmung der Termine die Chance auf gut besuchte Events.
Verlässliche Projektstruktur
Wir haben Bi-Weeklys durchgeführt, um alle Beteiligten kontinuierlich mitzunehmen, den Projektfortschritt transparent zu gestalten und schnell voranzukommen. Durch die kurzen Abstimmungszyklen lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und gezielt lösen – bevor sie größer werden.
Deine Digitalisierungsberater bei Pengueen
Sascha Landowski, Gründer & Geschäftsführer
sascha.landowski@pengueen.de
0151 72 61 14 07
Mira Hertle, Digitalisierungsberaterin
mira.hertle@pengueen.de
0176 47 39 66 97
So funktioniert die Digitalisierungsberatung von Pengueen
Du arbeitest in einer Stadt oder Kommune und möchtest die Veranstaltungsplanung oder Zusammenarbeit mit Vereinen und externen Institutionen besser unterstützen?
Oder du planst ein anderes Digitalisierungsprojekt und bist unsicher, wie du am besten startest?
Mit Pengueen kannst du unkompliziert selbst digitale Werkzeuge für deine Kommune erstellen und anpassen.
Unsere Erfahrung zeigt jedoch: Der Austausch mit einem erfahrenen Sparringspartner macht den Prozess schneller und effektiver – so erreichst du deine Ziele leichter.
Nutze deshalb gern die Digitalisierungsberatung von Pengueen und bringe deine Kommune digital nach vorne.
Hier kannst du uns kontaktieren.
FAQs für Städte, Kommunen und Verantwortliche in Vereinen, Institutionen, Wirtschaftsförderung
👉 Hier findest du alle allgemeinen FAQ
FAQs speziell für die Koordination von Veranstaltungen über Pengueen
Wie unterstützt Pengueen die Koordination der Veranstaltungen?
Pengueen unterstützt die Koordination der Veranstaltungen, indem es eine zentrale Plattform bietet, auf der alle Institutionen ihre Termine eintragen und abstimmen können.
Welche Alternativen gibt es und was ist der Mehrwert von Pengueen?
Alternative Lösungen Oft werden Termine entweder gar nicht abgestimmt oder über E-Mail-Verteiler, Doodle, Cloud-Ordner oder Messenger-Gruppen wie WhatsApp – das führt oft zu Chaos und Informationsverlust.
Welchen Mehrwert bietet Pengueen?
- Datenschutz & Unabhängigkeit: Im Gegensatz zu US-Softwarelösungen oder Messenger-Diensten ist Pengueen DSGVO-konform und werbefrei. Alle Daten bleiben sicher und werden nicht an Dritte weitergegeben.
- Zentrale & transparente Verwaltung: Statt verstreuter Nachrichten und Dokumente läuft die gesamte Kommunikation, Terminplanung und Ressourcenverwaltung über eine zentrale Plattform.
- Einfache Organisation & Austausch: Die Termine werden von allen Beteiligten gesehen werden. So bleiben alle auf dem gleichen Stand.
- Flexibilität & Individualisierbarkeit: Pengueen passt sich den Bedürfnissen und Abläufen der jeweiligen Stadt oder Kommune an – ohne teure Programmierung oder hohen Pflegeaufwand. 👉Mehr erfahren
- Niedrige Einstiegshürde: Pengueen ist intuitiv und leicht verständlich, sodass Institutionen der Stadt und die Verwaltung schnell und unkompliziert starten können.
Kurz gesagt: Pengueen schafft eine sichere und einfache Umgebung für das Abstimmen und Einbinden von Veranstaltungsterminen.
FAQs für Nutzende der Institutionen / Vereine in Pengueen
Allgemeine Nutzung
Wie melde ich mich an?
Du erhältst eine Einladung oder kannst dich über den bereitgestellten Link registrieren. Danach legst du dein Profil an und kannst sofort loslegen. Zum Login für registrierte Nutzer geht es hier.
Welche Funktionen stehen mir zur Verfügung?
Du hast Zugriff auf die Veranstaltungsplanung und kannst dort deine Termine eintragen und dich mit anderen Nutzer:innen abstimmen und austauschen.
Kann ich mein Profil anpassen und individuelle Informationen hinterlegen?
Ja, du kannst dein Profil mit einem Foto und deinem Namen anpassen.
Datenschutz und Sicherheit
Wer kann meine Daten und mein Profil sehen?
Nur Vertreter der anderen Institutionen und Mitarbeiter:innen der Stadt können dich sehen.
Wie sicher sind meine Daten?
Pengueen speichert alle Daten DSGVO-konform und gibt sie nicht an Dritte weiter. Deine Daten werden nur für die Zusammenarbeit mit den anderen Institutionen / Vereinen und der Stadt genutzt.
Technische Fragen und Support
Was mache ich, wenn ich mein Passwort vergessen habe?
Nutze die „Passwort vergessen“-Funktion auf der Login-Seite, um ein neues Passwort zu erstellen.
Kann ich Pengueen auch mobil nutzen?
Ja, die Plattform ist für mobile Endgeräte optimiert und kann über den Browser genutzt werden.
An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen oder Probleme habe?
Du kannst das Team von Pengueen hier kontaktieren.
Mögliche Ausbaustufen des Projekts „Digitaler Veranstaltungskalender“ für die Akteure der Medienstadt Potsdam und die Wirtschaftsförderung
Es gibt noch jede Menge weiteres Potential
Denkbar wären folgende Erweiterungen
- Weitere Tools rund um Events, z.B. Liste mit Veranstaltungs-Eqipment zum Tauschen / Leihen, Speakerliste, Moderatorenliste, relevante Verteilerlisten….
- Separater Bereich für jede Institution und deren Vereinsarbeit, z. B. für deren interne Planung, Aufgabensteuerung…
- Digitale Antragsformulare für Fördermittel oder städtische Unterstützung – direkt ausfüllbar und mit automatischer Weiterleitung.
- Einbindung externer Partner, z. B. regionale Anbieter für Veranstaltungen, Technikverleih oder Fortbildungen.
- Offene Bereiche für Bürger:innen, z. B. zur Veranstaltungssuche oder Kontaktaufnahme mit den Institutionen.
Welche dieser Ideen umgesetzt werden, hängt ganz vom Bedarf vor Ort ab – und vom Feedback derjenigen, die die Plattform täglich nutzen.
Pengueen wächst mit den Anforderungen – Schritt für Schritt.
So sehen wir als Pengueen Kundenberater das Projekt
Medienstadt und Wirtschaftsförderung haben eine einfache Lösung gefunden, das hochwertige Veranstaltungsangebot im Bereich Kultur und Medien ab sofort noch besser zu koordinieren.
Wir sind gespannt, wohin sich die Plattform noch entwickeln wird.
Hier findest du Kundenbeispiele, wo Pengueen erfolgreich als Plattform zur Koordination genutzt wird:
Was sind ähnliche Einsatzfelder?
Das Projekt zeigt, wie Pengueen unterstützt, Angebote und Institutionen im kommunalen Bereich stärker zu vernetzen.
Diese Herangehensweise lässt sich auf andere kommunale Vorhaben und Zielgruppen übertragen
1. Kommunale Vereinslandschaften und Ehrenamtsförderung
- Digitale Plattform zur Unterstützung, Information und Vernetzung von Vereinen
- Bereitstellung von Kalendern, Austauschgruppen, Dokumentenvorlagen und Antragsformularen
- Interne Bereiche für Arbeitsgruppen oder Veranstaltungsorganisation
2. Städte, Gemeinden & Landkreise
- Lokale Netzwerke (z. B. Familienzentren, Bildung, Integration) strukturieren und digital begleiten
- Gemeinsame Kommunikation mit Ehrenamtlichen und zivilgesellschaftlichen Initiativen
- Übersichtliche Verwaltung von Terminen, Angeboten, Partnern und Ressourcen
3. Förderprogramme und Partnerschaften
- Koordination von Anträgen, Projektdurchführung, Mittelabrufen und Nachweisen
- Zentrale Plattform für Projektbeteiligte, Verwaltung und externe Partner
- Individuell anpassbar an Vorgaben und Arbeitsabläufe
4. Bildung, Kultur und Nachhaltigkeit
- Netzwerke von Schulen, Kulturträgern oder Umweltgruppen organisieren
- Projektbereiche mit Kalender, Dateiablage, Aufgabenverteilung und Kommunikationskanälen
Pengueen bietet dafür eine einfache und skalierbare Infrastruktur – ideal für Kommunen, die Digitalisierung praxisnah und nutzerorientiert voranbringen möchten
>>> Du suchst nach einer Plattform zur Abstimmung von Veranstaltungen? So kannst du starten <<<
Du suchst eine einfache Plattform, um Veranstaltungstermine zu koordinieren und verschiedene Beteiligte zu vernetzen?
Dann bist du bei uns richtig. So kannst du loslegen.
Variante 1: Für alle, die selbst aktiv werden wollen
Du bist technikaffin und möchtest alles eigenständig einrichten?
Variante 2: Für diejenigen, die schnell starten möchten (coming soon)
Du möchtest sofort loslegen, ohne alles selbst einrichten zu müssen? Dann ist unsere vorkonfigurierte Lösung „Veranstaltungskalender“ ein guter Einstieg:
- Eine vorbereitete Pengueen-Umgebung mit den passenden Tools für die Abstimmung von Veranstaltungen
- Klare Strukturen, die du direkt nutzen und bei Bedarf anpassen kannst
- Schnelle Registrierung und Start in wenigen Minuten – ohne technisches Setup
Fazit: Viele Beteiligte, viele Termine, voller Überblick
Die Akteure der Medienstadt Potsdam und die Wirtschaftsförderung können ab sofort anders planen.
Alle Veranstaltungs-Termine der Kultur- und Medienszene sind durch Pengueen für alle Beteiligten sichtbar und lassen sich früh abstimmen.
Mit der Anbindung des Kalenders an die Website der Stadt wird außerdem Zeit gespart, weil Termine nicht mehr an verschiedenen Stellen gepflegt und aktualisiert werden müssen.
Weitere Funktionen können in Zukunft jederzeit schnell und einfach ergänzt werden.
